OCA PMS · o PMS da cadeia

O OCA PMS é o programa de gestão hoteleira (um PMS, o programa com que cada hotel trabalha: reservas, receção, faturação…) que está a ser preparado para a OCA Hotels. Reúne num só lugar a receção e o mapa de quartos, as reservas, as faturas, as cobranças e as caixas, os andares, a restauração, as compras e o armazém, os relatórios de direção e a administração, para todos os estabelecimentos da cadeia.

Este capítulo é o ponto de partida: o que é esta demonstração, como se entra, como é o ecrã e onde encontrar ajuda. O que explica serve para todas as secções.

#O que é esta demo

O que tem à sua frente é uma demonstração, e isso nota-se em quatro coisas:

• É uma proposta para a OCA Hotels, com dados inventados. As duas sociedades de exemplo, os seus quatro estabelecimentos (do 101, «OCA Gran Hotel Atlántico», ao 202), os utilizadores, as reservas com os seus hóspedes, as faturas, as cobranças e tudo o resto são inventados por um gerador. Nenhum dado vem do OfiCloud nem do OCA CRM.
• A demo começa sempre «hoje». As datas são relativas ao dia em que os dados são gerados. A demo publicada volta aos dados iniciais todas as manhãs às 08:00 (hora de Madrid): experimente o que quiser, porque o que alterar durante o dia perde-se nessa altura.
• As integrações são simuladas. O motor de reservas e o channel manager (que distribui a disponibilidade pelos canais de venda), o SES.HOSPEDAJES, o INE, a AEAT (Verifactu e SII), os inquéritos, o gateway de pagamento, o terminal de pagamento, as fechaduras e a contabilidade (a3innuva) imitam o serviço real, mas não se ligam a ele. Os emails vão para uma caixa de captura e não saem para a internet. O administrador pode pôr em funcionamento, em Configuração → Conectores e filas, a atividade simulada de cada hotel: reservas do canal inventadas que vão entrando sozinhas e empregadas de andares que vão limpando quartos ao longo do dia, para ver a demo em movimento. As respostas aos inquéritos também chegam sozinhas.
• Está sempre assinalado: o distintivo DEMO · dados fictícios acompanha o título de cada ecrã.

A demo cresce por entregas. Cada uma chega com os seus dados fictícios, a sua ajuda e os seus capítulos deste manual nos quatro idiomas. Já estão disponíveis a D0, a D1, a D2, a D3 e a D4, com todas as secções; só falta a D5, a apresentação:

#Entrar na demo

O OCA PMS utiliza-se no navegador, no computador ou num tablet, sem instalar nada. Cada pessoa entra com o seu próprio utilizador, porque o que vê depende do seu posto: os seus hotéis e o que o seu perfil de acesso permite. Na demo não é preciso pedir um utilizador: o ecrã de acesso oferece uma conta de demonstração por posto e entra-se com um clique.

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   O distintivo DEMO · dados fictícios: tudo o que vai ver é inventado.
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   O que é o OCA PMS e o que é esta demo: uma proposta para a OCA Hotels com quatro estabelecimentos de exemplo, em quatro idiomas, que volta ao seu estado inicial todas as manhãs.
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   O seu email e a sua palavra-passe, se tiver um utilizador próprio.
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   Entrar. Também pode premir Enter na palavra-passe.
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   As contas de demonstração, uma por posto: clique numa e entra com esse posto, sem escrever nada.
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   Idioma e modo claro ou escuro, logo aqui. Lá dentro pode alterá-los quando quiser.

As empregadas de andares e as governantas têm, além disso, a app de andares, pensada para o telemóvel e o tablet: o mesmo endereço da demo terminado em /pisos/ (ver Empregada de andares e Governanta). Os empregados de mesa têm a app do TPV, para o tablet de cada ponto de venda: o mesmo endereço terminado em /tpv/ (ver Empregado de mesa).

Na demo publicada, um aviso por cima do formulário lembra a que horas os dados voltam ao estado inicial. Se o email ou a palavra-passe não estiverem corretos, aparece a vermelho Utilizador ou palavra-passe inválidos.

#As partes do ecrã

Todas as secções partilham a mesma estrutura: à esquerda, a barra lateral para navegar; em cima, a barra superior com o que serve em qualquer ecrã; por baixo, o conteúdo da secção. Isto é o que o administrador vê logo ao entrar:

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   A barra lateral, com as secções do seu posto. A que tem aberta fica destacada.
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   Ajuda e manual, fixo no rodapé: este manual e os guias animados.
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   O distintivo DEMO · dados fictícios. Ao passar o rato por cima, lembra que os dados voltam ao estado inicial todas as manhãs.
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   O seletor de hotel: todos os seus hotéis ou só um.
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   Ajuda do ecrã em que está, com os seus guias animados (também com F1).
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   O idioma (castelhano, galego, inglês ou português) e o tema: a lua passa ao modo escuro e o sol volta ao claro.
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   O seu menu do utilizador, com o seu nome e o seu acesso por baixo.
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   Um ⓘ: explica de onde vem o que está ao lado.

As secções estão agrupadas como no dia a dia de um hotel, com uma linha entre cada grupo:

Se a janela for média (um tablet, um portátil pequeno), a barra lateral estreita-se e mostra só os ícones; ao passar o rato por cima de um, aparece o seu nome. Num ecrã estreito, esconde-se atrás do botão de menu.

Junto a cada indicador e a cada bloco há um ⓘ 8. Ao clicar, abre-se uma nota em três partes: O que mostra, Como é calculado e Como interpretar. Se um número o surpreender, comece pelo seu ⓘ: a resposta está quase sempre aí. Fecha-se com Esc ou clicando fora.

O seu menu do utilizador 7 tem três opções: Perfil (o seu posto, o seu acesso, quantos hotéis vê e, outra vez, o idioma e o tema, que pode seguir o do seu computador: Como o sistema), Acerca de (a versão que está a funcionar, o resultado dos seus testes e o lembrete de que os dados são fictícios) e Terminar sessão.

#Escolher hotel e idioma

O seletor de hotel decide de que hotéis vê os dados. Ao entrar mostra todos os seus hotéis (entre parênteses, quantos são); se escolher um, todas as secções passam a mostrar só esse hotel até voltar a alterá-lo. Só aparecem os hotéis do seu utilizador: o administrador vê os quatro da cadeia; a empregada de andares, só o seu.

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   Todos os meus hotéis: todos ao mesmo tempo. Entre parênteses, quantos tem.
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   Cada estabelecimento, com o seu código: 101 e 102 são hotéis; 201, uma pensão, e 202, uns apartamentos turísticos.

#A ajuda: guias animados e este manual

Há dois tipos de ajuda, sempre à mão:

• A ajuda do ecrã: o botão Ajuda da barra superior ou a tecla F1, em qualquer ecrã (também com uma ficha ou uma caixa de diálogo abertas). Abre um painel à direita que lhe diz onde está, liga ao seu capítulo deste manual e oferece guias animados: sobre capturas da própria demo, um ponteiro vai ao sítio, destaca-o e faz a ação enquanto cada passo é explicado; pode pausar, avançar ou recuar.
• Este manual, a partir do menu Ajuda e manual no rodapé da barra lateral: o capítulo da secção em que está ou o manual completo, noutro separador e no idioma que tiver na aplicação.

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   Onde está: para que serve o ecrã.
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   O seu capítulo neste manual, noutro separador.
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   Os guias deste ecrã (aqui, como ler o Painel); se ainda não tiver, indica-o.
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   Os guias do que serve em toda a aplicação: clique num para o ver passo a passo.
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   Fecha o painel (também Esc ou clicando fora).

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   O capítulo do ecrã em que está (aqui, o Painel).
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   O manual completo, a partir da capa.
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   Os guias animados (o mesmo que Ajuda ou F1).
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   O menu abre-se a partir daqui.

#Cada posto vê o seu

O OCA PMS mostra a cada pessoa só o que lhe diz respeito. Compare o ecrã do administrador (a figura de As partes do ecrã) com o da empregada de andares:

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   Uma única secção, Andares: a do seu trabalho.
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   Um único hotel: o 101, onde trabalha.
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   Os seus separadores, só para consulta; sem Configuração, que é da governanta. Para o seu trabalho diário usa a app de andares no telemóvel.
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   O seu posto, por baixo do nome.

• As secções. O perfil de acesso de cada posto decide que secções aparecem na barra lateral. O administrador vê-as todas, incluindo Configuração e Utilizadores; a empregada de andares, só Andares.
• Os hotéis. Cada utilizador vê só os seus: os outros não existem para ele, nem nas listagens nem nos totais.
• O que se vê e se faz dentro de cada secção. Há permissões que não são secções: ver montantes, ver dados pessoais dos hóspedes, descarregar listagens, ver os dados técnicos, alterar a data de trabalho de um hotel, criar, alterar ou cancelar reservas, atribuir e mover quartos ou bloqueá-los.
• Não basta esconder um botão: a base de dados aplica as mesmas permissões a cada consulta e a cada operação.

Estas são as contas da demo e o que cada uma vê:

#Acerca dos dados

O administrador tem em Configuração o separador Acerca dos dados, que explica em pormenor o que este capítulo conta no início: de onde vêm os dados da demo, como são os quatro estabelecimentos, quando voltam ao estado inicial e que integrações estão simuladas.

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   O separador Acerca dos dados.
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   O que é inventado, a partir de quando contam as datas, a que horas tudo volta ao estado inicial e que integrações são simuladas.
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   Cada alteração fica no registo de eventos, que não pode ser alterado nem apagado.

Junto a ele estão Acerca de (a versão que está a funcionar e o resultado dos seus testes), Registo de eventos (cada alteração, com o que aconteceu, quando e quem) e Conectores e filas (as integrações simuladas e as mensagens que aguardam a sua vez). Qualquer utilizador vê a versão e o lembrete de que os dados são fictícios em Acerca de, no seu menu do utilizador.

O Painel é o ecrã com que se entra no OCA PMS (exceto os postos que só trabalham em Andares ou no TPV). Resume num só ecrã como está hoje a cadeia – ou o hotel que escolher no seletor de hotel da barra superior – e leva à ficha de cada estabelecimento. Todos os números são calculados pela base de dados no momento, só com os hotéis a que tem acesso, e cada um tem o seu ⓘ com o que mostra, como é calculado e como interpretá-lo.

#A cadeia num relance

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   De que hotéis é o Painel: todos os seus ou o que escolher.
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   Hoje na demo: a data, o lembrete de que os dados são fictícios e quando foram gerados.
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   Ocupação de hoje (os quartos desta noite): a percentagem e, por baixo, quantos quartos de quantos.
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   Chegadas e partidas de hoje, com as que ainda estão pendentes, e os quartos com hóspedes alojados, com quantas pessoas estão alojadas neles.
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   Produção: o que foi vendido para esta noite, com IVA (só com a permissão Montantes).
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   O bloco Direção: ontem, o mês em curso e a carteira dos próximos 30 dias, sem IVA (com as permissões Relatórios e Montantes).
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   A cadeia: estabelecimentos, unidades, camas e sociedades.
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   Os seus hotéis, com a sua data de trabalho e o seu regime fiscal: clique num para abrir a respetiva ficha.

De cima para baixo:

• Hoje na demo: a data de hoje, o facto de a demo ter dados fictícios que voltam ao estado inicial todas as manhãs e a que horas foram gerados os de hoje.
• O dia de hoje: cinco indicadores do que acontece hoje nos hotéis que vê (ver O dia de hoje).
• Direção: como foi ontem, como vai o mês e o que já está reservado para os próximos 30 dias, face ao ano anterior e ao orçamento (ver O bloco Direção). Só o vê quem tem os relatórios de direção.
• A cadeia: Estabelecimentos, Unidades (quartos ou apartamentos que se vendem), Camas (pessoas que cabem em camas fixas) e Sociedades (as empresas que faturam, com o seu regime: SII ou Verifactu).
• Os seus hotéis: um cartão por estabelecimento, com o seu tipo, o seu município, as suas unidades, o seu regime fiscal e a sua data de trabalho. Se um hotel continuar com a data de ontem, ainda não fez o seu fecho diário. Clique num cartão para abrir a respetiva ficha, ou em Ver todos para ir para Hotéis.
• A demo por entregas, no fim: o que traz cada entrega da demo e quais estão já disponíveis ou em curso.

#O dia de hoje

«Hoje», para cada hotel, é a sua data de trabalho: o dia que tem aberto, que normalmente é avançado pelo fecho diário. Os indicadores somam o dia de cada hotel que vê. Com um só hotel escolhido no seletor, são os números desse hotel; o Mapa de quartos mostra os mesmos, hotel a hotel, por cima da grelha, e a Receção, com o detalhe de cada chegada e de cada saída.

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   O que mostra, como é calculado e como interpretá-lo. Fecha-se com Esc ou clicando fora.

#O bloco Direção

Por baixo do dia de hoje, quem tem a secção Relatórios e a permissão Montantes vê o bloco Direção: um resumo do Painel de direção em três colunas. Todos os montantes são sem IVA (o que realmente fica para o hotel) e sem a taxa turística.

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   Ontem, o último dia fechado: ocupação, ADR e produção.
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   Cada número, face ao ano anterior (AA) e ao orçamento (Orç.): a verde se for melhor e a vermelho se for pior. O ⓘ explica como é calculado.
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   Os próximos 30 dias: o já reservado face ao que havia por esta altura no ano anterior (STLY) e o reservado na última semana (pickup).
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   Ver relatórios abre o painel de direção completo.

• Ontem é o último dia que o hotel fechou (com vários hotéis, a soma dos dias fechados de todos). Compara-se com o mesmo dia da semana do ano anterior (364 dias antes) e com o orçamento do mês distribuído pelos seus dias.
• O mês soma os dias fechados do mês em curso e compara-os com os mesmos dias do ano anterior e com a parte do orçamento que corresponde a esses dias.
• Próximos 30 dias é a carteira (em inglês, on the books): as noites de quarto já vendidas para as próximas 30 noites. STLY (same time last year) é o que estava reservado no ano anterior por esta altura para as mesmas noites; o pickup de 7 dias, o reservado (menos o cancelado) na última semana.
• As variações da ocupação são em pontos (p.p.): de 64 % para 68 % são 4 pontos.

#O que vê cada posto

O Painel de cada pessoa conta só os seus hotéis: o da receção, o 101; o da governanta, o 101 e o 102; o da direção, os quatro. A Produção só aparece com a permissão Montantes, e o bloco Direção, com os relatórios de direção (direção, administração e chefe de receção).

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   Os seus dois hotéis.
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   Quatro indicadores do dia: sem Montantes, não há produção.
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   Uma só sociedade: a dos seus dois hotéis.

Receção é o ecrã do balcão: mostra o dia do hotel – quem tem de chegar, quem tem de partir e quem está alojado – e a partir dele faz-se tudo o que acontece no balcão: o check-in (a entrada do hóspede, com o registo dos seus dados), o check-out (a saída, com a conta faturada e cobrada) e, no fim do dia de trabalho, o fecho do dia.

A Receção trabalha sempre com um hotel e com a sua data de trabalho: o dia que esse hotel tem aberto, que não tem de ser o do calendário (depois da meia-noite, o hotel continua no dia anterior até ser fechado). Se no seletor da barra superior vir todos os seus hotéis, o ecrã pede-lhe que escolha um.

#O dia do hotel

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   A data de trabalho do hotel: o dia com que se trabalha.
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   Pesquisar por quarto, titular ou localizador nas três listas.
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   Atualizar e o ponto verde do tempo real: o que os outros fazem aparece sozinho.
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   O fecho do dia.
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   Os indicadores do dia, cada um com o seu ⓘ; o último, Chegadas prontas: quantas chegadas já têm o quarto limpo.
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   As três listas: chegadas, saídas e em casa, com quantos quartos tem cada uma.
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   Cada quarto reservado: o número e o tipo, o titular, a reserva, o seu estado, a hora de chegada prevista, se o quarto está pronto (limpo), o que é preciso preparar, os hóspedes registados e o saldo da sua conta. Clique nele para abrir a reserva.
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   A ação que cabe fazer (Check-in, Check-out ou Conta) e Mais ações: abrir a reserva, ver a conta, a saída antecipada ou anular.

• Chegadas: os quartos que entram hoje. Os que já fizeram o check-in ficam na lista, como Dentro, com a hora a que entraram.
• Saídas: os que partem hoje e também os atrasados (os que deviam ter saído antes e continuam em casa), porque impedem o fecho do dia. Os que já partiram ficam como Saída feita.
• Em casa: os restantes quartos com hóspedes alojados, com o dia em que partem.

Uma reserva com vários quartos aparece uma vez por quarto: cada um entra e sai por conta própria. Quando entra uma reserva nova do canal (Booking.com, Expedia…), um aviso indica-o de imediato.

