OCA PMS · o PMS da cadea

OCA PMS é o programa de xestión hoteleira (un PMS, o programa co que traballa cada hotel: reservas, recepción, facturación…) que se está a preparar para OCA Hotels. Reúne nun só sitio a recepción e o planning, as reservas, as facturas, os cobros e as caixas, os pisos, a restauración, as compras e o almacén, os informes de dirección e a administración, para todos os establecementos da cadea.

Este capítulo é o punto de partida: que é esta demostración, como se entra, como é a pantalla e onde atopar axuda. O que conta serve en todas as seccións.

#Que é esta demo

O que tes diante é unha demostración, e nótase en catro cousas:

• É unha proposta para OCA Hotels, con datos inventados. As dúas sociedades de exemplo, os seus catro establecementos (do 101, «OCA Gran Hotel Atlántico», ao 202), os usuarios, as reservas cos seus hóspedes, as facturas, os cobros e todo o demais invéntaos un xerador. Ningún dato sae de OfiCloud nin de OCA CRM.
• A demo sempre empeza «hoxe». As datas son relativas ao día en que se xeran os datos. A demo publicada volve aos seus datos iniciais cada mañá ás 08:00 (hora de Madrid): proba o que queiras, porque o que cambies durante o día pérdese entón.
• As integracións son simuladas. O motor de reservas e o channel manager (o que reparte a dispoñibilidade entre as canles de venda), SES.HOSPEDAJES, o INE, a Axencia Tributaria (Verifactu e SII), as enquisas, a pasarela de pagamento, o datáfono, as pechaduras e a contabilidade (a3innuva) imitan o servizo real, pero non se conectan a el. Os correos van a unha caixa de captura e non saen a internet. O administrador pode poñer en marcha, en Configuración → Conectores e colas, a actividade simulada de cada hotel: reservas da canle inventadas que van entrando soas e camareiras que van limpando habitacións durante o día, para ver a demo en movemento. As respostas ás enquisas tamén chegan soas.
• Sempre o verás indicado: o distintivo DEMO · datos ficticios acompaña o título de cada pantalla.

A demo medra por entregas. Cada unha chega cos seus datos ficticios, a súa axuda e os seus capítulos deste manual nos catro idiomas. Xa están dispoñibles D0, D1, D2, D3 e D4, con todas as seccións; só queda D5, a presentación:

#Entrar na demo

OCA PMS úsase desde o navegador, no ordenador ou nunha tableta, sen instalar nada. Cada persoa entra co seu propio usuario, porque o que ve depende do seu posto: os seus hoteis e o que permite o seu perfil de acceso. Na demo non fai falta pedir un usuario: a pantalla de acceso ofrece unha conta de demostración por posto e éntrase cun clic.

123456

1. 1
   O distintivo DEMO · datos ficticios: todo o que vas ver é inventado.
2. 2
   Que é OCA PMS e que é esta demo: unha proposta para OCA Hotels con catro establecementos de exemplo, en catro idiomas, que volve ao seu estado inicial cada mañá.
3. 3
   O teu correo e o teu contrasinal, se tes un usuario propio.
4. 4
   Entrar. Tamén vale premer Intro no contrasinal.
5. 5
   As contas de demostración, unha por posto: preme unha e entras con ese posto, sen escribir nada.
6. 6
   Idioma e modo claro ou escuro, xa desde aquí. Dentro pódense cambiar cando queiras.

As camareiras de pisos e as gobernantas teñen ademais a app de pisos, pensada para o móbil e a tableta: o mesmo enderezo da demo rematado en /pisos/ (mira Camareira de pisos e Gobernanta). Os camareiros teñen a app do TPV, para a tableta de cada punto de venda: o mesmo enderezo rematado en /tpv/ (mira Camareiro).

Na demo publicada, un aviso enriba do formulario lembra a que hora volven os datos ao seu estado inicial. Se o correo ou o contrasinal non son correctos, sae en vermello Usuario ou contrasinal non válidos.

#As partes da pantalla

Todas as seccións comparten a mesma estrutura: á esquerda, a barra lateral para moverte; arriba, a barra superior co que serve en calquera pantalla; debaixo, o contido da sección. Isto é o que ve o administrador nada máis entrar:

12345678

1. 1
   A barra lateral, coas seccións do teu posto. A que tes aberta vai resaltada.
2. 2
   Axuda e manual, fixo ao pé: este manual e as guías animadas.
3. 3
   O distintivo DEMO · datos ficticios. Ao deixar o rato enriba lembra que os datos volven ao seu estado inicial cada mañá.
4. 4
   O selector de hotel: todos os teus hoteis ou un só.
5. 5
   Axuda da pantalla na que estás, coas súas guías animadas (tamén con F1).
6. 6
   O idioma (castelán, galego, inglés ou portugués) e o tema: a lúa pasa ao modo escuro e o sol volve ao claro.
7. 7
   O teu menú de usuario, co teu nome e o teu acceso debaixo.
8. 8
   Unha ⓘ: explica de onde sae o que ten ao lado.

As seccións están agrupadas como no día a día dun hotel, cunha liña entre cada grupo:

Se a xanela é mediana (unha tableta, un portátil pequeno), a barra lateral estréitase e amosa só as iconas; ao deixar o rato enriba dunha, sae o seu nome. Nunha pantalla estreita escóndese detrás do botón de menú.

Xunto a cada indicador e a cada bloque hai unha ⓘ 8. Ao premela ábrese unha nota en tres partes: Que amosa, Como se calcula e Como lelo. Se unha cifra che sorprende, empeza pola súa ⓘ: case sempre a resposta está aí. Péchase con Esc ou premendo fóra.

O teu menú de usuario 7 ten tres opcións: Perfil (o teu posto, o teu acceso, cantos hoteis ves e, outra vez, o idioma e o tema, que pode seguir o do teu ordenador: Coma o sistema), Acerca de (a versión que está a funcionar, o resultado das súas probas e o recordatorio de que os datos son ficticios) e Pechar sesión.

#Escoller hotel e idioma

O selector de hotel decide de que hoteis ves os datos. Ao entrar amosa todos os teus hoteis (entre parénteses, cantos son); se escolles un, todas as seccións pasan a amosar só ese hotel ata que o volvas cambiar. Só saen os hoteis do teu usuario: o administrador ve os catro da cadea; a camareira de pisos, só o seu.

12

1. 1
   Todos os meus hoteis: todos á vez. Entre parénteses, cantos tes.
2. 2
   Cada establecemento, co seu código: 101 e 102 son hoteis; 201, unha pensión, e 202, uns apartamentos turísticos.

#A axuda: guías animadas e este manual

Hai dous tipos de axuda, sempre a man:

• A axuda da pantalla: o botón Axuda da barra superior ou a tecla F1, en calquera pantalla (tamén cunha ficha ou un diálogo abertos). Abre un panel á dereita que che di onde estás, leva ao seu capítulo deste manual e ofrece guías animadas: sobre capturas da propia demo, un punteiro vai ao sitio, resáltao e fai a acción mentres se explica cada paso; podes poñela en pausa, avanzar ou retroceder.
• Este manual, desde o menú Axuda e manual do pé da barra lateral: o capítulo da sección na que estás ou o manual completo, noutra lapela e no idioma que teñas na aplicación.

12345

1. 1
   Onde estás: para que serve a pantalla.
2. 2
   O seu capítulo neste manual, noutra lapela.
3. 3
   As guías desta pantalla (aquí, como ler o Panel); se aínda non ten, avísate.
4. 4
   As guías do que serve en toda a aplicación: preme unha para vela paso a paso.
5. 5
   Pecha o panel (tamén Esc ou premendo fóra).

1234

1. 1
   O capítulo da pantalla na que estás (aquí, o Panel).
2. 2
   O manual completo, desde a portada.
3. 3
   As guías animadas (o mesmo que Axuda ou F1).
4. 4
   O menú ábrese desde aquí.

#Cada posto ve o seu

OCA PMS ensina a cada persoa só o que lle toca. Compara a pantalla do administrador (a figura de As partes da pantalla) coa da camareira de pisos:

1234

1. 1
   Unha soa sección, Pisos: a do seu traballo.
2. 2
   Un só hotel: o 101, onde traballa.
3. 3
   As súas lapelas, en consulta; sen Configuración, que é da gobernanta. Para o seu traballo diario usa a app de pisos no móbil.
4. 4
   O seu posto, debaixo do seu nome.

• As seccións. O perfil de acceso de cada posto decide que seccións saen na barra lateral. O administrador ve todas, tamén Configuración e Usuarios; a camareira de pisos, só Pisos.
• Os hoteis. Cada usuario ve só os seus: os demais non existen para el, nin nas listaxes nin nos totais.
• O que se ve e se fai dentro de cada sección. Hai permisos que non son seccións: ver importes, ver datos persoais dos hóspedes, descargar listaxes, ver os datos técnicos, cambiar a data de traballo dun hotel, crear, modificar ou anular reservas, asignar e mover habitacións ou bloquealas.
• Non abonda con agochar un botón: a base de datos aplica os mesmos permisos a cada consulta e a cada operación.

Estas son as contas da demo e o que ve cada unha:

#Acerca dos datos

O administrador ten en Configuración a lapela Acerca dos datos, que explica con detalle o que este capítulo conta ao principio: de onde saen os datos da demo, como son os catro establecementos, cando volven ao seu estado inicial e que integracións están simuladas.

123

1. 1
   A lapela Acerca dos datos.
2. 2
   Que é inventado, desde cando contan as datas, a que hora volve todo ao seu estado inicial e que integracións son simuladas.
3. 3
   Cada cambio queda no rexistro de eventos, que non se pode modificar nin borrar.

Xunto a ela están Acerca de (a versión que está a funcionar e o resultado das súas probas), Rexistro de eventos (cada cambio, co que pasou, cando e quen) e Conectores e colas (as integracións simuladas e as mensaxes que agardan a súa quenda). Calquera usuario ve a versión e o recordatorio de que os datos son ficticios en Acerca de, dentro do seu menú de usuario.

O Panel é a pantalla coa que se entra en OCA PMS (agás os postos que só traballan en Pisos ou no TPV). Resume nunha soa pantalla como está hoxe a cadea —ou o hotel que escollas no selector de hotel da barra superior— e leva á ficha de cada establecemento. Todas as cifras calcúlaas a base de datos no momento, só cos hoteis aos que tes acceso, e cada unha leva a súa ⓘ co que amosa, como se calcula e como lela.

#A cadea dunha ollada

12345678

1. 1
   De que hoteis é o Panel: todos os teus ou o que escollas.
2. 2
   Hoxe na demo: a data, o recordatorio de que os datos son ficticios e cando se xeraron.
3. 3
   Ocupación de hoxe (as habitacións desta noite): a porcentaxe e, debaixo, cantas habitacións de cantas.
4. 4
   Chegadas e saídas de hoxe, coas que aínda están pendentes, e as habitacións na casa con cantas persoas hai aloxadas.
5. 5
   Produción: o vendido para esta noite, con IVE (só co permiso Importes).
6. 6
   O bloque Dirección: onte, o mes en curso e a carteira dos próximos 30 días, sen IVE (cos permisos Informes e Importes).
7. 7
   A cadea: establecementos, unidades, prazas e sociedades.
8. 8
   Os teus hoteis, coa súa data de traballo e o seu réxime fiscal: preme un para abrir a súa ficha.

De arriba abaixo:

• Hoxe na demo: a data de hoxe, que a demo ten datos ficticios que volven ao seu estado inicial cada mañá, e a que hora se xeraron os de hoxe.
• O día de hoxe: cinco indicadores do que pasa hoxe nos hoteis que ves (mira O día de hoxe).
• Dirección: como foi onte, como vai o mes e o que xa está reservado para os próximos 30 días, fronte ao ano pasado e ao orzamento (mira O bloque Dirección). Só o ve quen ten os informes de dirección.
• A cadea: Establecementos, Unidades (habitacións ou apartamentos que se venden), Prazas (persoas que caben en camas fixas) e Sociedades (as empresas que facturan, co seu réxime: SII ou Verifactu).
• Os teus hoteis: unha tarxeta por establecemento, co seu tipo, o seu concello, as súas unidades, o seu réxime fiscal e a súa data de traballo. Se un hotel segue coa data de onte, aínda non fixo o seu peche diario. Preme unha tarxeta para abrir a súa ficha, ou Ver todos para ir a Hoteis.
• A demo por entregas, ao final: o que trae cada entrega da demo e cales están xa dispoñibles ou en curso.

#O día de hoxe

«Hoxe», para cada hotel, é a súa data de traballo: o día que ten aberto, que normalmente avanza o peche diario. Os indicadores suman o día de cada hotel que ves. Cun só hotel escollido no selector, son as cifras dese hotel; o Planning ensina as mesmas, hotel a hotel, enriba da grella, e Recepción, co detalle de cada chegada e cada saída.

1

1. 1
   Que amosa, como se calcula e como lelo. Péchase con Esc ou premendo fóra.

#O bloque Dirección

Debaixo do día de hoxe, quen ten a sección Informes e o permiso Importes ve o bloque Dirección: un resumo do Panel de dirección en tres columnas. Todos os importes van sen IVE (o que de verdade queda para o hotel) e sen a taxa turística.

1234

1. 1
   Onte, o último día pechado: ocupación, ADR e produción.
2. 2
   Cada cifra, fronte ao ano pasado (AP) e ao orzamento (Orz.): en verde se vai mellor e en vermello se vai peor. A ⓘ explica como se calcula.
3. 3
   Os próximos 30 días: o xa reservado fronte ao que había a estas alturas o ano pasado (STLY) e o reservado na última semana (pickup).
4. 4
   Ver os informes abre o panel de dirección completo.

• Onte é o último día que pechou o hotel (con varios hoteis, a suma dos días pechados de todos). Compárase co mesmo día da semana do ano pasado (364 días antes) e co orzamento do mes repartido entre os seus días.
• O mes suma os días pechados do mes en curso e compáraos cos mesmos días do ano pasado e coa parte do orzamento que lles corresponde a eses días.
• Próximos 30 días é a carteira (en inglés, on the books): as habitacións-noite xa vendidas para as próximas 30 noites. STLY (same time last year) é o que había reservado o ano pasado a estas alturas para as mesmas noites; o pickup de 7 días, o reservado (menos o anulado) na última semana.
• As variacións da ocupación van en puntos (p. p.): dun 64 % a un 68 % son 4 puntos.

#Que ve cada posto

O Panel de cada persoa conta só os seus hoteis: o de recepción, o 101; o da gobernanta, o 101 e o 102; o de dirección, os catro. A Produción só sae co permiso Importes, e o bloque Dirección, cos informes de dirección (dirección, administración e xefe de recepción).

123

1. 1
   Os seus dous hoteis.
2. 2
   Catro indicadores do día: sen Importes, non hai produción.
3. 3
   Unha soa sociedade: a dos seus dous hoteis.

Recepción é a pantalla do mostrador: ensina o día do hotel —quen ten que chegar, quen ten que irse e quen está aloxado— e desde ela faise todo o que pasa no mostrador: o check-in (a entrada do hóspede, co rexistro dos seus datos), o check-out (a saída, coa súa conta facturada e cobrada) e, ao rematar a xornada, o peche do día.

Recepción traballa sempre con un hotel e coa súa data de traballo: o día que ese hotel ten aberto, que non ten por que ser o do calendario (despois da medianoite, o hotel segue no día anterior ata que se pecha). Se no selector da barra superior ves todos os teus hoteis, a pantalla pídeche que escollas un.

#O día do hotel

12345678

1. 1
   A data de traballo do hotel: o día co que se traballa.
2. 2
   Buscar por habitación, titular ou localizador nas tres listas.
3. 3
   Actualizar e o punto verde do tempo real: o que fan os demais aparece só.
4. 4
   O peche do día.
5. 5
   Os indicadores do día, cada un coa súa ⓘ; o último, Chegadas listas: cantas chegadas teñen xa a súa habitación limpa.
6. 6
   As tres listas: chegadas, saídas e na casa, con cantas habitacións ten cada unha.
7. 7
   Cada habitación reservada: o número e o tipo, o titular, a reserva, o seu estado, a hora de chegada prevista, se a habitación está lista (limpa), o que hai que preparar, os hóspedes rexistrados e o saldo da súa conta. Prémea para abrir a reserva.
8. 8
   A acción que toca (Check-in, Check-out ou Conta) e Máis accións: abrir a reserva, ver a conta, a saída anticipada ou desfacer.

• Chegadas: as habitacións que entran hoxe. As que xa fixeron o check-in quedan na lista, como Dentro, coa hora á que entraron.
• Saídas: as que se van hoxe e tamén as atrasadas (as que tiñan que saír antes e seguen na casa), porque impiden pechar o día. As que xa se foron quedan como Saída feita.
• Na casa: o resto de habitacións con hóspedes aloxados, co día en que se van.

Unha reserva con varias habitacións sae unha vez por habitación: cada unha entra e sae pola súa conta. Cando entra unha reserva nova da canle (Booking.com, Expedia…), un aviso dio ao momento.

#O check-in

O check-in é a entrada do hóspede: dáselle a habitación e rexístranse os datos que a lei lle pide a todo aloxamento. Só se fai o día de chegada (a data de traballo do hotel) e cunha habitación asignada; se non a ten, escóllese no mesmo check-in, entre as que están libres toda a estadía.

12345678

1. 1
   A reserva: localizador, titular, estadía, tipo e ocupación.
2. 2
   A habitación: a asignada ou, se non ten, a que escollas. Cambiar de habitación ensina as libres toda a estadía.
3. 3
   Buscar unha ficha por documento ou nome: se o hóspede xa estivo, os seus datos énchense sós.
4. 4
   O titular, que asina a folla de rexistro, co que xa se sabe del pola súa reserva ou a súa ficha; o que falte (o documento, a súa data de expedición…) complétase aquí.
5. 5
   Nacionalidade (co globo, dunha lista) e sexo.
6. 6
   Contacto e enderezo, que non son obrigatorios.
7. 7
   Un bloque por hóspede; engádense ou quítanse segundo quen veña.
8. 8
   Facer o check-in, cando os datos están completos. Á esquerda, cantos hóspedes teñen xa os seus datos.

123

1. 1
   A idade, calculada coa data de nacemento.
2. 2
   Con menos de 14 anos, o documento non é obrigatorio.
3. 3
   O parentesco co adulto que o acompaña, obrigatorio para os menores.

1

1. 1
   Desfacer o check-in, co seu permiso.