#O check-in

O check-in é a entrada do hóspede: é-lhe dado o quarto e registam-se os dados que a lei exige a todos os alojamentos. Só se faz no dia de chegada (a data de trabalho do hotel) e com um quarto atribuído; se não o tiver, escolhe-se no próprio check-in, entre os que estão livres durante toda a estadia.

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   A reserva: localizador, titular, estadia, tipo e ocupação.
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   O quarto: o atribuído ou, se não tiver, o que escolher. Mudar de quarto mostra os livres durante toda a estadia.
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   Procurar uma ficha por documento ou nome: se o hóspede já esteve no hotel, os seus dados são preenchidos automaticamente.
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   O titular, que assina a ficha de registo, com o que já se sabe dele pela reserva ou pela ficha; o que faltar (o documento, a data de emissão…) completa-se aqui.
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   Nacionalidade (com o globo, a partir de uma lista) e sexo.
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   Contacto e morada, que não são obrigatórios.
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   Um bloco por hóspede; acrescentam-se ou retiram-se conforme quem vier.
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   Fazer o check-in, quando os dados estão completos. À esquerda, quantos hóspedes já têm os seus dados.

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   A idade, calculada com a data de nascimento.
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   Com menos de 14 anos, o documento não é obrigatório.
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   O parentesco com o adulto que o acompanha, obrigatório para os menores.

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   Anular o check-in, com a respetiva permissão.

#Proteção de dados e SES no check-in

Por baixo dos hóspedes, o check-in tem mais dois blocos: a proteção de dados (o que é preciso dizer ao hóspede ao recolher os seus dados e o que ele consente) e o que se comunica dessa reserva ao SES.HOSPEDAJES.

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   A informação de proteção de dados do hotel, no idioma da reserva, com a sua versão.
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   Ler o texto mostra-o por inteiro, para o ler ao hóspede ou lho mostrar.
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   Para cada hóspede com 14 anos ou mais, se aceita publicidade e o inquérito de satisfação: vêm como estão na sua ficha.
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   A reserva, já comunicada (com o seu estado e o seu código do SES), e o registo de viajantes, que sairá ao fazer o check-in.

• A informação. O RGPD obriga a dizer ao hóspede, ao recolher os seus dados, quem os trata, para quê, durante quanto tempo e como exercer os seus direitos. O texto é o do hotel (ou o da sua sociedade), no idioma da reserva; se não houver nesse idioma, em castelhano. Altera-se em Obrigações legais.
• Os consentimentos. Sem nada registado, o hóspede não recebe publicidade e recebe o inquérito (por interesse legítimo). Se ao balcão disser outra coisa, altere a sua marca: ao fazer o check-in regista-se só o que muda, com a versão em vigor do texto, e fica no histórico da sua ficha (ver Clientes).
• SES.HOSPEDAJES. A reserva foi comunicada ao ser confirmada; o registo de viajantes sai no lote seguinte ao fazer o check-in, com 24 horas de prazo. Se voltar com um erro, corrige-se em Obrigações legais.

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   Em que ponto está o seu registo de viajantes: pendente, enviado, aceite ou com erro (e se está fora de prazo).

Nas listas Em casa e dos que já entraram, cada quarto indica em que ponto está o seu registo; na ficha da reserva, o bloco SES.HOSPEDAJES do seu resumo mostra a reserva e o registo de cada quarto.

#Check-in só em quartos limpos

A receção vê em cada chegada se o seu quarto está pronto: limpo (e inspecionado, se o hotel fizer inspeção) segundo Andares. Nos hotéis configurados assim —na demo, o 101 e os apartamentos 202—, só é possível fazer o check-in num quarto limpo: impede-o a própria base de dados. A lista avisa («Quarto por limpar: ainda não é possível entrar») e o check-in também, com duas saídas: escolher outro quarto limpo com Mudar de quarto ou, se o quarto estiver pronto e os andares ainda não o tiverem marcado, Alterar a limpeza.

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   O quarto atribuído e a sua limpeza: aqui, por limpar.
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   Escolher outro quarto, entre os livres e limpos.
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   Ou marcá-lo como limpo, se realmente o estiver.

Nos hotéis que não o exigem, o check-in num quarto por limpar pode fazer-se, com o aviso. Na lista de chegadas, cada quarto indica também o que é preciso preparar nele (um berço, uma cama extra…); Mais ações → Serviços do quarto altera-o.

Uma ficha por pessoa. Cada hóspede registado tem a sua ficha de cliente, que se reconhece pelo documento: se alguém volta, ao procurá-lo pelo documento ou pelo nome os seus dados são preenchidos e a sua ficha é reutilizada (e completada, se faltar alguma coisa), em vez de se criar outra. E se o titular da reserva já tinha uma ficha sem documento (a da criação da reserva), o check-in completa-a com o que se regista. Assim, cada cliente tem uma só ficha com todas as suas estadias (ver Clientes).

#As chaves com PIN

Os apartamentos 202 têm fechaduras com código: ao fazer o check-in, o OCA PMS pede à fechadura um PIN de seis algarismos para a porta desse quarto, válido até ao dia de saída. O código aparece no ecrã do check-in assim que chega e, depois, junto ao quarto nas listas da receção, para o entregar ao hóspede. Na demo a fechadura é simulada.

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   Cada quarto em casa com o seu PIN (o código da porta, com o ícone da chave) e quantos hóspedes estão registados.
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   Em casa, a ação principal é a conta.

#O check-out

O check-out é a saída do hóspede. Antes de a dar, tudo o que lhe foi lançado tem de estar faturado e, nos hotéis que o exigem (todos os da demo), cobrado. O check-out mostra a conta da reserva com esses passos assinalados no rodapé.

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   Os totais da conta: por faturar, faturado, cobrado, adiantamentos e o saldo.
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   Lançar encargo: um extra (minibar, lavandaria, estacionamento…) antes de faturar.
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   Cobrar: o faturado ou, se ainda não houver fatura, por conta.
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   Faturar o pendente.
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   Os encargos da reserva: a noite, a taxa turística, os extras.
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   As faturas e, mais abaixo, as cobranças e adiantamentos (um adiantamento é aplicado automaticamente à fatura).
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   Os passos que faltam: faturar e cobrar; com um círculo vazio, pendente.
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   Dar a saída: a base de dados recusa-a se faltar algum passo.

• Faturar a crédito. Se a estadia for faturada a uma agência ou empresa com crédito, a fatura não se cobra no balcão: fica pendente até ao seu vencimento e não impede dar a saída.
• Vários quartos. Fatura-se o que é do quarto que sai e o que é comum à reserva; os outros continuam em casa e saem por conta própria (a reserva fica como Saída parcial até sair o último).
• Saída antecipada. Se o hóspede partir antes da data, Mais ações → Saída antecipada… abre o mesmo check-out com um aviso que é preciso confirmar assinalando a caixa: ao dar a saída, a estadia e o seu preço são encurtados (as noites que não são usadas desaparecem da reserva).

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   A data de saída prevista e o que vai acontecer: a estadia e o seu preço são encurtados.
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   A caixa para o confirmar.

#Anular uma entrada ou uma saída

Se um check-in ou uma saída foram feitos por engano, Mais ações oferece Anular o check-in (no próprio dia de chegada) ou Anular a saída (no próprio dia de saída), sempre antes do fecho do dia e com um motivo, que fica no histórico da reserva. Ao anular o check-in, o quarto volta a estar por chegar e o registo dos seus hóspedes é apagado; ao anular a saída, volta a estar em casa. Pode fazê-lo quem tem a permissão Anular entradas e saídas (receção, chefe de receção e direção).

#O fecho do dia

O fecho do dia (noutros programas, a «auditoria noturna») termina o dia de trabalho do hotel: lança na conta de cada quarto em casa a noite que vai dormir, guarda a fotografia do dia e passa a data de trabalho para o dia seguinte. Abre-se com Fecho do dia, em cima à direita, e mostra primeiro o que falta e o que vai fazer.

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   O hotel e o dia que se fecha (a sua data de trabalho).
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   Saídas por fazer: enquanto houver alguma, o dia não pode ser fechado.
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   O check-out de cada uma, a partir daqui mesmo.
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   O que impede o fecho, resumido.
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   Fechar o dia, desativado até não faltar nada.

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   As chegadas que não vieram são marcadas como no-show ao fechar; se alguma ainda vai chegar, faça o check-in antes.
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   O que vai fazer: lançar as noites (com o seu montante), anular as provisórias caducadas, marcar os no-shows, guardar a fotografia do dia e avançar a data.
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   As caixas abertas fecham-se em Cobranças e caixas; não impedem o fecho do dia.
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   O último fecho: quando e quem.

O que faz o fecho, tudo numa só operação (ou tudo, ou nada):

1. No-shows: as chegadas de hoje que não fizeram o check-in passam a no-show, se o confirmar com o interruptor (nos apartamentos 202, que o têm configurado assim, o fecho marca-os automaticamente). Sem essa confirmação, essas chegadas impedem o fecho.
2. Provisórias caducadas: as reservas provisórias cuja data de «provisória até» já passou são anuladas.
3. A noite: cada quarto em casa recebe na sua conta o encargo de alojamento dessa noite, ao preço da sua reserva.
4. A taxa turística, nos hotéis que a cobram: na demo, a pensão 201 de Santiago, um euro por adulto e noite, nas cinco primeiras noites, mais o seu IVA de 10 % (1,10 €): a taxa faz parte da base tributável do alojamento (DGT, consulta vinculativa V0507-26).
5. A fotografia do dia (ver a nota abaixo) e a fotografia da carteira para os relatórios de direção.
6. Andares: os quartos ocupados ficam por limpar para amanhã, as tarefas que não foram feitas são fechadas e, nos hotéis com o plano automático, fica feito e distribuído o plano de limpeza do dia seguinte.
7. A nova data de trabalho: a do dia seguinte; e o relatório do dia é enviado por email a quem o recebe.

Repetir um fecho não duplica nada: cada noite é lançada uma só vez. Os apartamentos 202 fecham sozinhos, às 03:00, com o fecho automático da sua ficha (ver Hotéis).

#O que pode fazer cada posto

O mapa de quartos é o quadro de um hotel com os quartos em linhas e os dias em colunas: cada reserva é uma barra que vai do dia de chegada ao de saída na linha do seu quarto. Num relance vê-se o que está ocupado e o que está livre, quem chega e quem parte, que reservas ainda não têm quarto e que quartos estão fora de venda. E trabalha-se sobre ele: atribuir e mudar quartos arrastando as barras, mover uma estadia para outras datas, criar uma reserva numa noite livre ou bloquear um quarto avariado.

As reservas são as mesmas de Reservas: ao clicar numa barra, abre-se a respetiva ficha.

#A grelha

O mapa de quartos mostra um hotel: o escolhido no seletor de hotel da barra superior ou, se vir todos, o primeiro dos seus (muda-se com o seletor próprio do mapa de quartos). Ao abri-lo, começa em ontem e mostra duas semanas.

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   O hotel e as datas: dias antes, Hoje (volta à data de trabalho), dias depois e o calendário para saltar para uma data.
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   Quantos dias se veem: 7, 14 ou 30.
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   Pesquisar uma reserva pelo localizador ou pelo titular.
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   O dia de hoje do hotel: chegadas, partidas, quartos com hóspedes alojados, ocupação e bloqueados, com o seu ⓘ.
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   Colorir por estado ou por canal, filtrar e agrupar, a legenda, atualizar e o ponto verde do tempo real.
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   Sem atribuir: os quartos reservados que ainda não têm quarto atribuído, com as chegadas primeiro.
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   Livres: quantos quartos ficam à venda em cada noite; no cabeçalho de cada tipo, os desse tipo.
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   Os dias, com hoje destacado; os fins de semana, um pouco mais escuros.

• As barras. Uma estadia começa a meio do dia de chegada e acaba a meio do dia de saída, como em qualquer mapa de quartos de hotel: assim, no dia em que uma reserva sai e outra entra, as duas cabem no mesmo quarto. Cada barra mostra o titular, a ocupação (2+1: dois adultos e uma criança) e o regime; um ícone de nota se tiver observações e uma seta se a estadia mudar de quarto a meio. Ao passar o rato por cima aparece o detalhe: localizador, estado, canal, noites, agência…
• As cores são as do estado (Provisória, Confirmada, Alojada ou Saída) ou, se o escolher, as do canal (Booking.com, Expedia, site próprio, telefone, empresa…). Os bloqueios aparecem com riscas vermelhas, com o seu motivo.
• Junto ao número de cada quarto, um ponto de cor com a sua limpeza, segundo Andares: laranja, por limpar; azul, em limpeza; verde-azulado, por inspecionar; verde, limpo. Uma chave inglesa vermelha avisa de uma avaria em aberto. E uma seta verde indica que alguém chega hoje e uma âmbar que alguém parte; a cinzento, já feito. A limpeza muda sozinha quando uma empregada termina ou a governanta inspeciona.
• Por tipos. Os quartos estão agrupados por tipo; o cabeçalho de cada tipo, com o seu código, o seu nome e quantos quartos tem, recolhe-se com um clique e mostra os livres desse tipo. Ao clicar no número de um quarto aparece a sua ficha breve: tipo, piso, camas e características.
• Os dias de um hotel sazonal que está fechado aparecem sombreados, com um cadeado no cabeçalho e sem livres.

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   As cores de cada estado (ou de cada canal).
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   Bloqueio, hoje, hotel fechado e fim de semana.
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   A limpeza dos quartos e as avarias em aberto.
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   Os ícones das barras e dos quartos.
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   O que pode fazer com o seu posto.

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   Os dias com o hotel fechado, sombreados e com 0 livres: não é possível reservar nem atribuir.

#Navegar pelas datas e pesquisar

• As setas avançam ou recuam uma semana (duas, a 30 dias); Hoje volta à data de trabalho do hotel, e o calendário (as datas que se veem) salta para qualquer dia. A grelha desloca-se com a roda do rato ou o painel tátil, na vertical e na horizontal.
• 7, 14 ou 30 dias: a 30 vê-se o mês inteiro, com as barras mais estreitas. O mapa de quartos lembra a sua escolha (e a cor e o agrupamento) para a próxima vez.
• Pesquisar: escreva um localizador ou parte do nome do titular. Enquanto escreve, as barras que coincidem ficam destacadas e as restantes esbatidas; ao premir Enter, a grelha vai para a primeira. Se a reserva não estiver nas datas que vê, o mapa de quartos procura-a em todo o hotel e salta para a sua chegada.

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   O localizador pesquisado (o ✕ limpa a pesquisa).
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   A sua barra, destacada a laranja; as restantes, esbatidas.

O botão do funil (Filtrar e agrupar) permite ver só alguns tipos de quarto ou alguns pisos – útil para preparar um piso inteiro ou para ver só as suites – e retirar o agrupamento por tipo. Com filtros aplicados, o botão mostra um número; Limpar os filtros volta a mostrar tudo.

#Atribuir e mudar de quarto

Atribuir é decidir em que quarto concreto dorme uma reserva. No mapa de quartos faz-se arrastando:

• Da faixa Sem atribuir para um quarto livre: a reserva é atribuída a esse quarto.
• Uma barra para outra linha: a reserva muda de quarto (com o hóspede alojado, a partir de hoje: as noites já dormidas ficam onde estavam).
• Uma barra para a faixa Sem atribuir: a reserva fica sem quarto.

Enquanto arrasta, o destino ilumina-se com uma sombra: turquesa se a reserva couber, com o quarto e as datas, e vermelha se não couber, com o motivo: O quarto 214 está ocupado nessas noites, O quarto 214 está bloqueado nessas noites, No quarto 214 não cabem 3 pessoas ou Não é possível mover para datas passadas. Se largar a vermelho, não acontece nada. A sombra é um aviso: quem decide é a base de dados, que volta a verificar tudo ao largar – capacidade, bloqueios e que ninguém tenha ocupado esse quarto um segundo antes – e, se algo não bater certo, indica-o e não altera nada.

Sem arrastar é possível fazer o mesmo, com o teclado, com um leitor de ecrã ou no telemóvel: o botão direito sobre uma barra (ou um toque longo no telemóvel, ou a ação Mudar de quarto… do leitor de ecrã) abre o seu menu. O mesmo menu oferece o check-in no dia de chegada e o check-out no dia de saída, que abrem os da Receção.

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   A ficha da reserva (também com um clique na barra).
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   O check-out, porque sai hoje (no dia de chegada, o check-in).
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   Escolher o quarto numa lista. Antes da chegada, o menu oferece também Deixar sem quarto.

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   Só os livres nessas noites e com lugar para a ocupação.
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   Primeiro, os do tipo reservado. Ao clicar num, fica atribuído.

#Alterar as datas arrastando

Se arrastar uma barra na horizontal, além do quarto mudam as datas: a reserva mantém as suas noites e começa no dia em que a largar. Antes de o fazer, o mapa de quartos pergunta Alterar as datas da reserva?, com as datas de Antes e de Depois e o quarto de destino; Alterar as datas confirma e Cancelar deixa tudo como estava. É o mesmo que Alterar na ficha da reserva: verifica-se a disponibilidade das novas noites, o preço ajusta-se com a regra de recálculo do hotel (ver Alterar e confirmar) e a alteração fica no ciclo de vida.

Só se alteram assim as datas de reservas de um quarto que ainda não chegaram, e é necessária a permissão Alterar reservas. Com o hóspede alojado ou com vários quartos, a barra só se move na vertical (de quarto).

#Nova reserva a partir de uma noite livre

Um clique numa noite livre de um quarto abre o seu menu (com o que o seu posto permitir): Nova reserva neste quarto abre a criação de reserva de Reservas com o hotel, o tipo desse quarto e essa noite como chegada; ao criá-la, a reserva fica atribuída a esse quarto. Se afinal a reserva não couber nele (outras datas, mais pessoas), é criada na mesma e fica em Sem atribuir, com um aviso que explica porquê.

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   Nova reserva nesse quarto, a partir dessa noite.
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   Bloquear o quarto a partir dessa noite.

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   A primeira noite bloqueada e o dia em que volta a estar à venda.
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   O motivo.
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   Uma nota para o resto da equipa.
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   Bloqueia.

#Bloquear e desbloquear quartos

Um quarto bloqueado está fora de venda durante algumas noites: por uma avaria, por obras, por uma limpeza a fundo ou porque é usado para outra coisa. Enquanto dura, não pode ser atribuído a nenhuma reserva nem conta nos livres. Não é possível bloquear uma noite que já tem uma reserva atribuída: primeiro é preciso mudar essa reserva de quarto.

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   Motivo, datas, noites e nota do bloqueio.
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   Retirar o bloqueio: pede confirmação (Sim, retirar) e o quarto volta a estar à venda.

Para desbloquear, clique no bloqueio na grelha: abre-se com o seu motivo, as suas datas e a sua nota. Retirar o bloqueio pede uma confirmação e o quarto volta à venda nessas noites. Bloquear e retirar um bloqueio ficam no registo de eventos do hotel. Os bloqueios de cada hotel veem-se também na sua ficha, em O inventário.

#A limpeza dos quartos

Ao clicar no número de um quarto aparece a sua ficha breve —tipo, piso, camas, características— com a sua limpeza e desde quando, as suas avarias em aberto e, conforme o seu posto, Alterar a limpeza… e Bloquear o quarto…. Alterar a limpeza manualmente serve, por exemplo, para marcar como limpo um quarto que os andares prepararam sem tarefa; marcá-lo como limpo fecha as suas tarefas em aberto. Pode fazê-lo a governanta e, para não travar um check-in, quem faz os check-ins.

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   O seu tipo, piso, camas e características, e a sua limpeza com a hora desde a qual está assim (a mesma cor que o ponto junto ao seu número).
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   Alterar a limpeza… (e, com a respetiva permissão, bloqueá-lo).

#Várias pessoas ao mesmo tempo

O mapa de quartos funciona em tempo real: se outra pessoa atribuir um quarto, criar uma reserva, a cancelar ou bloquear um quarto, a sua grelha atualiza-se sozinha em menos de um segundo, sem clicar em nada. O ponto verde junto aos botões indica-o (Em tempo real: as alterações de outros utilizadores aparecem sozinhas); se a ligação se perder, o ponto apaga-se e, quando volta, a grelha recupera o que mudou entretanto. Se estiver a arrastar uma barra quando chega uma alteração, a grelha espera que a largue. O botão Atualizar recarrega manualmente e, ao passar o rato por cima, indica de que horas são os dados e quanto tempo demorou a desenhar.

Duas pessoas tentarem ao mesmo tempo pôr duas reservas no mesmo quarto não é um problema: a base de dados só aceita a primeira e, à segunda, diz que o quarto já está ocupado.

#O que pode fazer cada posto

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   A governanta bloqueia quartos, mas as reservas são movidas pela receção.

#No telemóvel

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   Datas: semana anterior, hoje, semana seguinte e calendário.
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   Pesquisar, cor, filtros, legenda, atualizar e tempo real, em ícones.
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   A faixa «Sem atribuir».
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   Sete dias, para deslizar com o dedo.

Num ecrã estreito, o mapa de quartos mostra sempre sete dias e os botões ficam só com ícones. Para mover uma reserva, mantenha premida a sua barra até ela se levantar e arraste-a; ou, mais cómodo com o dedo, abra a reserva e use Mudar de quarto no separador Quartos.

Uma reserva é o compromisso de alojar alguém num hotel em noites concretas: quem vem, quando chega e quando parte, em que quartos, com que regime e a que preço. A secção Reservas reúne-as todas: as que chegam sozinhas do Booking.com, da Expedia ou do site próprio e as que são criadas no hotel, por telefone, ao balcão ou para uma empresa. Cada uma tem a sua ficha, com tudo o que lhe aconteceu desde que foi criada.

Este capítulo explica o que é cada dado de uma reserva, como encontrá-la, o que mostra a sua ficha e como se faz cada operação. O Mapa de quartos mostra as mesmas reservas quarto a quarto e dia a dia.

#O que é uma reserva

• Localizador: o código da reserva, por exemplo 101-00070831: o código do hotel e um número sequencial de oito algarismos, sem falhas. É o que se dá ao cliente e o que se pesquisa.
• Titular: a pessoa em nome de quem está a reserva. Liga à sua ficha de cliente.
• Estadia: a data de entrada e a de saída. As noites são as que há entre as duas: quem entra no dia 7 e sai no dia 10 dorme três noites (a do dia 7, a do dia 8 e a do dia 9).
• Quartos: quantos e de que tipo (Quarto individual, Quarto duplo, Júnior suite…), cada um com a sua ocupação (adultos e crianças; os bebés contam à parte, em berço) e, quando já se sabe, o quarto concreto que tem atribuído (o 214, o 305…).
• Regime: o que o preço inclui além do quarto: Só alojamento (SA), Alojamento e pequeno-almoço (AD), Meia pensão (MP: pequeno-almoço e uma refeição), Pensão completa (PC) e Tudo incluído (TI). Cada hotel oferece os seus; o 101, por exemplo, SA, AD e MP.
• Tarifa: a lista de preços com que se vende: a pública, a de empresa, a de grupos, uma oferta… Ver As tarifas.
• Política de cancelamento: até quantos dias antes da chegada se pode cancelar grátis e o que se cobra depois: nada, a primeira noite ou o montante total. As tarifas não reembolsáveis não têm cancelamento gratuito.
• Do canal ou direta: as reservas do canal entram sozinhas do Booking.com, da Expedia ou do site próprio através do channel manager (o programa que distribui a disponibilidade do hotel pelos canais de venda; na demo, simulado) e trazem o seu preço e a comissão do canal. As diretas são criadas no OCA PMS (balcão, telefone, email, empresa, agência ou grupo) e o seu preço é calculado pela base de dados com as tarifas do hotel.
• Montante: o que custa a estadia, com IVA: a soma do preço de cada noite de cada quarto.

Cada reserva passa por vários estados, que se veem numa etiqueta de cor na lista, na ficha e no mapa de quartos:

#A lista de reservas

Ao abrir Reservas veem-se as que chegam nos próximos sete dias nos seus hotéis (ou no que tiver escolhido em cima, no seletor de hotel). Por cima, a pesquisa e os filtros; por baixo, os indicadores e a lista.

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   A pesquisa: escreva parte do localizador, do nome do titular, do voucher ou da referência do canal. Pesquisa enquanto escreve.
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   Os atalhos do dia a dia: Chegam hoje, Saem hoje, Alojados, Próximos 7 dias, Criadas hoje e Todas.
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   Outras datas: qualquer período, escolhido no calendário.
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   Que data conta para esse período: a de entrada, a de saída, a estadia ou a de criação.
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   Nova reserva: a criação de uma reserva direta (só se o seu posto as puder criar).
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   Filtros por estado e por canal: assinale um ou vários; sem nenhum assinalado, aparecem todos.
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   Os indicadores do que está a ver, cada um com o seu ⓘ.
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   Cada linha, uma reserva: localizador, hotel, titular, estadia, tipo e quarto atribuído, pessoas e regime, canal ou agência, estado e montante. Clique nela para abrir a respetiva ficha.

• Os atalhos mudam as datas com um clique: Chegam hoje e Saem hoje olham para a data de entrada ou para a de saída; Alojados, as reservas nesse estado que dormem hoje no hotel; Próximos 7 dias, as que chegam de hoje a uma semana; Criadas hoje, as que foram criadas hoje, pelo canal ou no hotel; Todas retira o filtro de datas.
• O período e a sua data. Com Outras datas escolhe um período, e o chip ao lado decide que data tem de cair dentro dele: Entrada, Saída, Estadia (que a reserva tenha alguma noite no período) ou Criação (o dia em que foi criada).
• Até 500 linhas. A lista mostra no máximo 500 reservas; se houver mais, avisa por cima da lista («Mostram-se as 500 primeiras de…») e convém afinar a pesquisa. Os indicadores, pelo contrário, contam todas as que cumprem os filtros.
• Exportar. Com a permissão Exportar, o botão Exportar CSV descarrega a lista tal como a vê, para a abrir numa folha de cálculo.

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   O que mostra, como é calculado e como interpretá-lo.

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   A assinalada é a que se usa.

#A ficha de uma reserva

Ao clicar numa reserva abre-se a sua ficha num painel à direita. Em cima, o essencial e os botões do que se pode fazer com ela (conforme o seu estado e o seu posto); por baixo, os separadores.

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   Localizador e hotel; por baixo, o titular, a estadia e a ocupação.
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   O estado da reserva.
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   As ações que o estado da reserva e o seu posto permitem. Com o hóspede alojado, só Alterar (e só a saída).
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   Os separadores: Resumo, Quartos, Conta (com a permissão Montantes), Comunicações e Ciclo de vida (e Técnico, com a permissão Dados técnicos).
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   Os números da reserva: noites, quarto atribuído (ou quantos quartos tem), pessoas e montante.
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   Estadia: datas, pessoas, regime e hora de chegada prevista.
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   Origem e condições: canal ou agência (com a sua comissão), tarifa, política de cancelamento, referência do canal, segmento, quando foi criada e a comissão.
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   Titular: a sua ficha de cliente, nacionalidade, contacto, documento (oculto até clicar no olho) e idioma.

O separador Quartos tem um cartão por quarto reservado: o seu tipo, as suas datas (com vários quartos, cada um pode ter as suas), ocupação, regime, estado, o quarto atribuído, os serviços a preparar (berço, cama extra, cadeira de bebé…) e o preço de cada noite. O separador Conta é a conta do hóspede (ver A conta da reserva) e Comunicações, o que lhe foi enviado (ver As comunicações com o hóspede). O separador Ciclo de vida conta tudo o que aconteceu à reserva – a criação, as atribuições, as alterações, a entrada… –, com a data, a hora e quem o fez, retirado do registo de eventos, que não pode ser alterado nem apagado. Técnico mostra a reserva tal como a base de dados a guarda.

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   O quarto reservado (1.º, 2.º…) e o seu tipo; o ⓘ explica de onde vem o preço.
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   Atribuir ou mudar o quarto.
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   O quarto atribuído e desde quando até quando.
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   Cada noite com o seu preço, com IVA.

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   Vem do registo de eventos permanente.
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   Cada passo, com quando e quem; expande-se para ver o detalhe. O mais recente, em cima.

#A conta da reserva

A conta reúne o que se cobra à reserva e como vai o seu pagamento: os encargos (cada noite de alojamento e a taxa turística, que o fecho do dia lança, e os extras que se lançam à mão), as faturas emitidas e as cobranças e adiantamentos. Vê-se no separador Conta da ficha e no check-out da Receção.

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   Os totais: por faturar, faturado, cobrado, adiantamentos e o saldo, cada um com o seu ⓘ.
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   Lançar encargo: um extra com o seu conceito, unidades e preço com IVA.
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   Cobrar por conta: um adiantamento, que será aplicado automaticamente à fatura.
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   Faturar o pendente (ou só o assinalado).
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   Cada encargo, com a sua data e o seu IVA; a caixa de seleção assinala-o para o faturar à parte ou movê-lo para outro quarto.
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   Anular um encargo por faturar, com motivo: fica riscado.
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   As faturas da reserva, com o pendente de cada uma, e as suas cobranças e adiantamentos (o que fica por conta).
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   Devolver o que resta de um adiantamento.

• Os montantes têm o IVA incluído, como se vende na hotelaria; a base e o valor do IVA são calculados pela base de dados.
• Um encargo não se apaga nem muda de montante. Um encargo por faturar anula-se com um motivo (fica riscado e deixa de contar); um já faturado só volta a ficar pendente se a sua fatura for retificada (ver Retificar uma fatura).
• Mover encargos para outro quarto em casa do mesmo hotel («lance-o no 214»): assinale os encargos e clique em Mover.
• Devolver um adiantamento. O que resta de um adiantamento (por exemplo, se o cliente sair mais cedo) devolve-se com Devolver, pela mesma forma de pagamento com que foi cobrado (ver Cobranças e caixas).
• Faturar e cobrar explicam-se em Faturas e Cobranças e caixas.

#Criar uma reserva direta

As reservas diretas (balcão, telefone, email, empresa, agência ou grupo) são criadas com Nova reserva. Enquanto preenche o formulário, a base de dados faz a cotação: calcula o preço de cada noite com as regras do hotel e diz-lhe quantos quartos desse tipo ficam livres, antes de guardar nada.

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   As datas de entrada e saída (por omissão, hoje e duas noites).
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   Cada quarto: o tipo, os adultos e as crianças; à direita, o seu preço e quantos ficam livres desse tipo nessas noites.
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   Outro quarto: acrescenta outro à mesma reserva (cada um com o seu tipo e a sua ocupação).
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   Tarifa, regime e canal (com empresa ou agência, também qual). Só aparecem as tarifas que se vendem no hotel.
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   Provisória: a reserva fica sem confirmar durante sete dias.
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   O titular: é preciso pelo menos o nome. Com um email .demo, recebe a confirmação (na demo, na caixa de captura).
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   O total com IVA, que é recalculado a cada alteração; o ⓘ explica o cálculo.
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   Criar reserva: fica ativo quando o formulário está completo e a cotação não dá nenhum erro.

Se algo não bater certo, a cotação indica-o a vermelho, por cima do total, antes de guardar: que o hotel está fechado nessas noites, que a ocupação não cabe no tipo, que a estadia ultrapassa as noites que o hotel admite… Se algum tipo não tiver lugar nalguma noite, o número de livres aparece a vermelho e surge o aviso Algum tipo não tem disponibilidade nessas noites: a reserva não poderá ser criada. Ao clicar em Criar reserva, a base de dados volta a verificar tudo no mesmo instante – permissões, disponibilidade e preço –, pelo que duas pessoas não podem vender ao mesmo tempo o último quarto.

#Alterar e confirmar

Alterar, no cabeçalho da ficha, altera as datas, a ocupação e o regime, a hora de chegada e as observações. O que se pode alterar depende da reserva:

• Antes da chegada (provisória ou confirmada), tudo.
• Com o hóspede alojado, só a saída: prolongar ou encurtar a estadia.
• Com vários quartos, só os dados gerais (hora de chegada e observações); as datas de cada quarto alteram-se no mapa de quartos.
• As reservas com saída, canceladas ou em no-show já não se alteram.

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   As datas: escolhem-se as duas no calendário.
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   A ocupação.
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   O regime, entre os que o hotel oferece.
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   Hora de chegada prevista e observações: as do cliente e as internas, que só o pessoal vê.
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   Lembra que o preço volta a ser calculado segundo a regra do hotel.
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   Guardar aplica as alterações (se não tiver alterado nada, só fecha).

Ao guardar, a base de dados verifica a disponibilidade só das novas noites (as que a reserva já tinha já estavam vendidas) e volta a calcular o preço com a regra de recálculo do hotel, que está em As tarifas, em Condições de preço → Ao alterar uma reserva:

• As noites que não mudam mantêm o preço: só se tarifam as novas ou as que mudam de ocupação ou de regime. É o habitual: o que foi acordado, respeita-se.
• Todas as noites são recalculadas com as tarifas de hoje.

A alteração fica no Ciclo de vida com o que havia antes e o que há depois, e o titular recebe a confirmação das alterações por email (na demo, na caixa de captura).