#Protección de datos e SES no check-in

Debaixo dos hóspedes, o check-in ten dous bloques máis: a protección de datos (o que hai que dicirlle ao hóspede ao recoller os seus datos e o que consente) e o que se comunica desa reserva a SES.HOSPEDAJES.

1234

1. 1
   A información de protección de datos do hotel, no idioma da reserva, coa súa versión.
2. 2
   Ler o texto despregao enteiro, para lerllo ou ensinarllo ao hóspede.
3. 3
   Por cada hóspede de 14 anos ou máis, se acepta publicidade e a enquisa de satisfacción: veñen como os ten a súa ficha.
4. 4
   A reserva, xa comunicada (co seu estado e o seu código de SES), e o parte de viaxeiros, que sairá ao facer o check-in.

• A información. O RGPD obriga a dicirlle ao hóspede, ao recoller os seus datos, quen os trata, para que, canto tempo e como exercer os seus dereitos. O texto é o do hotel (ou o da súa sociedade), no idioma da reserva; se non o hai nese idioma, en castelán. Cámbiase en Obrigas legais.
• Os consentimentos. Sen nada rexistrado, o hóspede non recibe publicidade e si a enquisa (por interese lexítimo). Se no mostrador di outra cousa, cambia a súa marca: ao facer o check-in anótase só o que cambia, coa versión vixente do texto, e queda no historial da súa ficha (mira Clientes).
• SES.HOSPEDAJES. A reserva comunicouse ao confirmarse; o parte de viaxeiros sae no seguinte lote ao facer o check-in, con 24 horas de prazo. Se volve cun erro, corríxese en Obrigas legais.

1

1. 1
   Como vai o seu parte de viaxeiros: pendente, enviado, aceptado ou con erro (e se vai fóra de prazo).

Nas listas de Na casa e das que xa entraron, cada habitación di como vai o seu parte; na ficha da reserva, o bloque SES.HOSPEDAJES do seu resumo ensina a reserva e o parte de cada habitación.

#Check-in só en habitacións limpas

Recepción ve en cada chegada se a súa habitación está lista: limpa (e revisada, se o hotel revisa) segundo Pisos. Nos hoteis que o teñen configurado así —na demo, o 101 e os apartamentos 202—, só se pode facer o check-in nunha habitación limpa: impídeo a propia base de datos. A lista avísao («Habitación por limpar: aínda non se pode entrar») e o check-in tamén, con dúas saídas: escoller outra habitación limpa con Cambiar de habitación ou, se a habitación está lista e pisos aínda non o marcou, Cambiar a limpeza.

123

1. 1
   A habitación asignada e a súa limpeza: aquí, por limpar.
2. 2
   Escoller outra habitación, entre as libres e limpas.
3. 3
   Ou marcala limpa, se de verdade o está.

Nos hoteis que non o esixen, o check-in nunha habitación sen limpar pódese facer, co aviso. Na lista de chegadas, cada habitación di tamén o que hai que preparar nela (un berce, unha cama supletoria…); Máis accións → Servizos da habitación cámbiaos.

Unha ficha por persoa. Cada hóspede rexistrado ten a súa ficha de cliente, que se recoñece polo seu documento: se alguén volve, ao buscalo polo seu documento ou o seu nome énchense os seus datos e a súa ficha reutilízase (e complétase se falta algo), en lugar de crear outra. E se o titular da reserva xa tiña unha ficha sen documento (a da alta da reserva), o check-in complétaa co que se rexistra. Así, cada cliente ten unha soa ficha con todas as súas estadías (mira Clientes).

#As chaves con PIN

Os apartamentos 202 teñen pechaduras con código: ao facer o check-in, OCA PMS pídelle á pechadura un PIN de seis cifras para a porta desa habitación, válido ata o día de saída. O código aparece na pantalla do check-in en canto chega e, despois, xunto á habitación nas listas de recepción, para darllo ao hóspede. Na demo a pechadura está simulada.

12

1. 1
   Cada habitación na casa co seu PIN (o código da porta, coa icona da chave) e cantos hóspedes están rexistrados.
2. 2
   Na casa, a acción principal é a conta.

#O check-out

O check-out é a saída do hóspede. Antes de dala, todo o que se lle cargou ten que estar facturado e, nos hoteis que o esixen (todos os da demo), cobrado. O check-out ensina a conta da reserva con eses pasos marcados ao pé.

12345678

1. 1
   Os totais da conta: sen facturar, facturado, cobrado, anticipos e o saldo.
2. 2
   Anotar cargo: un extra (minibar, lavandaría, aparcadoiro…) antes de facturar.
3. 3
   Cobrar: o facturado ou, se aínda non hai factura, a conta.
4. 4
   Facturar o pendente.
5. 5
   Os cargos da reserva: a noite, a taxa turística, os extras.
6. 6
   As facturas e, máis abaixo, os cobros e anticipos (un anticipo aplícase só á factura).
7. 7
   Os pasos que faltan: facturar e cobrar; cun círculo baleiro, pendente.
8. 8
   Dar a saída: a base de datos rexéitaa se falta algún paso.

• Facturar a crédito. Se a estadía se lle factura a unha axencia ou empresa con crédito, a factura non se cobra no mostrador: queda pendente ata o seu vencemento e non impide dar a saída.
• Varias habitacións. Factúrase o da habitación que sae e o común da reserva; as demais seguen na casa e saen pola súa conta (a reserva queda como Saída parcial ata que sae a última).
• Saída anticipada. Se o hóspede se vai antes da súa data, Máis accións → Saída anticipada… abre o mesmo check-out cun aviso que hai que confirmar marcando a caixa: ao dar a saída acúrtanse a estadía e o seu prezo (as noites que non se usan desaparecen da reserva).

12

1. 1
   A data de saída prevista e o que pasará: a estadía e o seu prezo acúrtanse.
2. 2
   A caixa para confirmalo.

#Desfacer unha entrada ou unha saída

Se un check-in ou unha saída se fixeron por erro, Máis accións ofrece Desfacer o check-in (o mesmo día de chegada) ou Desfacer a saída (o mesmo día de saída), sempre antes do peche do día e cun motivo, que queda no historial da reserva. Ao desfacer o check-in, a habitación volve estar por chegar e bórrase o rexistro dos seus hóspedes; ao desfacer a saída, volve estar na casa. Pódeo facer quen ten o permiso Desfacer entradas e saídas (recepción, xefe de recepción e dirección).

#O peche do día

O peche do día (noutros programas, a «auditoría nocturna») remata a xornada do hotel: carga na conta de cada habitación na casa a noite que vai durmir, garda a foto do día e pasa a data de traballo ao día seguinte. Ábrese con Peche do día, arriba á dereita, e ensina primeiro o que falta e o que vai facer.

12345

1. 1
   O hotel e o día que se pecha (a súa data de traballo).
2. 2
   Saídas sen facer: mentres quede algunha, o día non se pode pechar.
3. 3
   O check-out de cada unha, desde aquí mesmo.
4. 4
   O que impide pechar, resumido.
5. 5
   Pechar o día, desactivado ata que non falte nada.

1234

1. 1
   As chegadas que non viñeron márcanse como no show ao pechar; se algunha vai chegar aínda, fai o seu check-in antes.
2. 2
   O que fará: cargar as noites (co seu importe), anular as provisionais caducadas, marcar os no shows, gardar a foto do día e avanzar a data.
3. 3
   As caixas abertas péchanse en Cobros e caixas; non impiden pechar o día.
4. 4
   O último peche: cando e quen.

Que fai o peche, todo nunha soa operación (ou todo, ou nada):

1. No shows: as chegadas de hoxe que non fixeron o check-in pasan a no show, se o confirmas co interruptor (nos apartamentos 202, que o teñen configurado así, o peche márcaos só). Sen confirmalo, esas chegadas impiden pechar.
2. Provisionais caducadas: as reservas provisionais cuxa data de «provisional ata» xa pasou anúlanse.
3. A noite: cada habitación na casa recibe na súa conta o cargo de aloxamento desa noite, ao prezo da súa reserva.
4. A taxa turística, nos hoteis que a cobran: na demo, a pensión 201 de Santiago, un euro por adulto e noite, as cinco primeiras noites, máis o seu IVE do 10 % (1,10 €): a taxa forma parte da base impoñible do aloxamento (DGT, consulta vinculante V0507-26).
5. A foto do día (mira a nota de abaixo) e a foto da carteira para os informes de dirección.
6. Pisos: as habitacións ocupadas quedan por limpar para mañá, as tarefas que non se fixeron péchanse e, nos hoteis co plan automático, déixase feito e repartido o plan de limpeza do día seguinte.
7. A nova data de traballo: a do día seguinte; e o informe do día sae por correo a quen o recibe.

Repetir un peche non duplica nada: cada noite cárgase unha soa vez. Os apartamentos 202 pechan sós, ás 03:00, co peche automático da súa ficha (mira Hoteis).

#Que pode facer cada posto

O planning é o cadro dun hotel coas habitacións en filas e os días en columnas: cada reserva é unha barra que vai do día de chegada ao de saída na fila da súa habitación. Dunha ollada vese que está ocupado e que libre, quen chega e quen se vai, que reservas non teñen aínda habitación e que habitacións están fóra de venda. E trabállase sobre el: asignar e cambiar habitacións arrastrando as barras, mover unha estadía a outras datas, crear unha reserva nunha noite libre ou bloquear unha habitación avariada.