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   Estado Provisória.
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   Confirmar: passa a confirmada de imediato, sem mais perguntas.
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   Alterar.
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   Mais ações: cancelar (e, a partir do dia de chegada, no-show).
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   Provisória até: até quando fica guardada sem confirmar.

#Atribuir ou mudar o quarto

Uma reserva vende-se por tipo de quarto; o quarto concreto é atribuído depois, normalmente antes da chegada. Pode fazer-se a partir da ficha, como aqui, ou arrastando a reserva no mapa de quartos, que é o mais cómodo quando é preciso encaixar muitas.

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   Quantos quartos estão livres durante toda a estadia e têm lugar para a ocupação da reserva.
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   Primeiro, os do tipo reservado, com o seu piso e as suas características.
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   Depois, os de outro tipo com lugar suficiente (uma mudança de tipo, por exemplo um upgrade).
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   Fecha sem atribuir nada.

• Com o hóspede alojado, a mudança vale a partir de hoje: as noites já dormidas ficam no quarto anterior (no mapa de quartos veem-se como duas barras unidas por uma seta).
• Retirar quarto deixa a reserva sem quarto atribuído (volta à faixa Sem atribuir do mapa de quartos); com o hóspede alojado não é possível.
• Embora a lista só mostre os livres, quem decide é a base de dados: se outra pessoa acabou de ocupar esse quarto, indica-o (Esse quarto já está atribuído a outra reserva nalguma dessas noites) e não altera nada.

#Cancelar ou marcar no-show

Uma reserva provisória ou confirmada cancela-se a partir de Mais ações (os três pontos do cabeçalho). No dia de chegada (ou depois), o mesmo menu oferece também No-show, para quando o cliente não aparece. Nos dois casos é necessário um motivo, e o quarto fica livre para ser vendido.

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   Cancelar a reserva.
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   No-show: só a partir do dia de chegada.

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   O que vai acontecer.
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   O motivo, obrigatório.
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   Confirma o cancelamento.

#Como é calculado o preço

#Serviços a preparar

Um berço, uma cama extra, uma cadeira de bebé, uma carta de almofadas… São os serviços que os andares têm de preparar no quarto antes de o hóspede chegar. Veem-se no separador Quartos da reserva e alteram-se com Serviços. O berço dos bebés e a cama extra de quem ultrapassa a ocupação habitual são acrescentados automaticamente, mesmo que não sejam pedidos.

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   Os serviços a preparar.
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   Serviços: alterá-los.

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   O que se prepara automaticamente (o berço dos bebés, a cama extra).
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   Cada serviço do hotel; os limitados indicam quantos restam na noite mais apertada da estadia.

#As comunicações com o hóspede

O OCA PMS escreve ao titular da reserva quando esta é confirmada, alterada ou cancelada, ao fazer o check-in (a folha de boas-vindas, com o seu quarto e o wi-fi) e no fim da estadia (o inquérito), com os modelos de Atenção ao cliente, no seu idioma. O separador Comunicações da reserva mostra tudo o que lhe foi enviado, com o respetivo estado. Na demo o email é simulado: vai para a caixa de captura e só para endereços .demo.

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   A quem e o texto, só com Dados pessoais.
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   Reenviar um email.
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   Cada envio: o assunto, o tipo, a quem, o idioma, quando e o seu estado na fila (na fila, enviado, erro…).

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   Que email: a confirmação, a alteração, o cancelamento ou a folha de boas-vindas.
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   Ao titular ou para outro endereço.
3. 3
   O que será enviado, tal e qual, no idioma do hóspede.

#O que pode fazer cada posto

O que se vê e o que se pode fazer depende de quatro permissões de operações – Criar reservas, Alterar reservas (também confirmar), Cancelar reservas (também no-show) e Atribuir e mover quartos – e de duas permissões de dados: Montantes (preços, montante, comissão) e Dados pessoais (email, telefone e documento do titular). Sem elas, a base de dados nem sequer envia esses dados para o ecrã.

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   Sem botões: não pode alterar reservas.
2. 2
   Sem o montante.
3. 3
   O contacto, oculto: é necessária a permissão Dados pessoais.

#No telemóvel

Num ecrã estreito, a lista transforma-se em cartões: localizador, estado, titular, estadia, tipo, canal e montante. Os atalhos ficam numa linha que se desliza com o dedo, e os filtros de estado e canal recolhem-se atrás do chip Filtros. A ficha ocupa o ecrã inteiro.

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1. 1
   Os atalhos, numa linha deslizante.
2. 2
   Os filtros de estado e canal, recolhidos.
3. 3
   Os indicadores, dois a dois.
4. 4
   Cada reserva, um cartão.

A secção Clientes tem dois separadores: Clientes, a ficha única de cada pessoa que esteve ou vai estar em qualquer hotel da cadeia, e Agências e empresas, os canais, agências, empresas e operadores turísticos com que se trabalha e as suas condições comerciais.

#Procurar um cliente

Cada pessoa tem uma só ficha para toda a cadeia: se volta, é reconhecida pelo documento e usa-se a mesma, com todas as suas estadias. Para a encontrar, escreva pelo menos duas letras do nome, o documento, o email ou o código da ficha (C-000123).

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1. 1
   A pesquisa: não distingue maiúsculas nem acentos e encontra os nomes mesmo que não estejam escritos exatamente da mesma forma nem pela mesma ordem.
2. 2
   Novo cliente: procure-o antes, para não o duplicar.
3. 3
   Quantos foram encontrados e, entre eles, quantos são clientes habituais, VIP ou estão na lista de não admissão.
4. 4
   Cada cliente: código, nome, documento, nacionalidade, email, estadias e a última; clique nele para abrir a sua ficha.

Com o documento, o código ou o email exatos, a sua ficha aparece em primeiro lugar. Pelo nome, aparecem no máximo os 50 mais parecidos: se procura alguém concreto, acrescente o segundo apelido ou pesquise pelo documento.

#A ficha do cliente

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1. 1
   O código da ficha, as suas marcas (aqui, VIP), o nome, a nacionalidade, o idioma e quantas estadias tem.
2. 2
   Editar a ficha (com a respetiva permissão).
3. 3
   Os separadores: Resumo, Histórico (ver abaixo), Reservas e Faturas (com quantas tem).
4. 4
   O resumo: estadias, noites, o faturado e as canceladas e os no-shows.
5. 5
   Os seus dados: nome, nacionalidade, país, idioma, se é VIP e desde quando a ficha foi criada.
6. 6
   O documento (mascarado: o olho mostra-o completo) e os dados do registo de viajantes.
7. 7
   Contacto e morada, e se aceita comunicações comerciais.
8. 8
   Notas para a equipa e a lista de não admissão.

• Reservas: todas as suas reservas nos seus hotéis, como titular ou como hóspede registado no check-in, da mais recente para a mais antiga, com Abrir para ir a cada uma. Inclui as canceladas e os no-shows, pelo que podem ser mais do que as estadias do resumo.
• Faturas: as emitidas em seu nome, com o cobrado e o pendente.
• Lista de não admissão: um cliente marcado aparece assinalado ao pesquisá-lo e ao fazer o check-in.
• Comunicações comerciais: só lhe são enviadas ofertas se o tiver aceitado expressamente (RGPD).

#O histórico e as preferências

Para receber um cliente habitual como espera é preciso saber o que pediu da última vez, do que gosta e, sobretudo, o que não pode consumir. O separador Histórico da sua ficha reúne tudo, nos hotéis que vê: o que o pessoal anotou, o que se deduz das suas estadias sem que ninguém o tenha anotado, o que pediu e consumiu, como nos avaliou e o que lhe aconteceu.

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1. 1
   O separador Histórico.
2. 2
   As suas estadias e noites na cadeia, o que gastou, a nota média dos inquéritos e as canceladas e no-shows.
3. 3
   As preferências anotadas, cada uma com o tipo, quem a anotou, em que hotel e quando; as importantes, primeiro e a vermelho.
4. 4
   Anotar uma preferência; a cruz de cada uma retira-a.
5. 5
   O que se deduz das suas estadias; o marcador de cada linha anota-o como preferência.
6. 6
   O que pediu em cada estadia e o que consumiu; mais abaixo, os inquéritos, as incidências e objetos esquecidos, e as estadias.

A reserva atual não conta como estadia anterior. O que é pessoal (as observações e os comentários) vê-se com Dados pessoais, e o gasto, com Montantes.

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1. 1
   O tipo.
2. 2
   Em alimentação e alergias, os alergénios que não pode consumir.
3. 3
   Importante: com alergénios é-o sempre.
4. 4
   Guardar.

#Criar ou alterar um cliente

A maioria das fichas cria-se automaticamente: ao criar uma reserva (a do titular) e ao fazer o check-in (a de cada hóspede, que completa a do titular). A partir daqui criam-se à mão ou corrigem-se.

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1. 1
   Os dados: só o nome é obrigatório; a nacionalidade, com o seu código de duas letras (ES, PT, FR…).
2. 2
   O documento: o tipo (deduzido de um DNI ou NIE), o número, o suporte e as datas. Se já existir uma ficha com esse documento, avisa e propõe abri-la.
3. 3
   Contacto e morada.
4. 4
   Criar.

• Sem duplicados. Se o documento já estiver noutra ficha, a base de dados não deixa guardar e o ecrã propõe Abrir a ficha.
• Se duas pessoas a alterarem ao mesmo tempo, a base de dados não deixa que uma sobreponha as alterações da outra: é preciso fechar, voltar a abrir a ficha e repetir a alteração.
• O registo de alterações guarda que campos foram alterados e por quem, mas não os seus valores: os dados pessoais não são copiados para o histórico.

#Agências e empresas

O separador Agências e empresas reúne quem traz reservas ou paga estadias de outros: os canais (Booking.com, Expedia, o site próprio), as agências de viagens, as empresas com protocolo e os operadores turísticos. Cada uma com as suas condições comerciais:

• Comissão: a percentagem que recebe de cada reserva que traz.
• A crédito: se as suas faturas são cobradas depois, no seu vencimento, em vez de no momento da saída.
• Dias de pagamento: quantos dias depois da fatura vence.
• Limite de risco: o máximo que pode dever a crédito. Se com uma fatura nova o ultrapassasse, a base de dados não deixa emiti-la a crédito: será preciso cobrá-la ou subir o limite.

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1. 1
   Código, tipo e se trabalha a crédito; por baixo, o seu NIF.
2. 2
   Os separadores: Resumo, Produção e Vencimentos.
3. 3
   Comissão, dias de pagamento, risco vivo (o que deve agora) e vencido.
4. 4
   Um aviso se tiver vencidos por cobrar: reclame-os antes de lhe dar mais crédito.
5. 5
   As condições: limite de risco, risco vivo, vencido e crédito disponível, com a barra da utilização do seu limite.

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1. 1
   Risco vivo, quantas trabalham a crédito, o vencido e as reservas que trouxeram em 12 meses.
2. 2
   Cada uma com o seu tipo, NIF, comissão, crédito, limite, risco e reservas.

12

1. 1
   Reservas, noites, produção, comissão e canceladas.
2. 2
   Em que hotéis trabalha mais.

#A proteção de dados do cliente

O separador RGPD da ficha (com a permissão Dados pessoais) reúne o que a proteção de dados exige saber de cada pessoa: o que consentiu, o que obriga a guardar os seus dados e quem os viu. A partir daqui atendem-se também os seus direitos de acesso e de apagamento. O de todos os clientes ao mesmo tempo está em Obrigações legais.

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1. 1
   Transferir os seus dados (tudo o que o hotel tem dele) e Apagar os seus dados.
2. 2
   O que consente hoje: publicidade e inquéritos, quando, de onde e com que versão do texto; e registar que consente ou que não.
3. 3
   O que obriga a conservar os seus dados: faturas emitidas, comunicações com o SES, o pendente com o SES e as suas reservas em curso.
4. 4
   Todos os seus consentimentos, que nunca se apagam: aqui, um cancelamento da subscrição de publicidade a partir de um email.
5. 5
   Quem viu ou alterou os seus dados (os 50 últimos acessos; com a permissão Gerir o RGPD).

• Registar um consentimento. Se o cliente disser ao balcão, por telefone ou por email que quer (ou que já não quer) publicidade ou inquéritos, Registar que consente ou Registar que não consente, com uma nota sobre como o disse. Sem nada registado, não recebe publicidade e recebe o inquérito (por interesse legítimo, até se opor). O mesmo regista-se no check-in (ver Receção).
• Direito de acesso. Transferir os seus dados dá-lhe tudo o que o hotel tem dele: ficha, estadias, faturas, preferências, inquéritos, consentimentos, comunicações com o SES e acessos. A transferência fica no registo de acessos.
• Direito de retificação. A sua ficha corrige-se com Editar, como sempre; se tiver um registo de viajantes no SES, é comunicado de novo.

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1. 1
   O que se anonimiza: a ficha (ficam o código, o idioma, a nacionalidade e o país, que não identificam), o titular e as observações das suas reservas, as suas preferências, os seus comentários e os seus emails.
2. 2
   O que se conserva bloqueado porque a lei o exige: as suas faturas (6 anos) e os seus registos de viajantes (3).
3. 3
   Para confirmar, o seu código de cliente.

#O que pode fazer cada posto

Uma fatura reúne o que se cobra a um cliente: as noites da sua estadia, a taxa turística, os extras… Emite-se a partir da conta da reserva (no check-out ou quando o cliente a pede) e, uma vez emitida, nunca se altera: se tiver um erro, corrige-se com outra fatura, a retificativa. A secção Faturas reúne todas as dos seus hotéis, com o cobrado e o que fica pendente de cada uma.

#Séries e numeração

Cada fatura tem um número que indica a sua série, o seu ano, o seu hotel e a sua ordem: A26-101-000123 é a fatura 123 da série A do ano 2026 do hotel 101.

A numeração é sequencial e sem falhas por hotel, série e ano: a base de dados reserva o número seguinte no mesmo instante em que emite a fatura, pelo que duas pessoas que faturam ao mesmo tempo nunca recebem o mesmo número nem se salta nenhum. O formato do número é uma regra da cadeia, como a do localizador.

#A lista de faturas

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1. 1
   Pesquisar por número, destinatário ou NIF.
2. 2
   Os atalhos: todas, pendentes de cobrança, cobradas, a crédito e vencidas.
3. 3
   O ano e um período de datas de emissão.
4. 4
   As séries: completas, simplificadas e retificativas.
5. 5
   Os indicadores do que está filtrado, cada um com o seu ⓘ.
6. 6
   Exportar a lista (com a permissão de exportar).
7. 7
   Cada fatura: número, hotel, data, destinatário com o seu NIF e reserva. Clique nela para abrir a sua ficha.
8. 8
   O seu estado (cobrada, pendente, a crédito, vencida, retificada…) e se vai no SII ou tem Verifactu (com o estado do seu envio).

#Emitir uma fatura

As faturas emitem-se a partir da conta da reserva: na ficha da reserva (separador Conta) ou no check-out da Receção. O botão Faturar indica o montante pendente; se assinalar alguns encargos, fatura só esses.

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1. 1
   O total: os encargos pendentes (ou os assinalados).
2. 2
   A quem se fatura: o titular, outro cliente (da sua ficha), a agência ou empresa da reserva (se tiver) ou outro destinatário escrito à mão.
3. 3
   O NIF, se o pedir e não estiver na sua ficha.
4. 4
   Simplificada: sem dados fiscais, até 3000 €. Sem NIF, é-o sempre.
5. 5
   O idioma em que sai a fatura: espanhol, galego, inglês ou português.
6. 6
   Enviá-la por email ao emiti-la (na demo, só para endereços .demo).
7. 7
   Emitir a fatura.

• Adiantamentos. O cobrado por conta da reserva (um adiantamento, um sinal) aplica-se automaticamente à fatura ao emiti-la, do mais antigo para o mais recente.
• A crédito. Se se faturar a uma agência ou empresa com crédito, a fatura fica a crédito: não se cobra no balcão, mas sim no seu vencimento (a data da fatura mais os dias de pagamento acordados), e não impede dar a saída ao hóspede. A base de dados verifica o limite de risco da agência: se com esta fatura o ultrapassasse, não a deixa emitir a crédito (ver Agências e empresas).
• A taxa turística tem IVA. Faz parte da base tributável do alojamento e tem o mesmo IVA (10 %): um euro de taxa por adulto e noite fatura-se como 1,10 €. Assim o conclui a Dirección General de Tributos na consulta vinculativa V0507-26; no Verifactu vai com o alojamento. O não sujeito fica para um conceito que realmente não o seja.

#A ficha de uma fatura

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1. 1
   O número, o hotel, o estado e o destinatário; por baixo, o tipo, a data e a reserva.
2. 2
   O PDF da fatura.
3. 3
   Mais ações: enviá-la por email, abrir a reserva, o cliente ou a agência, e retificá-la.
4. 4
   Os separadores: Resumo e Verifactu (ou SII, conforme a sociedade); com a permissão de dados técnicos, também o histórico e o técnico.
5. 5
   Total, cobrado, pendente e a data (ou o vencimento, se for a crédito).
6. 6
   Os dados da fatura: número, tipo, datas de emissão e da operação, regime fiscal, reserva e idioma.
7. 7
   O destinatário, com Abrir para ir à sua ficha.
8. 8
   As suas cobranças, o pendente e, se for a crédito, o seu vencimento.

Mais abaixo, o emitente (a sociedade, o seu NIF e o seu domicílio fiscal, e o estabelecimento) e as linhas: cada encargo faturado com as suas unidades, o seu preço, o seu IVA, a sua base e o seu imposto; a discriminação do IVA por taxa, o não sujeito e os totais. Base tributável + valor do IVA + não sujeito = total, sempre: a base de dados não deixa guardar uma fatura que não bata certo.

#Verifactu

O Verifactu é o sistema da Agência Tributária espanhola (AEAT) para que as faturas não possam ser alteradas às escondidas. Explicamo-lo sem tecnicismos:

• Ao emitir cada fatura, o programa gera um registo de faturação com os seus dados principais: o NIF do emitente, o número, a data, o tipo, o valor do IVA e o total.
• A esse registo é calculada uma impressão digital: um código de 64 caracteres que resume todos esses dados e a impressão digital da fatura anterior da mesma sociedade. Se se alterasse um só algarismo de uma fatura já emitida, a sua impressão digital deixaria de bater certo, e com ela a de todas as que vêm a seguir: por isso se fala de uma cadeia.
• A fatura leva impresso um código QR com o qual quem a recebe a pode verificar na sede eletrónica da AEAT, com a legenda «VERI*FACTU».
• O registo é enviado à AEAT, que responde se está correto.

No OCA PMS tudo isto é feito pela base de dados no mesmo instante em que a fatura é emitida: ninguém tem de fazer mais nada.

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1. 1
   Na demo, o registo e a sua impressão digital são reais; o envio e a resposta, simulados.
2. 2
   O registo: tipo (alta), o seu lugar na cadeia da sociedade e a data e hora em que foi gerado.
3. 3
   A sua impressão digital e a do registo anterior, que entra no seu cálculo.
4. 4
   O QR que a fatura impressa leva, com o endereço de verificação da AEAT (na demo, o de testes) e o botão para o copiar.
5. 5
   A cadeia: o registo anterior, este e o seguinte, que levará esta impressão digital.

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1. 1
   O estado do envio: pendente, correto, aceite com erros ou rejeitado.
2. 2
   O CSV (código seguro de verificação) da resposta, e quando foi enviado.

1

1. 1
   Porque não tem Verifactu.

#O PDF e o envio por email

• O PDF. O botão PDF da ficha pede o documento ao serviço de documentos (na demo, simulado): em poucos segundos aparece O PDF está pronto com o botão Abrir o PDF. O PDF sai no idioma da fatura, com o QR do Verifactu em cima à direita, se o tiver, e com a marca «DEMO · dados fictícios». A ligação é privada e expira ao fim de cinco minutos.
• Enviá-la por email. Mais ações → Enviar por email envia-a com o PDF em anexo para o email que escrever. Na demo só são aceites endereços .demo e o email chega à caixa de captura: nada sai para a internet.

#Retificar uma fatura

Uma fatura emitida nunca é alterada nem apagada. Se tiver um erro – outro destinatário, o NIF mal escrito, um encargo que não correspondia –, emite-se uma retificativa (série R) que a anula por inteiro, por diferenças e em negativo, e depois, se for preciso, a fatura correta.

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1. 1
   A retificativa: do mesmo montante em negativo, anula esta fatura por inteiro.
2. 2
   Os encargos voltam à conta como pendentes, para os faturar corretamente.
3. 3
   O cobrado fica livre como adiantamento (ou pagamento por conta da agência) e aplica-se automaticamente à nova fatura.
4. 4
   Desmarque-o só se esses encargos não deverem ser cobrados (uma oferta, um encargo que não correspondia).
5. 5
   O motivo, obrigatório.
6. 6
   Emitir a retificativa.

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1. 1
   O seu estado: Retificada.
2. 2
   Por que fatura foi retificada e quando, e que as duas se compensam; Abrir leva à retificativa.

O que acontece ao retificar, em detalhe:

• Os encargos voltam à conta da reserva como pendentes (a não ser que desmarque a caixa).
• O cobrado da original não é devolvido: fica livre, como adiantamento da reserva ou pagamento por conta da agência, e aplica-se automaticamente à fatura seguinte.
• O vencimento, se a original era a crédito, é anulado.
• Verifactu: a retificativa tem o seu próprio registo, encadeado ao último da sociedade, e o seu PDF.

#O que pode fazer cada posto

Uma cobrança é o dinheiro que entra por uma fatura ou por conta de uma reserva: em numerário, com cartão, por transferência ou com o cartão virtual enviado pelo canal. As cobranças em numerário e com cartão passam pela caixa da receção, que se abre no início do turno com um fundo de maneio e se fecha contando o que há. A secção Cobranças e caixas tem dois separadores: Caixa do dia e Vencimentos (o que as agências e empresas devem pelas suas faturas a crédito).

#A caixa do dia

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1. 1
   A caixa, se está aberta ou fechada, e quem a abriu e quando.
2. 2
   Entradas e saídas de numerário que não são cobranças, e Fechar a caixa, contando.
3. 3
   Os indicadores do turno: o fundo, o numerário e o cartão esperados, o cobrado e o que saiu, cada um com o seu ⓘ.
4. 4
   Os movimentos do turno: hora, tipo, forma de pagamento, de que reserva e fatura (com a referência do terminal de pagamento), quem e quanto.
5. 5
   Anular um movimento, com motivo, enquanto a caixa continuar aberta.

• Abrir a caixa. No início do turno, Abrir a caixa pede o fundo de maneio com que começa. Enquanto a caixa estiver fechada não se pode cobrar em numerário nem com cartão (a janela de cobrança avisa e permite abri-la a partir daí).
• Entradas e saídas. Dinheiro que entra ou sai sem ser uma cobrança: os trocos trazidos da sede, uma saída para o banco… Sempre em numerário e com a sua descrição.
• Anular. O ícone de cada movimento anula-o com um motivo: não é apagado, fica no registo, e o que uma cobrança tinha pago de uma fatura volta a ficar pendente. Só com a caixa desse turno aberta.

#Cobrar

Cobra-se a partir da conta da reserva (Cobrar no check-out ou no separador Conta da ficha), a partir da ficha de uma fatura (Cobrar com o pendente) ou a partir dos vencimentos. Se ainda não houver fatura, a cobrança fica por conta da reserva: é um adiantamento, que será aplicado automaticamente à fatura quando for emitida.

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1. 1
   A forma de pagamento: numerário, cartão, transferência ou o cartão virtual do canal.
2. 2
   O valor. Com faturas, é repartido entre elas; o que sobrar fica por conta.
3. 3
   A referência indicada pelo terminal de pagamento ou pelo banco. Nunca o número do cartão.
4. 4
   Uma descrição, se quiser.
5. 5
   Cobrar.

• Adiantamentos. O cobrado por conta (um sinal, um depósito) vê-se na conta como adiantamento e aplica-se automaticamente, do mais antigo para o mais recente, à fatura seguinte da reserva. Uma cobrança de uma agência que não se aplica a nenhuma fatura fica como pagamento por conta da agência.
• Devoluções. O que resta de um adiantamento (o cliente sai mais cedo, ou cobrou-se a mais) devolve-se a partir da conta, com o botão Devolver dessa cobrança: sai pela mesma forma de pagamento por que entrou e, se for em numerário ou com cartão, pela caixa aberta do hotel. A devolução fica na conta e na caixa em negativo.

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1. 1
   Quanto se devolve, por que forma de pagamento e se passa pela caixa.
2. 2
   O motivo, que fica no registo.
3. 3
   Devolver.

#Fechar a caixa

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1. 1
   O que é preciso contar.
2. 2
   O numerário da gaveta, com o fundo; à esquerda, o esperado.
3. 3
   O total do fecho do terminal de pagamento.
4. 4
   Uma nota, obrigatória se alguma coisa não bater certo.
5. 5
   Fechar a caixa.

• Diferenças. A diferença de numerário é o contado menos o esperado; a de cartão, o do terminal de pagamento menos o registado. Com qualquer diferença é necessária uma nota; o fecho guarda-a e em Últimos fechos aparece a vermelho.
• Reabrir. Se depois de fechar aparecer uma cobrança esquecida ou um erro de contagem, o último fecho pode ser reaberto com um motivo (permissão Reabrir a caixa): a caixa volta a ficar aberta com o mesmo turno e será preciso voltar a contar.
• Fechar a caixa não é fechar o dia. O fecho do dia não precisa das caixas fechadas: só avisa das que continuam abertas.

#Os vencimentos

Cada fatura a crédito a uma agência ou empresa tem um vencimento: a data em que tem de ser cobrada, que é a da fatura mais os dias de pagamento acordados com a agência. O separador Vencimentos mostra o que devem, e é a partir dele que se cobram.

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1. 1
   Filtros: pendentes, vencidos, cobrados ou todos.
2. 2
   O pendente, o já vencido, quantos vencimentos e quantas agências devem, com o seu ⓘ.
3. 3
   Pendente por agência: a laranja o pendente e a vermelho o vencido. Clique numa para ver só os seus vencimentos.
4. 4
   Assinale os vencimentos que uma agência paga e cobre-os de uma só vez com Cobrar.
5. 5
   Cada vencimento: fatura, agência, emissão, vencimento (a vermelho, se já passou), montante, pendente e estado.

#O que pode fazer cada posto

A contabilidade dos hotéis é feita pela contabilidade externa, com o seu programa de contabilidade, o a3innuva. O OCA PMS não substitui esse programa: poupa-lhe o trabalho de passar à mão o que já está no PMS. Cada fatura emitida, cada recebimento, o resumo dos talões de cada terminal do TPV, cada caixa que fecha com diferença e cada fatura e pagamento de fornecedor convertem-se automaticamente num lançamento contabilístico, que é exportado para o a3innuva por períodos já fechados.

Um lançamento é o registo contabilístico de um facto; as suas linhas dizem que conta se movimenta e em quanto, a débito ou a crédito; em qualquer lançamento o débito soma o mesmo que o crédito (o lançamento está equilibrado). As contas seguem o plano de contas espanhol, o Plan General de Contabilidad (PGC): 430 clientes, 438 adiantamentos de clientes, 400 fornecedores, 477 e 472 o IVA liquidado e o dedutível, 570 caixa, 572 bancos, 6 compras e gastos, 7 vendas e rendimentos. As subcontas (4300000123) são as de cada cliente, agência ou fornecedor.

A contabilidade é da sociedade, não do hotel: os lançamentos dos hotéis 101 e 102 são da Hoteles Atlánticos (HAN) e os do 201 e do 202, da Duerming (DAU). O hotel vai na analítica (o centro de custo de cada linha de compras e vendas). Tem cinco separadores: Resumo, Lançamentos, Exportar, Plano de contas e Configuração.

#O resumo

Resumo indica como vai a contabilidade da sociedade: o que falta exportar, o que é preciso rever e a última exportação.

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1. 1
   A sociedade: o primeiro controlo de cada separador, com a sua denominação social, o seu NIF e o seu regime (SII ou Verifactu). Se escolher um hotel no topo, aplica-se a sua sociedade (aparece com um cadeado).
2. 2
   Gerar lançamentos de um período a pedido (ver Gerar os lançamentos).
3. 3
   O pendente de exportar e o seu montante, o que já se pode exportar, o por rever, até que dia se exportou e os desequilíbrios, sempre 0. Cada um com o seu ⓘ.
4. 4
   O período fechado que está pronto para exportar; Exportar leva ao separador com ele já escolhido.
5. 5
   O pendente por tipo de origem. Cada linha abre os seus lançamentos.
6. 6
   Os lançamentos já exportados por rever: cada um abre a sua ficha.

123

1. 1
   Por meses: os lançamentos de cada mês, por exportar, exportados e por rever. Um mês fechado deveria estar todo exportado.
2. 2
   A última exportação: o seu período, o seu ficheiro, quantos lançamentos e linhas levava, quem a fez e o seu envio para o a3innuva. Ver abre a sua ficha.
3. 3
   Como a sociedade faz a contabilidade e o último dia fechado, o último que se pode exportar. Alterar leva a Configuração.

#Gerar os lançamentos

Normalmente não é preciso fazer nada: o fecho diário de cada hotel gera os lançamentos do seu dia ao fechá-lo (ver Receção). Gerar lançamentos serve para refazer um período a pedido; por exemplo, depois de alterar uma correspondência.

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1. 1
   O período: este mês, o anterior, o trimestre, o exercício ou outras datas (até hoje).
2. 2
   Todos os hotéis da sociedade ou um só.
3. 3
   Gerar lançamentos: no fim, diz o que fez.

A geração compara, origem a origem, o que deveria haver com o que há:

• O que falta é criado, numerado por sociedade e exercício por ordem de data.
• O não exportado cuja origem ou contas mudaram é refeito com o mesmo número; o que já não dá lançamento (um recebimento anulado, uma caixa reaberta que agora bate certo) é apagado. Por isso pode ficar alguma falha na numeração: o número definitivo é dado pelo a3innuva ao importar.
• O exportado nunca se altera. Se a sua origem mudou, passa a por rever.
• As subcontas dos clientes com NIF, das agências e dos fornecedores são criadas automaticamente da primeira vez que são precisas.

Gerar duas vezes o mesmo não duplica nada: cada origem tem um só lançamento. No fim, a caixa de diálogo diz quantos lançamentos são novos, quantos foram refeitos, apagados ou ficaram iguais, quantos exportados passam a por rever e que subcontas foram criadas.

#Os lançamentos

Lançamentos lista os lançamentos da sociedade do período escolhido, os mais recentes primeiro.

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1. 1
   Procurar por descrição, documento ou número (o de uma fatura traz o seu lançamento, os seus recebimentos e os seus adiantamentos).
2. 2
   O período.
3. 3
   Os filtros: estado (por exportar, exportados, por rever), tipo de origem, hotel e conta («430» traz todos os que movimentam uma conta de clientes).
4. 4
   Quantos lançamentos cumprem os filtros, o seu montante e em que estado.
5. 5
   A lista em CSV.

Cada entrada da lista é um lançamento: número e exercício, data, hotel, descrição e documento, tipo de origem, quantas linhas tem, o seu estado (gerado, exportado ou por rever) e o seu montante. Clique nela para abrir a sua ficha.

1234

1. 1
   O hotel, o tipo de origem e o estado do lançamento.
2. 2
   Os seus separadores: Linhas e Origem.
3. 3
   As suas linhas: o cliente (a sua subconta 430, pelo seu NIF) a débito pelo total; as vendas de cada conceito e o IVA de cada taxa (com a sua base e a sua chave do SII) a crédito.
4. 4
   Equilibrado: o débito soma o mesmo que o crédito.

Por baixo das linhas, os dados do lançamento (data, hotel, documento, quando foi gerado e se foi refeito) e a sua exportação: enquanto não é exportado, refaz-se sozinho se a sua origem mudar; depois de exportado, já não.

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1. 1
   Que lançamento dá este tipo de origem.
2. 2
   A fatura tal como foi emitida: número, tipo e série, destinatário, NIF, hotel e total.
3. 3
   Abrir a fatura, com as suas linhas, os seus recebimentos e o seu registo do SII ou do Verifactu.

Assim fica cada coisa que acontece no hotel (entre parênteses, a conta do PGC):

#Um lançamento por rever

Um lançamento exportado já está no a3innuva, e o PMS não o refaz. Se depois a sua origem mudar —reabre-se e volta a contar-se uma caixa, anula-se um recebimento—, a geração marca-o por rever: o exportado já não coincide com o que a sua origem diz hoje.

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1. 1
   O estado: por rever.
2. 2
   Desde quando e o que fazer.
3. 3
   Dar por revisto, quando já estiver corrigido no a3innuva.
4. 4
   Em que exportação foi e o seu envio.

#Exportar para o a3innuva

Exportar prepara o ficheiro que a contabilidade externa importa no a3innuva. Só se exportam dias fechados: o que é de um dia ainda aberto pode mudar.

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1. 1
   O período: O pendente (todos os dias fechados por exportar), o mês passado, este mês até ao último dia fechado ou outras datas.
2. 2
   Gerar o ficheiro.
3. 3
   Quantos lançamentos vão entrar e o seu montante, os do período que estão por rever (não entram: já estão no a3innuva) e o último dia fechado.
4. 4
   O que se exporta, por tipo de origem; cada linha abre os seus lançamentos.
5. 5
   Como é o ficheiro, a empresa no a3innuva e o conector (simulado).