As reservas son as mesmas de Reservas: ao premer unha barra ábrese a súa ficha.

#A grella

O planning ensina un hotel: o escollido no selector de hotel da barra superior ou, se ves todos, o primeiro dos teus (cámbiase co selector propio do planning). Ao abrilo empeza por onte e ensina dúas semanas.

12345678

1. 1
   O hotel e as datas: días antes, Hoxe (volve á data de traballo), días despois e o calendario para saltar a unha data.
2. 2
   Cantos días se ven: 7, 14 ou 30.
3. 3
   Buscar unha reserva polo seu localizador ou polo titular.
4. 4
   O día de hoxe do hotel: chegadas, saídas, habitacións na casa, ocupación e bloqueadas, coa súa ⓘ.
5. 5
   Colorear por estado ou por canle, filtrar e agrupar, a lenda, actualizar e o punto verde do tempo real.
6. 6
   Sen asignar: as habitacións reservadas que aínda non teñen habitación, as chegadas primeiro.
7. 7
   Libres: cantas habitacións quedan á venda cada noite; na cabeceira de cada tipo, as dese tipo.
8. 8
   Os días, con hoxe resaltado; as fins de semana, un pouco máis escuras.

• As barras. Unha estadía empeza a metade do día de chegada e acaba a metade do de saída, como en calquera planning de hotel: así, o día que unha reserva sae e outra entra, as dúas caben na mesma habitación. Cada barra leva o titular, a ocupación (2+1: dous adultos e un neno) e o réxime; unha icona de nota se ten observacións e unha frecha se a estadía cambia de habitación a metade. Ao deixar o rato enriba sae o detalle: localizador, estado, canle, noites, axencia…
• As cores son as do estado (Provisional, Confirmada, Na casa ou Saída) ou, se o escolles, as da canle (Booking.com, Expedia, web propia, teléfono, empresa…). Os bloqueos van raiados en vermello, co seu motivo.
• Xunto ao número de cada habitación, un punto de cor coa súa limpeza, segundo Pisos: laranxa, por limpar; azul, en limpeza; verde azulado, por revisar; verde, limpa. Unha chave inglesa vermella avisa dunha avaría aberta. E unha frecha verde marca que chega alguén hoxe e unha ámbar que sae; en gris, xa feito. A limpeza cambia soa cando unha camareira remata ou a gobernanta revisa.
• Por tipos. As habitacións van agrupadas por tipo; a cabeceira de cada tipo, co seu código, o seu nome e cantas habitacións ten, prégase cun clic e leva as libres dese tipo. Ao premer o número dunha habitación sae a súa ficha breve: tipo, planta, camas e características.
• Os días dun hotel de tempada que está pechado saen sombreados, cun cadeado na cabeceira e sen libres.

12345

1. 1
   As cores de cada estado (ou de cada canle).
2. 2
   Bloqueo, hoxe, hotel pechado e fin de semana.
3. 3
   A limpeza das habitacións e as avarías abertas.
4. 4
   As iconas das barras e das habitacións.
5. 5
   O que podes facer co teu posto.

1

1. 1
   Os días co hotel pechado, sombreados e con 0 libres: non se pode reservar nin asignar.

#Moverse polas datas e buscar

• As frechas avanzan ou retroceden unha semana (dúas, a 30 días); Hoxe volve á data de traballo do hotel, e o calendario (as datas que se ven) salta a calquera día. A grella desprázase coa roda do rato ou o panel táctil, en vertical e en horizontal.
• 7, 14 ou 30 días: a 30 vese o mes enteiro, coas barras máis estreitas. O planning lembra a túa escolla (e a cor e a agrupación) para a próxima vez.
• Buscar: escribe un localizador ou parte do nome do titular. Mentres escribes, resáltanse as barras que coinciden e as demais atenúanse; ao premer Intro, a grella vai á primeira. Se a reserva non está nas datas que ves, o planning búscaa en todo o hotel e salta á súa chegada.

12

1. 1
   O localizador buscado (a ✕ borra a busca).
2. 2
   A súa barra, resaltada en laranxa; as demais, atenuadas.

O botón do funil (Filtrar e agrupar) deixa ver só algúns tipos de habitación ou algunhas plantas —útil para preparar unha planta enteira ou para ver só as suites— e quitar a agrupación por tipo. Con filtros postos, o botón leva un número; Quitar os filtros volve ensinalo todo.

#Asignar e cambiar de habitación

Asignar é decidir en que habitación concreta dorme unha reserva. No planning faise arrastrando:

• Da franxa Sen asignar a unha habitación libre: a reserva asígnase a esa habitación.
• Unha barra a outra fila: a reserva cambia de habitación (co hóspede na casa, desde hoxe: as noites xa dormidas quedan onde estaban).
• Unha barra á franxa Sen asignar: a reserva queda sen habitación.

Mentres arrastras, o destino ilumínase cunha sombra: turquesa se a reserva cabe, coa habitación e as datas, e vermella se non, co motivo: A 214 está ocupada esas noites, A 214 está bloqueada esas noites, Na 214 non caben 3 persoas ou Non se pode mover a datas pasadas. Se soltas en vermello, non pasa nada. A sombra é un aviso: quen decide é a base de datos, que o volve comprobar todo ao soltar —capacidade, bloqueos e que ninguén ocupase esa habitación un segundo antes— e, se algo non cadra, dio e non cambia nada.

Sen arrastrar pódese facer o mesmo, co teclado, cun lector de pantalla ou no móbil: o botón dereito sobre unha barra (ou unha pulsación longa no móbil, ou a acción Cambiar de habitación… do lector de pantalla) abre o seu menú. O mesmo menú ofrece o check-in o día de chegada e o check-out o día de saída, que abren os de Recepción.

123

1. 1
   A ficha da reserva (tamén cun clic na barra).
2. 2
   O check-out, porque sae hoxe (o día de chegada, o check-in).
3. 3
   Escoller a habitación dunha lista. Antes de chegar, o menú ofrece tamén Deixar sen habitación.

12

1. 1
   Só as libres esas noites e con sitio para a ocupación.
2. 2
   Primeiro, as do tipo reservado. Ao premer unha, asígnase.

#Cambiar as datas arrastrando

Se arrastras unha barra en horizontal, ademais da habitación cambian as datas: a reserva conserva as súas noites e empeza o día onde a soltes. Antes de facelo, o planning pregunta Cambiar as datas da reserva?, coas datas de Antes e de Despois e a habitación de destino; Cambiar as datas confírmao e Cancelar déixao todo como estaba. É o mesmo que Modificar na ficha da reserva: compróbase a dispoñibilidade das noites novas, o prezo axústase coa regra de recálculo do hotel (mira Modificar e confirmar) e o cambio queda no ciclo de vida.

Só se cambian así as datas de reservas de unha habitación que aínda non chegaron, e cómpre o permiso Modificar reservas. Co hóspede na casa ou con varias habitacións, a barra só se move en vertical (de habitación).

#Nova reserva desde unha noite libre

Un clic nunha noite libre dunha habitación abre o seu menú (co que permita o teu posto): Nova reserva nesta habitación abre a alta de Reservas co hotel, o tipo desa habitación e esa noite como chegada; ao creala, a reserva asígnase a esa habitación. Se ao final a reserva non cabe nela (outras datas, máis persoas), créase igualmente e queda en Sen asignar, cun aviso que di por que.

12

1. 1
   Nova reserva nesa habitación, desde esa noite.
2. 2
   Bloquear a habitación desde esa noite.

1234

1. 1
   A primeira noite bloqueada e o día en que volve estar á venda.
2. 2
   O motivo.
3. 3
   Unha nota para o resto do equipo.
4. 4
   Bloquea.

#Bloquear e desbloquear habitacións

Unha habitación bloqueada está fóra de venda unhas noites: por unha avaría, por obras, por unha limpeza a fondo ou porque se usa para outra cousa. Mentres dura, non se pode asignar a ningunha reserva nin conta nas libres. Non se pode bloquear unha noite que xa ten unha reserva asignada: primeiro hai que cambiar esa reserva de habitación.

12

1. 1
   Motivo, datas, noites e nota do bloqueo.
2. 2
   Quitar o bloqueo: pide confirmación (Si, quitalo) e a habitación volve estar á venda.

Para desbloquear, preme o bloqueo na grella: ábrese co seu motivo, as súas datas e a súa nota. Quitar o bloqueo pide unha confirmación e a habitación volve á venda esas noites. Bloquear e quitar un bloqueo quedan no rexistro de eventos do hotel. Os bloqueos de cada hotel vense tamén na súa ficha, en O inventario.

#A limpeza das habitacións

Ao premer o número dunha habitación sae a súa ficha breve —tipo, planta, camas, características— coa súa limpeza e desde cando, as súas avarías abertas e, segundo o teu posto, Cambiar a limpeza… e Bloquear a habitación…. Cambiar a limpeza a man serve, por exemplo, para marcar limpa unha habitación que pisos preparou sen tarefa; poñela limpa pecha as súas tarefas abertas. Pode facelo a gobernanta e, para non parar un check-in, quen fai os check-in.

12

1. 1
   O seu tipo, planta, camas e características, e a súa limpeza coa hora desde a que está así (a mesma cor que o punto xunto ao seu número).
2. 2
   Cambiar a limpeza… (e, co seu permiso, bloqueala).