12

1. 1
   Ao exportar, os lançamentos ficam exportados e já não se refazem.
2. 2
   Confirme com Gerar o ficheiro.

Antes de exportar geram-se os lançamentos em falta do período, por isso pode sair algum a mais dos que se viam. Por baixo, em Exportações, cada exportação com o seu período, o seu ficheiro, quantos lançamentos e linhas levou, o seu montante, quem a fez e o seu envio; o ícone da direita volta a descarregá-la. Clique numa para abrir a sua ficha.

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1. 1
   Descarregar os dois ficheiros outra vez.
2. 2
   Se algum dos seus lançamentos estiver por rever, avisa.
3. 3
   O ficheiro: período, empresa, nomes dos ficheiros, a sua impressão digital (SHA-256, que identifica o seu conteúdo) e o débito e o crédito, iguais.
4. 4
   O envio: «Recebida», com o seu número de importação e os seus avisos, ou «Rejeitada», com os erros.

123

1. 1
   Um formato simulado: imita o ficheiro de ligação do a3innuva, mas não é o oficial.
2. 2
   As primeiras linhas do ficheiro de lançamentos, com a régua de posições por cima: uma linha de 254 posições por linha de lançamento.
3. 3
   O ficheiro de contas: as que os lançamentos usam, com o seu nome e NIF, para que o a3innuva crie as que não tiver.

#O plano de contas, o extrato de conta e o balancete

Plano de contas tem duas vistas: o plano de contas da sociedade com o que cada conta movimentou no período e o balancete.

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1. 1
   As duas vistas.
2. 2
   Procurar por conta, nome ou NIF.
3. 3
   Nova conta, com a permissão Configurar a contabilidade.
4. 4
   O período das somas e os filtros: grupos ou subcontas, de quem é a subconta (cliente, agência, fornecedor) e como foi criada.
5. 5
   Uma subconta de fornecedor, com o seu NIF, criada automaticamente ao gerar: as suas linhas, o seu débito, o seu crédito e o seu saldo. Clique nela para ver o seu extrato.

As somas de um grupo (400) são as de todas as contas que começam por ele. Ao clicar numa conta abre-se o seu extrato: todos os seus movimentos do período, um por linha de lançamento, com o saldo acumulado.

1234

1. 1
   Alterar o nome da conta e o extrato em CSV.
2. 2
   O período do extrato.
3. 3
   O saldo anterior (o do exercício até ao dia anterior ao período), o débito, o crédito e o saldo final.
4. 4
   Cada movimento: data, número do lançamento, descrição, débito ou crédito e o saldo. Clique num para abrir o seu lançamento.

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1. 1
   O nível: a 3 ou a 4 dígitos ou por subconta.
2. 2
   Toda a sociedade ou um hotel (as suas linhas).
3. 3
   As somas a débito e a crédito e os saldos devedores e credores.
4. 4
   Equilibrado: sempre «Sim».

#As correspondências e a configuração

Configuração (com a permissão Configurar a contabilidade) decide para que conta vai cada coisa. As correspondências atribuem uma conta a um meio de pagamento, a um conceito da conta do hóspede, a uma família de conceitos, a uma família ou a um tipo de gasto de compras, a um artigo do armazém, a uma agência, a um fornecedor ou a uma taxa de IVA. Quando um elemento não tem a sua, aplica-se a regra seguinte.

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1. 1
   As duas vistas: correspondências e contas e prefixos.
2. 2
   O que ver: meios de pagamento, conceitos, famílias, compras, artigos, agências, fornecedores ou IVA.
3. 3
   A ordem das regras: prevalece a mais específica.
4. 4
   Cada elemento, a conta que usaria hoje a geração de lançamentos e porquê: «Própria» se tiver correspondência, ou a regra que se aplica (aqui, a da sua família).
5. 5
   O lápis altera a sua conta.

123

1. 1
   A conta que usa hoje, porquê e a ordem das regras.
2. 2
   A subconta nova, com todos os seus dígitos; se não existir no plano, dá-se-lhe um nome e é criada.
3. 3
   Guardar.

A ordem pela qual se decide cada conta:

Ao alterar uma correspondência, os lançamentos por exportar refazem-se com a conta nova na próxima geração (a do fecho diário ou Gerar lançamentos); os exportados não mudam nem passam a por rever.

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1. 1
   O comprimento das subcontas (8 ou 10 dígitos): escolhe-se ao configurar a sociedade e já não muda. Na demo, a Hoteles Atlánticos usa 10 e a Duerming, 8.
2. 2
   Se cada cliente com NIF, agência e fornecedor tem a sua subconta ou tudo vai para a genérica.
3. 3
   A analítica: o código do hotel como centro de custo nas linhas dos grupos 6 e 7.
4. 4
   O código da empresa no a3innuva, que vai em cada linha do ficheiro.
5. 5
   Os prefixos das subcontas; mais abaixo, as contas fixas (adiantamentos, caixa, bancos, vendas e compras por defeito, faltas e sobras de caixa).

#O que vê cada posto

#Perguntas frequentes

Tenho de gerar os lançamentos todos os dias? Não: são gerados pelo fecho diário de cada hotel. Gerar lançamentos serve para refazer um período a pedido, por exemplo depois de alterar uma correspondência.

Corrigi uma fatura depois de a exportar. O que acontece ao seu lançamento? Uma fatura emitida não se altera: retifica-se. A retificativa é outra fatura, com o seu próprio lançamento a negativo, que irá na próxima exportação. O lançamento exportado não se altera.

Porque há uma falha na numeração dos lançamentos? Porque um lançamento por exportar cuja origem deixou de dar lançamento (um recebimento anulado, por exemplo) é apagado. O número definitivo é o que o a3innuva dá ao importar.

Porque é que não me deixa exportar o dia de ontem? Porque algum hotel da sociedade ainda não fechou esse dia: só se exportam dias fechados. Mostra-o o indicador Último dia fechado.

Porque é que os talões do TPV não têm um lançamento cada um? Porque seriam centenas por dia. Vão resumidos por terminal e dia, como o SII permite para as faturas simplificadas; a partir do lançamento abrem-se o primeiro e o último talão.

O SII é apresentado pelo PMS? Não: nas sociedades do SII, é apresentado pela contabilidade externa a partir do a3innuva com o exportado. O Verifactu, pelo contrário, é enviado pelo PMS ao emitir cada fatura (ver Obrigações legais).

Porque é que o balancete não coincide com o da contabilidade externa? Porque aqui o exercício começa em zero e só está o que passa pelo PMS: os salários, os impostos ou as amortizações são contabilizados no a3innuva.

Andares é a secção do departamento de andares (o que limpa e prepara os quartos): mostra como está cada quarto —por limpar, em limpeza, por inspecionar ou limpo— e organiza o trabalho do dia: o que é preciso fazer em cada quarto, quem o faz, quanto tempo demorou e o que foi reposto. Também gere as avarias de manutenção e os objetos perdidos.

É o ecrã da governanta (a responsável de andares) no computador. As empregadas de andares trabalham com a app de andares no telemóvel ou num tablet partilhado, e tudo o que fazem vê-se aqui de imediato (ver Empregada de andares e Governanta). Andares trabalha com um hotel de cada vez: se no seletor da barra superior estiverem todos os seus hotéis, o ecrã pede-lhe que escolha um.

#O quadro de quartos

O primeiro separador, Quadro, é o quadro da governanta: todos os quartos do hotel por piso, cada um com o seu estado de limpeza, se está livre ou ocupado, quem sai ou chega hoje, o hóspede, os serviços a preparar, a tarefa do dia e quem a tem.

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1. 1
   Os separadores de Andares: quadro, distribuição, relatório de trabalho, avarias, objetos perdidos, serviços e configuração.
2. 2
   Hoje ou amanhã (as chegadas e saídas previstas) e a pesquisa por quarto ou hóspede.
3. 3
   Os filtros: por piso, por estado de limpeza, por empregada e por movimento (sai, chega, continua, livre).
4. 4
   Em quadro ou em lista (a lista exporta-se), atualizar e o ponto verde do tempo real.
5. 5
   Os indicadores do dia, cada um com o seu ⓘ.
6. 6
   Um quarto: número e tipo, limpeza, ocupação e movimento, hóspede, tarefa com quem a tem e serviços. Clique nele para abrir a sua ficha.
7. 7
   As suas ações, conforme o estado e o seu posto.

• A cor de cada quarto é a da sua limpeza: laranja por limpar, azul em limpeza, verde-azulado por inspecionar e verde limpo; a vermelho, bloqueado (fora de venda por uma avaria ou obras). A cor nunca aparece sozinha: leva sempre o seu texto.
• A ocupação e o movimento: livre ou ocupado, e se hoje sai alguém, chega alguém, sai e chega (o dia de mudança, o mais urgente) ou continua alojado, com a noite em que vai.
• A tarefa do dia: o código do seu tipo de limpeza (SAL, saída; EST, estadia; SAB, muda de roupa de cama; REP, retoque…), o seu estado e a inicial de quem a tem. Com serviços a preparar (berço, cama extra, cadeira de bebé…), uma etiqueta.
• Hoje ou amanhã. Amanhã mostra as chegadas e saídas previstas com a limpeza de agora: serve para prever o trabalho.

#A ficha de um quarto

Ao clicar num quarto abre-se a sua ficha à direita: tudo o que é preciso saber dele hoje e, em Histórico, cada alteração da sua limpeza com a hora real, quem a fez e de onde veio (a tarefa da empregada, a inspeção, a saída do hóspede, o fecho do dia…), as suas tarefas dos últimos 30 dias, as suas avarias e os objetos encontrados nele.

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1. 1
   O quarto, o seu tipo e o seu piso, e o seu estado de limpeza.
2. 2
   A ação que cabe agora e Mais ações.
3. 3
   Resumo e Histórico.
4. 4
   A limpeza: o estado e desde quando.
5. 5
   Quem está, sai ou chega: reserva, pessoas, estadia, regime, idioma e serviços a preparar.
6. 6
   A tarefa do dia: o tipo de limpeza, o seu estado, quem a faz, os minutos previstos e a hora de início, com as suas ações.
7. 7
   As suas avarias em aberto.

No menu de cada quarto (os três pontos do seu cartão) ou na sua ficha faz-se tudo o que lhe diz respeito, conforme o seu estado e o seu posto:

123

1. 1
   Inspecionar: a ação principal de um quarto terminado.
2. 2
   Alterar a limpeza, criar uma tarefa e os serviços.
3. 3
   Comunicar uma avaria ou um objeto perdido.

12

1. 1
   Aprová-lo ou devolvê-lo.
2. 2
   Ao devolvê-lo, o que é preciso retocar: a empregada vai vê-lo.

#A distribuição do trabalho

Distribuição tem uma coluna por empregada com as suas tarefas do dia pela ordem em que as vai fazer, e outra de Sem atribuir com o que ninguém tem. No cabeçalho de cada pessoa, as suas tarefas feitas, a sua carga (os minutos previstos face ao seu turno) e, se estiver a limpar, em que quarto.

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1. 1
   Planear o dia e Nova tarefa.
2. 2
   Mostrar também as tarefas já feitas.
3. 3
   Tarefas feitas, sem atribuir, minutos por fazer, «não incomodar» e a carga da equipa, com o seu ⓘ.
4. 4
   Sem atribuir: o que ninguém tem. Arraste uma tarefa para a coluna de uma pessoa para lha dar.
5. 5
   Cada empregada: o seu piso, quantas já fez e a sua carga face ao turno; o ícone azul, o quarto que está a limpar.
6. 6
   Cada tarefa: quarto, tipo de limpeza, minutos, estado e movimento; a bandeira, prioridade alta. A caixa seleciona-a para atribuir várias de uma vez.

• Atribuir uma tarefa é arrastar o seu cartão para a coluna de outra pessoa (ou para Sem atribuir). Sem arrastar —com o teclado, um leitor de ecrã ou no telemóvel—, assinale as caixas das tarefas e clique em Atribuir a…, ou use o menu do cartão.
• A ordem de cada coluna é a de trabalho: primeiro o prioritário (as saídas com chegada no mesmo dia), depois por piso.
• Nova tarefa cria uma tarefa manualmente: o quarto, o tipo de limpeza, quem a faz, a prioridade e umas observações.
• Uma tarefa que sobra anula-se no seu menu, com um motivo: deixa de contar na distribuição e no relatório.
• Amanhã mostra a distribuição que já está feita para amanhã: deixa-a o fecho do dia se o hotel tiver o plano automático.

123

1. 1
   O que faz: cria as tarefas que faltam de acordo com as reservas e distribui-as.
2. 2
   Quem trabalha hoje: as empregadas ativas, com o seu piso, o seu turno e as suas tarefas. Retire quem estiver de folga.
3. 3
   Voltar a distribuir o que ninguém começou (por exemplo, se alguém sair a meio da manhã).

#O relatório de trabalho

Relatório de trabalho é o que foi feito num dia, pessoa a pessoa: cada tarefa com a sua hora de início e de fim, os minutos previstos e os reais, os artigos repostos, retirados ou consumidos, os «não incomodar» e as observações da empregada. O de hoje atualiza-se sozinho; os de dias anteriores ficam como estavam no fecho.

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1. 1
   O dia do relatório (qualquer dia passado ou o de hoje).
2. 2
   Todas as pessoas ou uma.
3. 3
   O resumo do dia: tarefas feitas, minutos previstos e reais, média por quarto, «não incomodar» e recusadas, avarias e objetos.
4. 4
   O relatório de cada pessoa, com o seu horário e o seu resumo.
5. 5
   Cada tarefa: tipo, estado, início e fim, minutos previstos e reais, artigos e observações.

No fim do relatório, Artigos do dia soma o que foi reposto, o que foi retirado e o que foi consumido do minibar (com os encargos lançados na conta de cada hóspede): é o que é preciso pedir à rouparia e ao armazém. Os minutos reais vão da hora de início à de fim de cada tarefa, a hora real do telemóvel da empregada, mesmo que tenha sido enviada mais tarde sem ligação. O botão de exportar do rodapé descarrega o relatório em CSV.

#Avarias

Avarias é a lista do que é preciso reparar: num quarto ou numa zona comum (um corredor, o elevador, a cafetaria…), com a sua categoria (canalização, eletricidade, climatização…), a sua prioridade e o seu estado: em aberto, em curso (alguém está a repará-la), resolvida ou anulada. Uma avaria pode retirar o quarto de venda (bloqueá-lo) até ser resolvida.

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1. 1
   Pesquisar por número, quarto ou texto.
2. 2
   As em aberto (em aberto e em curso), em curso, resolvidas, anuladas ou todas.
3. 3
   Nova avaria.
4. 4
   Em aberto, urgentes ou altas, com o quarto bloqueado, resolvidas em 30 dias e o tempo médio até serem resolvidas.
5. 5
   Cada avaria: número, onde, o que se passa, prioridade, estado, quando e quem a viu, a quem foi atribuída e o cadeado se bloqueia o quarto. Clique nela para a abrir.

123

1. 1
   Resolvê-la, mudar a sua prioridade e a quem é atribuída, e mais ações: começar a reparação, uma nota, bloquear ou desbloquear o quarto, anulá-la.
2. 2
   O que se passa, onde, quando e quem a viu, e quem a repara.
3. 3
   O bloqueio: desde quando e até quando o quarto está fora de venda.

123

1. 1
   Num quarto ou numa zona comum.
2. 2
   A categoria e a prioridade: as urgentes avisam a manutenção por email.
3. 3
   Retirar o quarto de venda: bloqueia-o nessas noites.

As avarias também se comunicam a partir da app de andares, com fotografia (a empregada tira-a com o telemóvel no momento); a partir do computador acrescentam-se sem fotografia. Uma avaria urgente avisa por email a manutenção do hotel (na demo, a caixa de captura).

#Objetos perdidos

Objetos perdidos guarda o que se encontra no hotel: o que é, onde e quando foi encontrado, quem o encontrou e de quem pode ser. Se for encontrado num quarto, o OCA PMS propõe como dono a última estadia nele (a de hoje ou a que acabou de sair). Cada objeto é guardado até uma data (os dias são definidos pelo hotel) e acaba entregue, enviado, doado ou descartado. Os valiosos (joias, dinheiro, documentos, eletrónica…) vão para o cofre da receção.

1234

1. 1
   Guardados (e reclamados), entregues, enviados, doados, descartados ou todos.
2. 2
   Registar um objeto.
3. 3
   Guardados, reclamados, valiosos, os que expiram em 7 dias e os entregues em 30.
4. 4
   Cada objeto: o que é, onde e quando foi encontrado, o seu estado, a reserva e até quando é guardado; o diamante, valioso.

123

1. 1
   Entregar, foi reclamado e, em Mais ações, avisar o hóspede, enviar, uma nota, doar ou descartar.
2. 2
   O que é, onde e quando foi encontrado e por quem.
3. 3
   De quem pode ser: a reserva e o seu titular, e se já foi avisado.

#Serviços a preparar

Alguns hóspedes precisam de algo no quarto: um berço, uma cama extra, uma cadeira de bebé, uma carta de almofadas… São os serviços do hotel; alguns têm unidades limitadas (o hotel tem seis berços) e outros não. O berço dos bebés e a cama extra de quem ultrapassa a ocupação habitual do quarto preparam-se mesmo que não sejam pedidos.

123

1. 1
   As datas: duas semanas, para trás ou para a frente.
2. 2
   Utilização por dia: quantas unidades de cada serviço são precisas cada noite face às que o hotel tem; «+n», as que chegam nesse dia. A vermelho, os dias sem existências.
3. 3
   Filtrar por serviço; por baixo, os quartos reservados com serviços e o lápis para os alterar.

Os serviços de um quarto reservado alteram-se aqui (o lápis), no menu do quarto no quadro, na Receção ou no separador Quartos da reserva. Antes de guardar vê-se o que resta na noite mais apertada; se um serviço limitado estiver esgotado em alguma noite da estadia, a base de dados não deixa atribuí-lo e indica que dia falta.

#Configuração de andares

Cada hotel trabalha à sua maneira, e no OCA PMS isso são opções, não programas diferentes. Em Configuração (só para quem gere os andares: a governanta e a direção) estão as regras de andares do hotel, o pessoal e os catálogos.

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1. 1
   Inspeção da governanta: o quarto terminado fica «por inspecionar» até ser aprovado.
2. 2
   Check-in só em quartos limpos: a receção não pode atribuir um quarto por limpar (a base de dados impede-o).
3. 3
   Plano automático: o fecho do dia deixa feito e distribuído o plano de amanhã.
4. 4
   A limpeza dos ocupados (todos os dias, só a muda de roupa de cama ou nenhuma) e de quantas em quantas noites se muda a roupa de cama.
5. 5
   Os dias durante os quais se guardam os objetos perdidos.
6. 6
   O pessoal: função, pisos que costuma ter, turno, se tem utilizador e se está ativo.

• O pessoal: cada pessoa de andares e manutenção, com a sua função, os pisos que costuma ter (a distribuição dá-lhos primeiro), o seu turno em minutos (a carga mede-se face a ele) e, se tiver, o seu utilizador, para que veja a sua lista na app de andares. Quem está inativo não entra na distribuição, mas o seu histórico é mantido.
• Os catálogos, mais abaixo: os tipos de limpeza (para que se usa cada um e os seus minutos; o plano escolhe o tipo ativo de cada utilização), os artigos (roupa de quarto, amenities e minibar, que se cobra com o seu conceito da conta) e os serviços (com as unidades que o hotel tem ou sem limite).

Cada alteração fica no registo de eventos (que opções mudaram, não os seus valores). Assim estão os hotéis da demo:

Os artigos dos andares e o armazém. Cada amenity e cada artigo do minibar liga-se ao seu artigo do armazém (em Compras e armazém): ao terminar um quarto, o que a empregada de andares regista como reposto sai do armazém dos andares do hotel e o consumido do minibar, do do minibar (ou do dos andares). Assim o economato sabe quantos géis ou garrafas restam e a proposta de encomendas repõe-nos sem os contar à mão. A roupa não se liga: vai para a lavandaria e volta (o que se estraga é abatido como quebra).

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1. 1
   A família e, se for cobrado (o minibar), o seu conceito e o preço.
2. 2
   O artigo do armazém de onde sai o reposto ou o consumido.

#O que pode fazer cada posto

Andares funciona em tempo real: o que uma empregada faz no telemóvel (começar, terminar, «não incomodar»), o que a governanta inspeciona e o que a receção faz (um check-out) vê-se de imediato no quadro, na distribuição e no relatório de todos. O ponto verde indica-o. A limpeza de cada quarto também se vê no Mapa de quartos e na Receção.

Os empregados de mesa vendem com a app do TPV, num tablet ou num terminal tátil de cada ponto de venda: abrem mesas, registam pedidos, enviam-nos para a cozinha e para o bar, cobram e lançam no quarto, também sem ligação (ver Empregado de mesa). A secção TPV da app de gestão é a do escritório: o que se passa agora nas salas, o vendido, os talões e os fechos de caixa, e como está montado o TPV de cada hotel (a carta, a planta das mesas, os terminais e os empregados de mesa).

Tem sete separadores: Em direto, Vendas, Talões, Fechos Z, Carta, Planta e Pontos de venda. O que é de um período (vendas, talões e fechos) segue o seletor de hotel da barra superior: com Todos os meus hotéis, todos juntos. O que é de um hotel (em direto, carta, planta e pontos de venda) precisa de um: se no topo estiverem todos, o separador pede o hotel como primeiro controlo.

#O TPV em direto

Em direto é o dia de trabalho do hotel nos pontos de venda, enquanto acontece: o vendido até agora, as mesas ocupadas e o que cada uma tem. Atualiza-se sozinho quando os empregados de mesa trabalham no TPV (o ponto verde, em direto).

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1. 1
   Os separadores do TPV.
2. 2
   Ver um ponto de venda ou todos (um por baixo do outro).
3. 3
   O tempo real, atualizar e Abrir o TPV (a app do empregado de mesa, noutro separador; só se o seu posto vende).
4. 4
   Os indicadores do dia, cada um com o seu ⓘ.
5. 5
   As zonas do ponto de venda, com quantas mesas abertas tem cada uma.
6. 6
   Uma mesa ocupada (esta, a vermelho: alguém da mesa tem uma alergia): o tempo que leva aberta e, nas grandes, o total. Clique nela para ver a conta.
7. 7
   A legenda das cores.

Por baixo da planta, o que está aberto sem mesa: as contas de balcão e as notas em espera (uma conta com nome que aguarda, como a de alguém que volta mais tarde). E no fim, a tabela de todas as contas abertas, as mais antigas no topo: a mesa, o ponto de venda, quem a serve, as pessoas, quando foi aberta, o que está na cozinha, as alergias, o estado e o total.

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1. 1
   O ponto de venda e a zona, a mesa, o número da conta, o dia e quem a serve; à direita, se está aberta ou como foi fechada.
2. 2
   O total, as pessoas, há quanto tempo está aberta e o que está na cozinha.
3. 3
   As alergias da mesa e quantos pratos do pedido as contêm.
4. 4
   O pedido, por cursos, com o estado de cada linha; o prato que contém um alergénio da mesa, assinalado.
5. 5
   Os pedidos: cada envio para a cozinha ou para o bar.
6. 6
   Quando e em que terminal foi aberta e fechada, as consultas de mesa e, se já estiver fechada, o seu talão.

Os serviços. O pedido agrupa-se em de imediato (as bebidas e o que sai assim que é pedido), entradas, pratos principais e sobremesas. Ao enviar o pedido sai logo o serviço mais baixo que falta; os restantes esperam na cozinha até o empregado de mesa os avançar (dar a ordem de os preparar, quando a mesa está a terminar o anterior). Cada linha passa por Por enviar → Em espera → Avançada → Pronta a servir → Servida; o anulado aparece riscado e com o motivo. Numa cafetaria tudo sai de imediato.

A ficha de uma conta é só de consulta: a conta é gerida pelo empregado de mesa no TPV. Se for uma conta fechada, Ver o talão abre a sua fatura e, se foi lançada num quarto, Abrir a reserva abre a reserva do hóspede.

#As vendas

Vendas resume o vendido num período: hoje, ontem, os últimos 7 ou 30 dias, este mês, o anterior ou outras datas (até 400 dias). Cada conta conta na data de trabalho em que foi aberta (o jantar cobrado depois da meia-noite é do dia do jantar).

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1. 1
   O período.
2. 2
   Todos os pontos de venda do hotel ou um.
3. 3
   Exportar tudo para CSV.
4. 4
   Vendas, o lançado nos quartos, pessoas, talão médio, o custo do vendido, o oferecido, o descontado e o anulado depois de enviado para a cozinha.
5. 5
   As vendas por hora de fecho: os pequenos-almoços, os almoços e os jantares.

Mais abaixo, o vendido por família da carta, os mais vendidos (os quinze artigos com mais unidades), por empregado de mesa, por ponto de venda e por meio de pagamento, com o lançado nos quartos à parte. Tudo com IVA, como o TPV cobra.

#Os talões

Talões lista as contas fechadas de um período: as cobradas com talão, as lançadas no quarto e as ofertas (as oferecidas por inteiro). O talão é uma fatura simplificada do terminal que a cobrou, com a sua própria série: TA, TB… (TA26-201-000123).

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1. 1
   Procurar por número de talão, mesa, nome ou número de conta, e as datas.
2. 2
   Como foi fechada (talão, no quarto, oferta), o terminal e o empregado de mesa.
3. 3
   Quantas e por quanto; Exportar.
4. 4
   Cada conta: a hora, o talão (ou a reserva em que foi lançada), o ponto de venda e o terminal, a mesa, o empregado de mesa, as pessoas, como foi cobrada, o estado e o total. Clique nela para a abrir.

Um talão abre-se na ficha da fatura, a mesma de Faturas: o total, o cobrado, a sociedade que o emite, o terminal e as suas linhas com o IVA. Um lançamento no quarto ou uma oferta abrem, em vez disso, a ficha da conta.

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1. 1
   O número, com a série do terminal: uma fatura simplificada (F2).
2. 2
   Enviá-lo por email… mas não Retificar: um talão anula-se no TPV.
3. 3
   De que terminal e ponto de venda é, e para onde vai o seu registo.
4. 4
   O terminal e a sua instalação do sistema de faturação.

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1. 1
   O sistema de faturação é o terminal, e a posição é a da sua cadeia.
2. 2
   O QR impresso no talão.
3. 3
   A cadeia do terminal: cada registo leva a impressão digital do anterior do mesmo terminal.

#Os fechos Z

Cada terminal tem a sua caixa, com o seu turno: abre-se no início com um fundo de caixa (o troco com que se começa) e fecha-se no fim com o fecho Z, que conta o que existe, compara com o esperado e guarda a discriminação de tudo o que foi vendido no turno. Um Z nunca muda. Fechos Z reúne-os todos, por terminal e dia.

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1. 1
   As datas e o terminal.
2. 2
   Quantos fechos, o vendido neles, o lançado nos quartos, as diferenças de caixa e os turnos abertos.
3. 3
   Os turnos abertos agora: desde quando e com que fundo.
4. 4
   Cada Z: terminal, data e horas do turno, talões, vendas, nos quartos, a diferença e quem o fechou. Clique nele para o abrir.

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1. 1
   O Z e o seu terminal; se bateu certo ou a sua diferença.
2. 2
   O turno: a instalação, as horas, quem o fechou e o fundo.
3. 3
   Os talões, do primeiro ao último (não pode faltar nenhum número), e a sua base, quota e total.
4. 4
   A contagem da caixa: o esperado e o contado, em numerário e com cartão.
5. 5
   O que não é um talão: o lançado nos quartos, o oferecido, o descontado e o anulado.

1

1. 1
   O documento do Z, em papel térmico (na demo não há impressora: vê-se aqui, no idioma da app).

• A contagem da caixa: em numerário, o esperado é o fundo mais o cobrado em numerário menos as devoluções; com cartão, o cobrado com cartão. A diferença é o contado menos o esperado: negativa, falta dinheiro; positiva, sobra. Um Z com diferença leva uma nota de quem o fechou.
• Um turno aberto de outro dia é um Z esquecido: tem de ser feito no TPV, com a permissão Fechar o turno.
• Mais abaixo na ficha, o vendido por família, por empregado de mesa e por hora. O documento também pode ser impresso a partir do TPV.
• A caixa de cada terminal é separada da da receção: a Caixa do dia de Cobranças e caixas é só a da receção.

#A carta e os alergénios

Carta é a carta do hotel, a mesma em todos os seus pontos de venda (cada artigo indica onde se vende): os artigos, as suas famílias (entradas, carnes, vinhos, cafés…: a cor dos botões no TPV, para onde vão os pedidos e em que serviço saem), os menus do dia e as notas rápidas. Os nomes são do hotel: escrevem-se no seu idioma e assim aparecem no TPV e no talão. É alterada por quem configura o TPV (direção); os restantes veem-na em leitura.

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   Artigos, famílias, menus do dia e notas rápidas.
2. 2
   Novo artigo.
3. 3
   Procurar por código, nome ou código de barras, e a família.
4. 4
   O filtro de alergénios: aqui, os que não têm glúten.
5. 5
   Cada artigo: código, nome, família, preço com IVA, o IVA, para onde vai e em que serviço, o custo, a margem, os alergénios e onde se vende. Clique nele para abrir a ficha.

Os alergénios são os 14 de declaração obrigatória do Regulamento (UE) n.º 1169/2011. Na lista aparecem abreviados (com o rato por cima, o nome):

O filtro Alergénios responde logo a «que pratos não têm glúten?» (os que não têm nenhum dos escolhidos) ou a «o que tem leite?» (os que têm algum).

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1. 1
   O código (PLU, não muda) e a família, o nome, o preço e o IVA.
2. 2
   O nome (o curto, para o botão do TPV e o talão) e a família.
3. 3
   O preço com IVA e a taxa de IVA, os preços por zona (nas zonas com preços próprios, como a esplanada) e o custo da dose, que sai da ficha técnica, com a margem sobre o preço sem IVA.

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1. 1
   A ficha técnica; por baixo, quantos ingredientes estão ligados ao armazém (ver A ficha técnica e o armazém).
2. 2
   Cada ingrediente com a quantidade, a unidade, o custo por unidade e os alergénios.
3. 3
   A soma: o custo da dose e a margem.

• A ficha técnica é a receita com os seus custos: a quantidade de cada ingrediente numa dose pelo seu custo por unidade. A soma é o custo da dose, que passa para o artigo ao guardar; sem ficha técnica, o custo introduz-se à mão nos dados. Cada ingrediente liga-se ao seu artigo do armazém, e então a venda desconta o stock (abaixo).
• Os alergénios do prato: assinalam-se nos seus dados ou saem da sua ficha técnica: ao guardá-la, o prato soma os alergénios dos ingredientes e nunca os retira (retirar um faz-se à mão no artigo, de forma consciente), para que nenhum escape.
• No TPV: se uma mesa tem uma alergia e o empregado de mesa pede um prato que a contém, o TPV avisa (não o impede: decide o cliente) e o pedido impresso destaca-o na cozinha: no topo, as alergias da mesa, e em cada prato que as contém, «contém…».
• Um preço que muda vale de imediato; o pedido sem ligação antes da alteração é cobrado ao preço de então.
• Desativar um artigo retira-o do TPV sem tocar no já vendido (Ver os inativos mostra-os).

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1. 1
   O menu e o seu preço.
2. 2
   Editar o menu: os grupos e as opções.
3. 3
   Cada grupo: o serviço, quantos pratos se escolhem e as opções, com o suplemento.

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1. 1
   As notas rápidas: um toque do empregado de mesa acrescenta-as a um prato e saem no pedido, por baixo dele.
2. 2
   Escrever uma nota nova e Adicionar; a cruz de cada nota retira-a.

O menu do dia é um artigo do tipo menu, com o seu preço e os seus grupos pela ordem em que se servem (primeiro, segundo, sobremesa ou café, bebida): quantos pratos se escolhem de cada um (o mínimo e o máximo) e de que opções, cada uma com o seu suplemento. No TPV, o empregado de mesa escolhe os pratos de cada grupo e cada um vai para a sua cozinha ou o seu bar como qualquer outro. Um grupo que já foi vendido não se apaga: retira-se da carta.

#A ficha técnica e o armazém

O TPV e Compras e armazém estão ligados: cada ingrediente da ficha técnica liga-se ao seu artigo do armazém (o polvo cozido, a batata, o azeite…) e, ao fechar uma conta, o vendido desconta o stock do armazém do seu ponto de venda. Assim o armazém sabe o que se gastou sem que ninguém o aponte, e o custo da dose é o do que realmente se compra.

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1. 1
   Quantos ingredientes estão ligados.
2. 2
   De que artigo do armazém sai cada ingrediente.
3. 3
   A ligação: escolher outro ou retirá-la.

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1. 1
   Procurar por nome ou código.
2. 2
   Cada artigo com a família, a unidade e o custo médio.
3. 3
   Remover a ligação.