#Varias persoas á vez

O planning está en tempo real: se outra persoa asigna unha habitación, crea unha reserva, anúlaa ou bloquea unha habitación, a túa grella ponse ao día soa en menos dun segundo, sen premer nada. O punto verde xunto aos botóns indícao (En tempo real: os cambios doutros usuarios aparecen sós); se se perde a conexión, o punto apágase, e ao volver a grella recupera o que cambiou mentres tanto. Se estás a arrastrar unha barra cando chega un cambio, a grella agarda a que a soltes. O botón Actualizar recarga a man, e ao deixar o rato enriba di de que hora son os datos e canto tardou en debuxarse.

Que dúas persoas á vez intenten poñer dúas reservas na mesma habitación non é un problema: a base de datos só acepta a primeira, e á segunda dille que a habitación xa está ocupada.

#Que pode facer cada posto

1

1. 1
   A gobernanta bloquea habitacións, pero as reservas móvense desde recepción.

#No móbil

1234

1. 1
   Datas: semana anterior, hoxe, semana seguinte e calendario.
2. 2
   Buscar, cor, filtros, lenda, actualizar e tempo real, en iconas.
3. 3
   A franxa «Sen asignar».
4. 4
   Sete días, que se desprazan co dedo.

Nunha pantalla estreita o planning ensina sempre sete días e os botóns quedan en iconas. Para mover unha reserva, mantén premida a súa barra ata que se levante e arrástraa; ou, máis cómodo co dedo, abre a reserva e usa Cambiar de habitación na súa lapela Habitacións.

Unha reserva é o compromiso de aloxar alguén nun hotel unhas noites concretas: quen vén, cando chega e cando se vai, en que habitacións, con que réxime e a que prezo. A sección Reservas xúntaas todas: as que chegan soas desde Booking.com, Expedia ou a web propia e as que se dan de alta no hotel, por teléfono, no mostrador ou para unha empresa. Cada unha ten a súa ficha, con todo o que lle pasou desde que se creou.

Este capítulo explica que é cada dato dunha reserva, como atopala, que conta a súa ficha e como se fai cada operación. O Planning ensina as mesmas reservas habitación por habitación e día a día.

#Que é unha reserva

• Localizador: o código da reserva, por exemplo 101-00070831: o código do hotel e un número correlativo de oito cifras, sen ocos. É o que se lle dá ao cliente e o que se busca.
• Titular: a persoa a nome de quen está a reserva. Enlaza coa súa ficha de cliente.
• Estadía: a data de entrada e a de saída. As noites son as que hai entre as dúas: quen entra o día 7 e sae o 10 dorme tres noites (a do 7, a do 8 e a do 9).
• Habitacións: cantas e de que tipo (Individual, Dobre, Junior suite…), cada unha coa súa ocupación (adultos e nenos; os bebés van á parte, en berce) e, cando xa se sabe, a habitación concreta que ten asignada (a 214, a 305…).
• Réxime: o que inclúe o prezo ademais da habitación: Só aloxamento (SA), Aloxamento e almorzo (AD), Media pensión (MP: almorzo e unha comida), Pensión completa (PC) e Todo incluído (TI). Cada hotel ofrece os seus; o 101, por exemplo, SA, AD e MP.
• Tarifa: a lista de prezos coa que se vende: a pública, a de empresa, a de grupos, unha oferta… Mira As tarifas.
• Política de anulación: ata cantos días antes da chegada se pode anular gratis e que se cobra despois: nada, a primeira noite ou o importe total. As tarifas non reembolsables non teñen anulación gratuíta.
• Da canle ou directa: as reservas da canle entran soas desde Booking.com, Expedia ou a web propia a través do channel manager (o programa que reparte a dispoñibilidade do hotel entre as canles de venda; na demo, simulado) e traen o seu prezo e a comisión da canle. As directas créanse en OCA PMS (mostrador, teléfono, correo, empresa, axencia ou grupo) e o seu prezo calcúlao a base de datos coas tarifas do hotel.
• Importe: o que custa a estadía, con IVE: a suma do prezo de cada noite de cada habitación.

Cada reserva pasa por varios estados, que se ven nunha pastilla de cor na lista, na ficha e no planning:

#A lista de reservas

Ao abrir Reservas vense as que chegan nos próximos sete días nos teus hoteis (ou no que teñas escollido arriba, no selector de hotel). Enriba, o buscador e os filtros; debaixo, os indicadores e a lista.

12345678

1. 1
   O buscador: escribe parte do localizador, do nome do titular, do bono ou da referencia da canle. Busca mentres escribes.
2. 2
   Os atallos do día a día: Chegan hoxe, Saen hoxe, Na casa, Próximos 7 días, Creadas hoxe e Todas.
3. 3
   Outras datas: calquera período, escollido no calendario.
4. 4
   Que data conta para ese período: a de entrada, a de saída, a estadía ou a de creación.
5. 5
   Nova reserva: a alta dunha reserva directa (só se o teu posto pode crealas).
6. 6
   Filtros por estado e por canle: marca un ou varios; sen ningún marcado, saen todos.
7. 7
   Os indicadores do que estás a ver, cada un coa súa ⓘ.
8. 8
   Cada fila, unha reserva: localizador, hotel, titular, estadía, tipo e habitación asignada, persoas e réxime, canle ou axencia, estado e importe. Preme nela para abrir a súa ficha.

• Os atallos cambian as datas dun clic: Chegan hoxe e Saen hoxe miran a data de entrada ou a de saída; Na casa, as reservas nese estado que dormen hoxe no hotel; Próximos 7 días, as que chegan de hoxe a unha semana; Creadas hoxe, as que se deron de alta hoxe, pola canle ou no hotel; Todas quita o filtro de datas.
• O período e a súa data. Con Outras datas escolles un período, e o chip do lado decide que data ten que caer dentro: Entrada, Saída, Estadía (que a reserva teña algunha noite no período) ou Creación (o día da alta).
• Ata 500 filas. A lista ensina como moito 500 reservas; se hai máis, avísao enriba da lista («Vense as 500 primeiras de…») e convén afinar a busca. Os indicadores, en cambio, contan todas as que cumpren os filtros.
• Exportar. Co permiso Exportar, o botón Exportar CSV descarga a lista tal como a ves, para abrila nunha folla de cálculo.

1

1. 1
   Que amosa, como se calcula e como lelo.

1

1. 1
   A marcada é a que se usa.

#A ficha dunha reserva

Ao premer unha reserva ábrese a súa ficha nun panel á dereita. Arriba, o esencial e os botóns do que se pode facer con ela (segundo o seu estado e o teu posto); debaixo, as lapelas.

12345678

1. 1
   Localizador e hotel; debaixo, o titular, a estadía e a ocupación.
2. 2
   O estado da reserva.
3. 3
   As accións que permiten o seu estado e o teu posto. Co hóspede na casa, só Modificar (e só a saída).
4. 4
   As lapelas: Resumo, Habitacións, Conta (co permiso Importes), Comunicacións e Ciclo de vida (e Técnico, co permiso Datos técnicos).
5. 5
   As cifras da reserva: noites, habitación asignada (ou cantas habitacións ten), persoas e importe.
6. 6
   Estadía: datas, persoas, réxime e hora de chegada prevista.
7. 7
   Orixe e condicións: canle ou axencia (coa súa comisión), tarifa, política de anulación, referencia da canle, segmento, cando se creou e a comisión.
8. 8
   Titular: a súa ficha de cliente, nacionalidade, contacto, documento (oculto ata que premes o ollo) e idioma.

A lapela Habitacións ten unha tarxeta por habitación reservada: o seu tipo, as súas datas (con varias habitacións, cada unha pode ter as súas), ocupación, réxime, estado, a habitación asignada, os servizos que preparar (berce, cama supletoria, trona…) e o prezo de cada noite. A lapela Conta é a conta do hóspede (mira A conta da reserva) e Comunicacións, o que se lle enviou (mira As comunicacións co hóspede). A lapela Ciclo de vida conta todo o que lle pasou á reserva —a alta, as asignacións, os cambios, a entrada…—, coa data, a hora e quen o fixo, sacado do rexistro de eventos, que non se pode modificar nin borrar. Técnico ensina a reserva tal como a garda a base de datos.

1234

1. 1
   A habitación reservada (1.ª, 2.ª…) e o seu tipo; a ⓘ explica de onde sae o prezo.
2. 2
   Asignar ou cambiar a habitación.
3. 3
   A habitación asignada e desde cando ata cando.
4. 4
   Cada noite co seu prezo, con IVE.

12

1. 1
   Sae do rexistro de eventos permanente.
2. 2
   Cada paso, con cando e quen; desprégase para ver o detalle. O máis recente, arriba.

#A conta da reserva

A conta reúne o que se lle cobra á reserva e como vai o seu pagamento: os cargos (cada noite de aloxamento e a taxa turística, que pon o peche do día, e os extras que se anotan a man), as facturas emitidas e os cobros e anticipos. Vese na lapela Conta da ficha e no check-out de Recepción.