• Um ingrediente ligado assume a unidade do seu artigo do armazém (que já não se altera), o seu custo (o custo médio nos armazéns do hotel) e os seus alergénios, que se somam aos do prato. Se o artigo do armazém ganhar um alergénio (um fornecedor novo, outra receita), os pratos que o usam também o ganham; nunca se retira nenhum sozinho.
• Sem ligação, o ingrediente é só texto: conta no custo da dose, mas não desconta nada.
• As ligações guardam-se com a ficha técnica (Guardar).
• O que se vende tal como está (uma garrafa de vinho, uma água, um refrigerante) não precisa de ficha técnica: nos seus dados, Vende-se tal como está indica de que artigo do armazém sai, uma unidade por cada uma vendida (e prevalece sobre a sua ficha técnica, se a tiver).

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1. 1
   Vende-se tal como está: o artigo do armazém que sai, um por unidade vendida.

De que armazém sai? Do que cada ponto de venda indica (em Pontos de venda, o seu armazém: na demo, o restaurante consome da cozinha e a cafetaria, do bar). Ao fechar uma conta (com talão, lançada no quarto ou oferecida), cada prato desconta a quantidade dos seus ingredientes ligados pelas doses vendidas, e o que se vende tal como está, as suas unidades. Um talão anulado depois não devolve nada ao armazém: a comida já saiu. O que sai de cada lote, o seu custo e a margem real de cada ponto de venda estão em Compras e armazém.

#A planta das mesas

Planta é o editor da planta de cada zona (a sala, a esplanada, o balcão…): uma grelha de quadrículas em que cada mesa tem o seu lugar, o seu tamanho, a sua forma, a sua rotação e os seus lugares sentados. É a planta que os empregados de mesa veem no TPV e a de Em direto.

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1. 1
   O ponto de venda e a zona.
2. 2
   Adicionar mesa, Desfazer as alterações e Guardar a planta.
3. 3
   Um aviso: duas mesas estão sobrepostas. Até ser corrigido não se pode guardar.
4. 4
   A mesa escolhida (a vermelho, porque se sobrepõe à do lado). Arrasta-se para a mover e o canto altera o tamanho.
5. 5
   Os seus dados: nome, lugares, forma, rotação, posição e tamanho, com botões para o fazer sem arrastar.

#Pontos de venda, terminais e empregados de mesa

Pontos de venda é como está montado o TPV do hotel, em três vistas: os pontos de venda e as suas zonas, os terminais e os empregados de mesa.

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1. 1
   As três vistas.
2. 2
   Novo ponto de venda.
3. 3
   Cada ponto de venda: o tipo, o conceito com que as suas contas são lançadas no quarto, o armazém de onde consome, se pede o número de pessoas, se admite lançar no quarto e se avança os serviços.
4. 4
   As suas zonas: o tamanho da planta, as mesas e lugares e se têm preços próprios.

• Conceito da conta: o conceito de restauração da conta do hóspede com que as contas desse ponto de venda são lançadas no seu quarto (na fatura do hóspede aparece «Restaurante», «Cafetaria»…).
• Armazém: de qual descontam as suas vendas (pela ficha técnica ou pelo que se vende tal como está). «Nenhum»: as suas vendas não tocam no stock.
• Avança os serviços: num restaurante, os pratos principais e as sobremesas esperam na cozinha até o empregado de mesa os avançar; numa cafetaria, tudo sai de imediato.
• Preços próprios: a zona cobra os preços por zona da carta (uma esplanada, o serviço de quartos).

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1. 1
   Cada terminal é uma instalação do sistema de faturação, com a sua série e a sua cadeia.
2. 2
   Cada terminal: ponto de venda, a sua caixa, a impressora, a instalação, o dispositivo que o usa (livre, em uso desde…, ou da atividade simulada) e o seu turno (aberto com o fundo, ou o último Z).

• Um dispositivo por terminal. O tablet reclama o terminal ao escolhê-lo no TPV. Se o tablet for trocado ou perdido, Libertar (nos terminais em uso) deixa-o livre para outro: o anterior deixa de poder emitir talões nessa cadeia. Pede confirmação.
• A impressora: no ecrã ou uma térmica (ESC/POS). Na demo não há impressora: o documento vê-se no ecrã do TPV e a térmica é simulada.
• Um terminal com o turno aberto não pode ser desativado até ao seu fecho Z.
• Os terminais da atividade simulada são os que a demo usa para «vender» sozinha ao longo do dia; não são oferecidos no TPV.

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1. 1
   O posto: empregado de mesa, chefe de sala, caixa, cozinha ou encarregado (que tem todas as permissões).
2. 2
   As suas permissões do TPV, além de vender, cada uma com o que permite fazer.
3. 3
   Mais abaixo, onde trabalha e um PIN novo; Guardar.

Os empregados de mesa não precisam de utilizador: no tablet partilhado de cada ponto de venda, cada um toca no seu nome e entra com o seu PIN (de 4 a 6 algarismos; guarda-se só o seu resumo, ninguém o pode ler depois). O que faz fica em seu nome. Além de vender (abrir mesas, registar pedidos, enviá-los e cobrar), cada um tem as permissões que lhe derem:

A base de dados verifica as permissões do empregado de mesa em cada operação: não basta o utilizador do tablet.

#O que vê cada posto

#Perguntas frequentes

Porque é que as vendas de Vendas não batem certo com as dos fechos Z? Porque contam de forma diferente: Vendas põe cada conta na data de trabalho em que foi aberta, e o Z, tudo o que foi cobrado na caixa do terminal durante o seu turno. Um turno que passa de um dia para o outro separa-as.

Um cliente queixa-se de um talão mal cobrado. Como se anula? No TPV, com Anular talões, no terminal que o cobrou e com a sua caixa aberta: emite a retificativa e devolve o dinheiro no mesmo passo. A partir do escritório não se retifica um talão.

Porque é que uma mesa aparece com alergias se o empregado de mesa não assinalou nada? Porque a conta é de um hóspede alojado com uma alergia anotada nas suas preferências: copia-se sozinha ao abrir a conta ou ao associá-la à sua reserva (ver Clientes).

O que acontece se o TPV ficar sem ligação? Continua a vender: numera os talões e calcula o seu registo Verifactu no tablet, e envia-os quando a ligação voltar. Em Em direto não se veem até lá. Explica-o o capítulo do Empregado de mesa.

Porque é que não posso retirar uma mesa da planta? Porque tem uma conta aberta: pode ser movida, mas não retirada até ser fechada.

Onde está o que foi lançado num quarto? Na conta da reserva, como um lançamento com o conceito do ponto de venda (ver Reservas); é cobrado na fatura do hóspede ao fazer o check-out. Em Talões, o filtro Aos quartos.

O que é a atividade simulada? Na demo, a cozinha, o bar e parte das vendas são feitos pela própria demo: alguns terminais «vendem» sozinhos ao longo do dia (a cafetaria e o bar das 7:30 às 23:30; o restaurante, ao almoço e ao jantar) e fazem o seu fecho Z. Ver Primeiros passos.

Cada hotel tem os seus armazéns: a cozinha, o bar, o economato (o armazém geral, que abastece os restantes) e o dos andares (roupa e amenities). Compras e armazém regista o que entra neles —o que se encomenda aos fornecedores e chega com a sua guia de remessa, o documento que o distribuidor traz— e o que sai: o que se vende no TPV, o que se usa nos andares, o que se consome em casa, o que se perde e o que passa de um armazém para outro. Assim sabe em cada momento o que há em cada armazém e o que vale.

O que mais trabalho poupa é a proposta automática: todas as noites, o fecho diário calcula o que é preciso encomendar a cada fornecedor até à sua entrega seguinte, segundo o que há, o que já está encomendado e o que se vai consumir com a ocupação desses dias. De manhã, quem trata das compras revê-a, altera-a se for preciso e envia-a.

Tem nove separadores: Resumo, Encomendas, Receção, Faturas de fornecedor, Stock, Validades, Inventários, Estatísticas e Configuração. Tudo é do hotel escolhido na barra superior ou, com Todos os meus hotéis, de todos em conjunto (onde é preciso um armazém, escolhe-se com o seu hotel à frente). Os valores de compras são sem IVA, salvo o total das faturas.

#O resumo

Resumo é o primeiro que se vê de manhã: como está o armazém e o que há a fazer hoje, cada coisa com o seu botão.

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1. 1
   Os nove separadores da secção.
2. 2
   Os oito indicadores, cada um com o seu ⓘ (abaixo, como se calculam).
3. 3
   As compras e as quebras do mês, as encomendas atrasadas e as guias por faturar.
4. 4
   As propostas de ontem à noite, uma por fornecedor e armazém; a laranja, as que não chegam à encomenda mínima.
5. 5
   Rever abre a proposta.
6. 6
   O que tem de chegar nestes dias (a laranja, o atrasado).
7. 7
   Receber abre a receção da encomenda.

Mais abaixo, outras quatro listas:

• Expira em breve ou já expirou: os lotes que expiram em três dias e os que já expiraram, com Abater nestes (ver Lotes e validades).
• Abaixo do mínimo: o que está abaixo do mínimo em cada armazém, com o que já está encomendado.
• Faturas a vencer: as desta semana e as vencidas, com Pagar nas de transferência.
• Os armazéns: cada um com o seu valor, alertas e último inventário; tocar num abre o seu stock.

#A proposta automática de encomendas

Em Encomendas estão todas as encomendas aos fornecedores com o seu estado: proposta (a do fecho, ainda por tocar), rascunho, enviada, recebida em parte, recebida ou anulada. A nota no topo avisa das propostas que aguardam e Ver as propostas deixa só essas na lista.

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1. 1
   Procurar por número ou fornecedor.
2. 2
   Calcular a proposta refá-la agora, e Nova encomenda, uma manual.
3. 3
   Por estado (aqui, as propostas)…
4. 4
   …por fornecedor, por armazém e se é automática ou manual.
5. 5
   O que são as propostas.
6. 6
   Cada proposta: fornecedor, armazém, data de entrega, linhas e valor sem IVA; «abaixo do mínimo», se não chegar à encomenda mínima do fornecedor. Clique nela para a abrir.

A proposta não tem número (não é um documento): recebe-o ao ser guardada ou aprovada. As que ninguém toca são substituídas pelo fecho da noite seguinte por outras atualizadas; as guardadas como rascunho, não. Ao abri-la vê-se tudo o que é preciso para decidir.

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1. 1
   Uma proposta automática, o seu fornecedor, armazém e entrega.
2. 2
   Descartar apaga-a (o fecho seguinte voltará a propor o que for preciso).
3. 3
   As linhas: referência, formato e stock; a quantidade e o preço podem ser alterados.
4. 4
   Porquê?: de onde vem a quantidade (abaixo, o cálculo).
5. 5
   Adicionar artigo e o caixote do lixo de cada linha.
6. 6
   Guardar rascunho ou Aprovar e enviar: a encomenda sai por email para o fornecedor.

Assim se lê um Porquê?: «Stock 4 kg + pendente 0 − previsto 5,2 kg (2 dias até à entrega de terça-feira, ocupação ×1,1) = −1,2 kg, abaixo do ponto de encomenda (2 kg): encomenda-se até ao objetivo (6 kg), 7,2 kg, em 8 volumes de 1 kg».

Uma encomenda enviada já não se altera: recebe-se (ver abaixo). Se o que falta já não vai chegar, Não chega mais dá-a por recebida; um rascunho ou uma enviada da qual não chegou nada pode ser anulada com o motivo (avise o fornecedor: a anulação não lhe chega sozinha).

#Uma encomenda manual

Para o que o fecho não propõe —um vinho para um jantar, uma encomenda extra antes de um evento—, Nova encomenda.

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1. 1
   O armazém e o fornecedor (mudá-lo retira as linhas).
2. 2
   O que esse fornecedor fornece, com o último preço.
3. 3
   A quantidade, na unidade do artigo.
4. 4
   A entrega: a próxima possível do fornecedor, se não escolher outra; e as notas para o email.
5. 5
   Criar rascunho: guarda-se com número; depois aprova-se como uma proposta.

#Receber a mercadoria

Quando o distribuidor chega, a sua guia recebe-se em Receção. No topo está o que se espera (as encomendas enviadas ou recebidas em parte, por data de entrega) e, por baixo, as guias já registadas, com o estado e se estão faturadas.

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1. 1
   Receber uma encomenda ou uma Guia sem encomenda (uma compra no mercado, um envio que não foi encomendado).
2. 2
   Os filtros das guias: rascunhos, confirmadas, anuladas, por faturar e o fornecedor.
3. 3
   Por receber: cada encomenda com a entrega (a vermelho, atrasada) e o estado.
4. 4
   Receber essa encomenda.

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1. 1
   A encomenda que se recebe, o fornecedor e o armazém.
2. 2
   O número da guia do fornecedor (não se repete) e a data.
3. 3
   Tudo o encomendado ou Nada, e algo que não foi encomendado.
4. 4
   Cada linha: o que chega e o preço; nos perecíveis, o lote e a validade.
5. 5
   Outro lote: o mesmo artigo com outro lote.
6. 6
   Confirmar a receção: entra no stock.

• Um preço diferente do encomendado é aceite e fica assinalado na guia: é o que será preciso verificar quando chegar a fatura.
• Não é aceite um perecível sem lote nem validade, nem algo que chega já fora de validade.
• Devolver ao fornecedor o que chegou em mau estado faz-se a partir da ficha da guia confirmada, enquanto não estiver faturada: sai do stock (do seu lote) e deixa de ser faturado.
• Guardar rascunho deixa a receção a meio, sem tocar no stock, para a terminar depois.

#As faturas de fornecedor

Cada fornecedor fatura à sua maneira: uma fatura por mês com todas as guias ou uma por guia. Em Faturas de fornecedor registam-se (lançam-se como dívida, com o vencimento) e pagam-se. A contabilidade faz sozinha o lançamento de cada fatura e de cada pagamento (ver Contabilidade).

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1. 1
   Por pagar, pagas em parte, pagas, vencidas e anuladas; e o fornecedor.
2. 2
   Registar fatura.
3. 3
   O faturado, o pendente de pagamento, o vencido e as que não batem certo com as guias.
4. 4
   As pendentes assinalam-se para pagar várias de uma vez.

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1. 1
   O fornecedor, com a sua forma de pagamento.
2. 2
   O número e a data da fatura e o seu vencimento (por omissão, o dos dias de pagamento do fornecedor).
3. 3
   Das guias ou com linhas (um serviço, algo sem guia).
4. 4
   As suas guias por faturar: assinalam-se as que a fatura agrupa (Todos ou Nenhum).
5. 5
   Registar fatura.

A fatura calcula-se a partir das guias: o recebido menos o devolvido, ao seu preço, por família de compra e taxa de IVA (a família decide a conta de gasto na contabilidade: alimentação, bebidas, limpeza…). Uma fatura é de um só hotel.

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1. 1
   O que somam as guias selecionadas: base + IVA.
2. 2
   A base e o IVA da fatura, por cada taxa de IVA das suas guias.
3. 3
   Usar o calculado volta ao das guias.

Como se paga. Depende da forma de pagamento do fornecedor:

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1. 1
   As faturas selecionadas e o que somam.
2. 2
   Data, forma e referência do pagamento.
3. 3
   Pagar.

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1. 1
   Pagá-la a partir da sua ficha.
2. 2
   A discriminação por IVA, como o fornecedor a emitiu.
3. 3
   Repartida por família de compra: o que a contabilidade leva a cada conta de gasto.

#O stock

Stock é o que há em cada armazém, artigo a artigo. O stock não se escreve: é a soma dos movimentos (o que entra com as guias e o que sai com as vendas, os consumos, as transferências e as quebras), e corrige-se com os inventários.

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1. 1
   Procurar por nome, código ou código de barras.
2. 2
   Movimento: transferência, quebra, consumo interno ou repor.
3. 3
   Com existências, abaixo do mínimo, abaixo do ponto de encomenda, em negativo, a expirar em 3 dias ou sem existências.
4. 4
   O armazém e a família.
5. 5
   Cada linha, um artigo num armazém: quantidade, mínimo / ponto de encomenda / objetivo, o que está encomendado, a validade mais próxima, o custo médio, o valor e o estado. Clique nela para a ficha do artigo.

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1. 1
   O código, a família, a unidade, o formato, o IVA e se é perecível (com os seus dias de vida).
2. 2
   Uma quebra ou uma transferência deste artigo.
3. 3
   Stock, movimentos, fornecedores e preços, onde se usa e os seus dados.
4. 4
   Cada armazém: quantidade, custo médio, último custo, consumo diário e os dias que cobre, os seus parâmetros e o pendente.
5. 5
   Parâmetros: mínimo, ponto de encomenda e objetivo deste armazém.
6. 6
   Os seus lotes, com a validade, o que resta e o custo de entrada. Um lote abre a sua rastreabilidade.