12345678

1. 1
   Os totais: sen facturar, facturado, cobrado, anticipos e o saldo, cada un coa súa ⓘ.
2. 2
   Anotar cargo: un extra co seu concepto, unidades e prezo con IVE.
3. 3
   Cobrar a conta: un anticipo, que se aplicará só á factura.
4. 4
   Facturar o pendente (ou só o marcado).
5. 5
   Cada cargo, coa súa data e o seu IVE; a caixa de verificación márcao para facturalo á parte ou movelo a outra habitación.
6. 6
   Anular un cargo sen facturar, con motivo: queda riscado.
7. 7
   As facturas da reserva, co pendente de cada unha, e os seus cobros e anticipos (o que queda a conta).
8. 8
   Devolver o que queda libre dun anticipo.

• Os importes levan o IVE incluído, como se vende en hostalería; a base e a cota calcúlaas a base de datos.
• Un cargo non se borra nin cambia de importe. Un sen facturar anúlase cun motivo (queda riscado e deixa de contar); un xa facturado só volve estar pendente se se rectifica a súa factura (mira Rectificar unha factura).
• Mover cargos a outra habitación na casa do mesmo hotel («cárgao á 214»): marca os cargos e preme Mover.
• Devolver un anticipo. O que queda libre dun anticipo (por exemplo, se o cliente se vai antes) devólvese con Devolver, pola mesma forma de pagamento coa que se cobrou (mira Cobros e caixas).
• Facturar e cobrar explícanse en Facturas e Cobros e caixas.

#Crear unha reserva directa

As reservas directas (mostrador, teléfono, correo, empresa, axencia ou grupo) dánse de alta con Nova reserva. Mentres enches a alta, a base de datos cotízaa: calcula o prezo de cada noite coas regras do hotel e dite cantas habitacións dese tipo quedan libres, antes de gardar nada.

12345678

1. 1
   As datas de entrada e saída (por defecto, hoxe e dúas noites).
2. 2
   Cada habitación: o tipo, os adultos e os nenos; á dereita, o seu prezo e cantas quedan libres dese tipo esas noites.
3. 3
   Outra habitación: engade outra á mesma reserva (cada unha co seu tipo e a súa ocupación).
4. 4
   Tarifa, réxime e canle (con empresa ou axencia, tamén cal). Só saen as tarifas que se venden no hotel.
5. 5
   Provisional: a reserva queda sen confirmar durante sete días.
6. 6
   O titular: cómpre polo menos o nome. Cun correo .demo, recibe a confirmación (na demo, na caixa de captura).
7. 7
   O total con IVE, que se recalcula con cada cambio; a ⓘ explica o cálculo.
8. 8
   Crear reserva: actívase cando a alta está completa e a cotización non dá ningún erro.

Se algo non cadra, a cotización dio en vermello, enriba do total, antes de gardar: que o hotel está pechado esas noites, que a ocupación non cabe no tipo, que a estadía supera as noites que admite o hotel… Se a algún tipo non lle queda sitio algunha noite, o número de libres sae en vermello e o aviso Algún tipo non ten sitio esas noites: a reserva non se poderá crear. Ao premer Crear reserva, a base de datos volve comprobalo todo no mesmo instante —permisos, dispoñibilidade e prezo—, así que dúas persoas non poden vender á vez a última habitación.

#Modificar e confirmar

Modificar, na cabeceira da ficha, cambia as datas, a ocupación e o réxime, a hora de chegada e as observacións. O que se pode cambiar depende da reserva:

• Antes de chegar (provisional ou confirmada), todo.
• Co hóspede na casa, só a saída: alongar ou acurtar a estadía.
• Con varias habitacións, só os datos xerais (hora de chegada e observacións); as datas de cada habitación cámbianse no planning.
• As reservas con saída, anuladas ou no show xa non se modifican.

123456

1. 1
   As datas: escóllense as dúas no calendario.
2. 2
   A ocupación.
3. 3
   O réxime, entre os que ofrece o hotel.
4. 4
   Hora de chegada prevista e observacións: as do cliente e as internas, que só ve o persoal.
5. 5
   Lembra que o prezo se volve calcular segundo a regra do hotel.
6. 6
   Gardar aplica os cambios (se non cambiaches nada, só pecha).

Ao gardar, a base de datos comproba a dispoñibilidade só das noites novas (as que a reserva xa tiña xa estaban vendidas) e volve calcular o prezo coa regra de recálculo do hotel, que está en As tarifas, en Condicións de prezo → Ao modificar unha reserva:

• As noites que non cambian conservan o seu prezo: só se tarifan as novas ou as que cambian de ocupación ou réxime. É o habitual: o que se pactou, respéctase.
• Recalcúlanse todas as noites coas tarifas de hoxe.

O cambio queda no Ciclo de vida co que había antes e o que hai despois, e o titular recibe a confirmación dos cambios por correo (na demo, na caixa de captura).

12345

1. 1
   Estado Provisional.
2. 2
   Confirmar: pasa a confirmada ao momento, sen máis preguntas.
3. 3
   Modificar.
4. 4
   Máis accións: anular (e, desde o día de chegada, no show).
5. 5
   Provisional ata: ata cando se garda sen confirmar.

#Asignar ou cambiar a habitación

Unha reserva véndese por tipo de habitación; a habitación concreta asígnase despois, normalmente antes da chegada. Pódese facer desde a ficha, como aquí, ou arrastrando a reserva no planning, que é o máis cómodo cando hai que encaixar moitas.

1234

1. 1
   Cantas habitacións están libres toda a estadía e teñen sitio para a ocupación da reserva.
2. 2
   Primeiro, as do tipo reservado, coa súa planta e as súas características.
3. 3
   Despois, as de outro tipo con sitio abondo (un cambio de tipo, por exemplo unha mellora).
4. 4
   Pecha sen asignar nada.

• Co hóspede na casa, o cambio vale desde hoxe: as noites xa dormidas quedan na habitación anterior (no planning vense como dúas barras unidas por unha frecha).
• Quitar habitación deixa a reserva sen habitación asignada (volve á franxa Sen asignar do planning); co hóspede na casa non se pode.
• Aínda que a lista só ensine as libres, quen decide é a base de datos: se outra persoa acaba de ocupar esa habitación, dio (Esa habitación xa está asignada a outra reserva algunha desas noites) e non cambia nada.

#Anular ou marcar no show

Unha reserva provisional ou confirmada anúlase desde Máis accións (os tres puntos da cabeceira). O día de chegada (ou despois), o mesmo menú ofrece tamén No show, para cando o cliente non se presenta. Nos dous casos cómpre un motivo, e a habitación queda libre para vendela.

12

1. 1
   Anular a reserva.
2. 2
   No show: só desde o día de chegada.

123

1. 1
   Que vai pasar.
2. 2
   O motivo, obrigatorio.
3. 3
   Confirma a anulación.

#Como se calcula o prezo

#Servizos que preparar

Un berce, unha cama supletoria, unha trona, unha carta de almofadas… Son os servizos que pisos ten que preparar na habitación antes de que chegue o hóspede. Vense na lapela Habitacións da reserva e cámbianse con Servizos. O berce dos bebés e a supletoria de quen pasa da ocupación habitual póñense sós, aínda que non se pidan.

12

1. 1
   Os servizos que preparar.
2. 2
   Servizos: cambialos.

12

1. 1
   Que se prepara só (o berce dos bebés, a supletoria).
2. 2
   Cada servizo do hotel; os limitados din cantos quedan a noite máis xusta da estadía.

#As comunicacións co hóspede

OCA PMS escríbelle ao titular da reserva cando se confirma, se modifica ou se anula, ao facer o check-in (a folla de benvida, coa súa habitación e o wifi) e ao rematar a estadía (a enquisa), cos modelos de Atención, no seu idioma. A lapela Comunicacións da reserva ensina todo o que se lle enviou, co seu estado. Na demo o correo é simulado: vai á caixa de captura e só a enderezos .demo.

123

1. 1
   A quen e o texto, só con Datos persoais.
2. 2
   Reenviar un correo.
3. 3
   Cada envío: o asunto, o tipo, a quen, o idioma, cando e o seu estado na cola (na cola, enviado, erro…).

123

1. 1
   Que correo: a confirmación, a modificación, a anulación ou a folla de benvida.
2. 2
   Ao titular ou a outro enderezo.
3. 3
   O que sairá, tal cal, no idioma do hóspede.

#Que pode facer cada posto

O que se ve e o que se pode facer depende de catro permisos de operacións —Crear reservas, Modificar reservas (tamén confirmar), Anular reservas (tamén no show) e Asignar e mover habitacións— e de dous permisos de datos: Importes (prezos, importe, comisión) e Datos persoais (correo, teléfono e documento do titular). Sen eles, a base de datos nin sequera envía eses datos á pantalla.

123

1. 1
   Sen botóns: non pode cambiar reservas.
2. 2
   Sen o importe.
3. 3
   O contacto, oculto: cómpre o permiso Datos persoais.

#No móbil

Nunha pantalla estreita a lista convértese en tarxetas: localizador, estado, titular, estadía, tipo, canle e importe. Os atallos van nunha fila que se despraza co dedo, e os filtros de estado e canle préganse tras o chip Filtros. A ficha ocupa toda a pantalla.

1234

1. 1
   Os atallos, nunha fila que se despraza.
2. 2
   Os filtros de estado e canle, pregados.
3. 3
   Os indicadores, de dous en dous.
4. 4
   Cada reserva, unha tarxeta.

A sección Clientes ten dúas lapelas: Clientes, a ficha única de cada persoa que estivo ou vai estar en calquera hotel da cadea, e Axencias e empresas, as canles, axencias, empresas e turoperadores cos que se traballa e as súas condicións comerciais.

#Buscar un cliente

Cada persoa ten unha soa ficha para toda a cadea: se volve, recoñécese polo seu documento e úsase a mesma, con todas as súas estadías. Para atopala, escribe polo menos dúas letras do nome, o documento, o correo ou o código da ficha (C-000123).

1234

1. 1
   A busca: non distingue maiúsculas nin tiles e atopa os nomes aínda que non estean escritos exactamente igual nin na mesma orde.
2. 2
   Novo cliente: búscao antes, para non duplicalo.
3. 3
   Cantos se atoparon e, entre eles, cantos son repetidores, VIP ou están na lista de non admisión.
4. 4
   Cada cliente: código, nome, documento, nacionalidade, correo, estadías e a última; prémeo para abrir a súa ficha.

Co documento, o código ou o correo exactos, a súa ficha sae a primeira. Polo nome, saen como moito os 50 máis parecidos: se buscas alguén concreto, engade o segundo apelido ou busca polo seu documento.

#A ficha do cliente

12345678

1. 1
   O código da ficha, as súas marcas (aquí, VIP), o nome, a nacionalidade, o idioma e cantas estadías ten.
2. 2
   Editar a ficha (co seu permiso).
3. 3
   As lapelas: Resumo, Historial (ver abaixo), Reservas e Facturas (con cantas ten).
4. 4
   O resumo: estadías, noites, o facturado e as anuladas e no show.
5. 5
   Os seus datos: nome, nacionalidade, país, idioma, se é VIP e desde cando está dada de alta.
6. 6
   O documento (enmascarado: o ollo ensínao enteiro) e os datos do rexistro de viaxeiros.
7. 7
   Contacto e enderezo, e se acepta comunicacións comerciais.
8. 8
   Notas para o equipo e a lista de non admisión.

• Reservas: todas as súas reservas nos teus hoteis, como titular ou como hóspede rexistrado no check-in, da máis recente á máis antiga, con Abrir para ir a cada unha. Inclúe as anuladas e os no show, así que poden ser máis que as estadías do resumo.
• Facturas: as emitidas ao seu nome, co cobrado e o pendente.
• Lista de non admisión: un cliente marcado sae sinalado ao buscalo e ao facer o seu check-in.
• Comunicacións comerciais: só se lle envían ofertas se o aceptou expresamente (RXPD).

#O historial e as preferencias

Para recibir un cliente habitual como espera hai que saber que pediu a última vez, que lle gusta e, sobre todo, que non pode tomar. A lapela Historial da súa ficha reúneo todo, nos hoteis que ves: o que o persoal anotou, o que se deduce das súas estadías sen que ninguén o anotase, o que pediu e consumiu, como nos valorou e o que lle pasou.

123456

1. 1
   A lapela Historial.
2. 2
   As súas estadías e noites na cadea, o que gastou, a nota media das súas enquisas e as anuladas e non show.
3. 3
   As preferencias anotadas, cada unha co seu tipo, quen a anotou, en que hotel e cando; as importantes, primeiro e en vermello.
4. 4
   Anotar unha preferencia; a cruz de cada unha quítaa.
5. 5
   O que se deduce das súas estadías; o marcador de cada liña anótaa como preferencia.
6. 6
   O que pediu en cada estadía e o que consumiu; máis abaixo, as súas enquisas, as súas incidencias e obxectos esquecidos, e as súas estadías.

A reserva actual non conta como estadía anterior. O persoal (as observacións e os comentarios) vese con Datos persoais, e o gastado, con Importes.

1234

1. 1
   O tipo.
2. 2
   En alimentación e alerxias, os alérxenos que non pode tomar.
3. 3
   Importante: con alérxenos éo sempre.
4. 4
   Gardar.

#Dar de alta ou cambiar un cliente

A maioría das fichas créanse soas: ao dar de alta unha reserva (a do titular) e ao facer o check-in (a de cada hóspede, que completa a do titular). Desde aquí créanse a man ou corríxense.

1234

1. 1
   Os datos: só o nome é obrigatorio; a nacionalidade, co seu código de dúas letras (ES, PT, FR…).
2. 2
   O documento: o tipo (dedúceo dun DNI ou dun NIE), o número, o soporte e as datas. Se xa existe unha ficha con ese documento, avisa e ofrece abrila.
3. 3
   Contacto e enderezo.
4. 4
   Dar de alta.

• Sen duplicados. Se o documento xa está noutra ficha, a base de datos non deixa gardar e a pantalla ofrece Abrir a súa ficha.
• Se dúas persoas a cambian á vez, a base de datos non deixa que unha pise os cambios da outra: hai que pechar, volver abrir a ficha e repetir o cambio.
• O rexistro de cambios garda que campos se cambiaron e quen, pero non os seus valores: os datos persoais non se copian ao historial.

#Axencias e empresas

A lapela Axencias e empresas reúne a quen trae reservas ou paga estadías doutros: as canles (Booking.com, Expedia, a web propia), as axencias de viaxes, as empresas con convenio e os turoperadores. Cada unha coas súas condicións comerciais:

• Comisión: a porcentaxe que leva de cada reserva que trae.
• A crédito: se as súas facturas se cobran despois, no seu vencemento, en lugar de ao dar a saída.
• Días de pagamento: cantos días despois da factura vence.
• Límite de risco: o máximo que pode deber a crédito. Se cunha factura nova o superase, a base de datos non deixa emitila a crédito: haberá que cobrala ou subir o límite.

12345

1. 1
   Código, tipo e se traballa a crédito; debaixo, o seu NIF.
2. 2
   As lapelas: Resumo, Produción e Vencementos.
3. 3
   Comisión, días de pagamento, risco vivo (o que debe agora) e vencido.
4. 4
   Un aviso se ten vencidos sen cobrar: reclámaos antes de darlle máis crédito.
5. 5
   As condicións: límite de risco, risco vivo, vencido e crédito dispoñible, coa barra do uso do seu límite.

12

1. 1
   Risco vivo, cantas traballan a crédito, o vencido e as reservas que trouxeron en 12 meses.
2. 2
   Cada unha co seu tipo, NIF, comisión, crédito, límite, risco e reservas.

12

1. 1
   Reservas, noites, produción, comisión e anuladas.
2. 2
   En que hoteis traballa máis.

#A protección de datos do cliente

A lapela RGPD da ficha (co permiso Datos persoais) reúne o que a protección de datos pide saber de cada persoa: que consentiu, que obriga a gardar os seus datos e quen os viu. Desde aquí aténdense tamén os seus dereitos de acceso e de supresión. O de todos os clientes á vez está en Obrigas legais.

12345

1. 1
   Descargar os seus datos (todo o que o hotel ten del) e Suprimir os seus datos.
2. 2
   O que consente hoxe: publicidade e enquisas, cando, de onde e con que versión do texto; e rexistrar que consente ou que non.
3. 3
   O que obriga a conservar os seus datos: facturas emitidas, comunicacións con SES, o pendente con SES e as súas reservas en curso.
4. 4
   Todos os seus consentimentos, que nunca se borran: aquí, unha baixa da publicidade desde un correo.
5. 5
   Quen viu ou cambiou os seus datos (os 50 últimos accesos; co permiso Xestionar o RGPD).

• Rexistrar un consentimento. Se o cliente di no mostrador, por teléfono ou por correo que quere (ou que xa non quere) publicidade ou enquisas, Rexistrar que consente ou Rexistrar que non consente, cunha nota de como o dixo. Sen nada rexistrado, non recibe publicidade e si a enquisa (por interese lexítimo, ata que se opoña). O mesmo rexístrase no check-in (mira Recepción).
• Dereito de acceso. Descargar os seus datos dálle todo o que o hotel ten del: ficha, estadías, facturas, preferencias, enquisas, consentimentos, comunicacións con SES e accesos. A descarga queda no rexistro de accesos.
• Dereito de rectificación. Corríxese a súa ficha con Editar, como sempre; se ten un parte en SES, comunícase de novo.

123

1. 1
   O que se anonimiza: a ficha (quedan o código, o idioma, a nacionalidade e o país, que non identifican), o titular e as observacións das súas reservas, as súas preferencias, os seus comentarios e os seus correos.
2. 2
   O que se conserva bloqueado porque o esixe a lei: as súas facturas (6 anos) e os seus partes de viaxeiros (3).
3. 3
   Para confirmar, o seu código de cliente.

#Que pode facer cada posto

Unha factura recolle o que se lle cobra a un cliente: as noites da súa estadía, a taxa turística, os extras… Emítese desde a conta da reserva (no check-out ou cando o cliente a pide) e, unha vez emitida, non se cambia nunca: se ten un erro, corríxese con outra factura, a rectificativa. A sección Facturas reúne todas as dos teus hoteis, co cobrado e o que queda pendente de cada unha.

#Series e numeración

Cada factura leva un número que di a súa serie, o seu ano, o seu hotel e a súa orde: A26-101-000123 é a factura 123 da serie A do ano 2026 do hotel 101.

A numeración é correlativa e sen ocos por hotel, serie e ano: a base de datos reserva o seguinte número no mesmo instante en que emite a factura, así que dúas persoas que facturan á vez nunca reciben o mesmo número nin se salta ningún. O formato do número é unha regra da cadea, como a do localizador.

#A lista de facturas

12345678

1. 1
   Buscar por número, destinatario ou NIF.
2. 2
   Os atallos: todas, pendentes de cobro, cobradas, a crédito e vencidas.
3. 3
   O ano e un período de datas de expedición.
4. 4
   As series: completas, simplificadas e rectificativas.
5. 5
   Os indicadores do filtrado, cada un coa súa ⓘ.
6. 6
   Exportar a lista (co permiso de exportar).
7. 7
   Cada factura: número, hotel, data, destinatario co seu NIF e reserva. Prémea para abrir a súa ficha.
8. 8
   O seu estado (cobrada, pendente, a crédito, vencida, rectificada…) e se vai no SII ou leva Verifactu (co estado do seu envío).

#Emitir unha factura

As facturas emítense desde a conta da reserva: na ficha da reserva (lapela Conta) ou no check-out de Recepción. O botón Facturar leva o importe pendente; se marcas algúns cargos, factura só eses.

1234567

1. 1
   O total: os cargos pendentes (ou os marcados).
2. 2
   A quen se factura: o titular, outro cliente (da súa ficha), a axencia ou empresa da reserva (se ten) ou outro destinatario escrito a man.
3. 3
   O NIF, se o pide e non está na súa ficha.
4. 4
   Simplificada: sen datos fiscais, ata 3.000 €. Sen NIF, sempre o é.
5. 5
   O idioma en que sae a factura: castelán, galego, inglés ou portugués.
6. 6
   Enviala por correo ao emitila (na demo, só a enderezos .demo).
7. 7
   Emitir a factura.

• Anticipos. O cobrado a conta da reserva (un anticipo, unha sinal) aplícase só á factura ao emitila, do máis antigo ao máis recente.
• A crédito. Se se lle factura a unha axencia ou empresa con crédito, a factura queda a crédito: non se cobra no mostrador senón no seu vencemento (a data da factura máis os días de pagamento pactados) e non impide darlle a saída ao hóspede. A base de datos comproba o límite de risco da axencia: se con esta factura o superase, non deixa emitila a crédito (mira Axencias e empresas).
• A taxa turística leva IVE. Forma parte da base impoñible do aloxamento e leva o seu mesmo IVE (o 10 %): un euro de taxa por adulto e noite factúrase como 1,10 €. Así o conclúe a Dirección Xeral de Tributos na consulta vinculante V0507-26; en Verifactu vai co aloxamento. O non suxeito queda para un concepto que de verdade non o estea.

#A ficha dunha factura

12345678

1. 1
   O número, o hotel, o estado e o destinatario; debaixo, o tipo, a data e a reserva.
2. 2
   O PDF da factura.
3. 3
   Máis accións: enviala por correo, abrir a reserva, o cliente ou a axencia, e rectificala.
4. 4
   As lapelas: Resumo e Verifactu (ou SII, segundo a sociedade); co permiso de datos técnicos, tamén o historial e a técnica.
5. 5
   Total, cobrado, pendente e a data (ou o vencemento, se é a crédito).
6. 6
   Os datos da factura: número, tipo, datas de expedición e da operación, réxime fiscal, reserva e idioma.
7. 7
   O destinatario, con Abrir para ir á súa ficha.
8. 8
   Os seus cobros, o pendente e, se é a crédito, o seu vencemento.

Máis abaixo, o emisor (a sociedade, o seu NIF e o seu domicilio fiscal, e o establecemento) e as liñas: cada cargo facturado coas súas unidades, o seu prezo, o seu IVE, a súa base e a súa cota; a desagregación do IVE por tipo, o non suxeito e os totais. Base impoñible

• cota de IVE + non suxeito = total, sempre: a base de datos non deixa gardar unha factura que non cadre.

#Verifactu

Verifactu é o sistema da Axencia Tributaria (AEAT) para que as facturas non se poidan alterar ás agachadas. Explicámolo sen tecnicismos:

• Ao emitir cada factura, o programa xera un rexistro de facturación cos seus datos principais: o NIF do emisor, o número, a data, o tipo, a cota e o total.
• A ese rexistro calcúlaselle unha pegada: un código de 64 caracteres que resume todos eses datos e a pegada da factura anterior da mesma sociedade. Se se cambiase unha soa cifra dunha factura xa emitida, a súa pegada deixaría de cadrar, e con ela a de todas as que veñen detrás: por iso se fala dunha cadea.
• A factura leva impreso un código QR co que quen a recibe pode comprobala na sede electrónica da AEAT, coa lenda «VERI*FACTU».
• O rexistro envíase á AEAT, que responde se é correcto.

En OCA PMS todo isto faino a base de datos no mesmo instante en que se emite a factura: ninguén ten que facer nada máis.

12345

1. 1
   Na demo, o rexistro e a súa pegada son de verdade; o envío e a resposta, simulados.
2. 2
   O rexistro: tipo (alta), o seu lugar na cadea da sociedade e a data e hora en que se xerou.
3. 3
   A súa pegada e a do rexistro anterior, que vai dentro do seu cálculo.
4. 4
   O QR que leva a factura impresa, co enderezo de cotexo da AEAT (na demo, o de probas) e o botón para copialo.
5. 5
   A cadea: o rexistro anterior, este e o seguinte, que levará esta pegada.

12

1. 1
   O estado do envío: pendente, correcto, aceptado con erros ou rexeitado.
2. 2
   O CSV (código seguro de verificación) da resposta, e cando se enviou.

1

1. 1
   Por que non leva Verifactu.

#O PDF e o envío por correo

• O PDF. O botón PDF da ficha pídelle o documento ao servizo de documentos (na demo, simulado): nuns segundos aparece O PDF está listo co botón Abrir o PDF. O PDF sae no idioma da factura, co QR de Verifactu arriba á dereita se o leva, e coa marca «DEMO · datos ficticios». A ligazón é privada e caduca aos cinco minutos.
• Enviala por correo. Máis accións → Enviar por correo mándaa co seu PDF achegado ao correo que escribas. Na demo só se admiten enderezos .demo e o correo chega á caixa de captura: non sae nada a internet.

#Rectificar unha factura

Unha factura emitida non se modifica nin se borra nunca. Se ten un erro —outro destinatario, o NIF mal escrito, un cargo que non correspondía—, emítese unha rectificativa (serie R) que a anula enteira, por diferenzas e en negativo, e despois, se fai falta, a factura correcta.

123456

1. 1
   A rectificativa: do mesmo importe en negativo, anula esta factura enteira.
2. 2
   Os cargos volven á conta como pendentes, para facturalos ben.
3. 3
   O cobrado queda libre como anticipo (ou pagamento a conta da axencia) e aplícase só á factura nova.
4. 4
   Desmárcao só se eses cargos non se deben cobrar (un convite, un cargo que non correspondía).
5. 5
   O motivo, obrigatorio.
6. 6
   Emitir a rectificativa.

12

1. 1
   O seu estado: Rectificada.
2. 2
   Por que factura e cando, e que as dúas se compensan; Abrir leva á rectificativa.

Que pasa ao rectificar, en detalle:

• Os cargos volven á conta da reserva como pendentes (agás que desmarques a caixa).
• O cobrado da orixinal non se devolve: queda libre, como anticipo da reserva ou pagamento a conta da axencia, e aplícase só á seguinte factura.
• O vencemento, se a orixinal era a crédito, dáse de baixa.
• Verifactu: a rectificativa leva o seu propio rexistro, encadeado ao último da sociedade, e o seu PDF.

#Que pode facer cada posto

Un cobro é o diñeiro que entra por unha factura ou a conta dunha reserva: en efectivo, con tarxeta, por transferencia ou coa tarxeta virtual que manda a canle. Os cobros en efectivo e con tarxeta pasan pola caixa de recepción, que se abre ao comezar a quenda cun fondo de cambio e se pecha contando o que hai. A sección Cobros e caixas ten dúas lapelas: Caixa do día e Vencementos (o que deben axencias e empresas polas súas facturas a crédito).

#A caixa do día

12345

1. 1
   A caixa, se está aberta ou pechada, e quen a abriu e cando.
2. 2
   Entradas e retiradas de efectivo que non son cobros, e Pechar a caixa, contando.
3. 3
   Os indicadores da quenda: o fondo, o efectivo e a tarxeta esperados, o cobrado e o que saíu, cada un coa súa ⓘ.
4. 4
   Os movementos da quenda: hora, tipo, forma de pagamento, de que reserva e factura (coa referencia do datáfono), quen e canto.
5. 5
   Anular un movemento, con motivo, mentres a caixa siga aberta.

• Abrir a caixa. Ao comezar a quenda, Abrir a caixa pide o fondo de cambio co que comezas. Mentres a caixa estea pechada non se pode cobrar en efectivo nin con tarxeta (o diálogo de cobro avisa e deixa abrila desde alí).
• Entradas e retiradas. Diñeiro que entra ou sae sen ser un cobro: o cambio que trae a central, unha retirada para o banco… Sempre en efectivo e co seu concepto.
• Anular. A icona de cada movemento anúlao cun motivo: non se borra, queda no rexistro, e o que un cobro pagara dunha factura volve quedar pendente. Só coa caixa desa quenda aberta.

#Cobrar

Cóbrase desde a conta da reserva (Cobrar no check-out ou na lapela Conta da ficha), desde a ficha dunha factura (Cobrar co pendente) ou desde os vencementos. Se aínda non hai factura, o cobro queda a conta da reserva: é un anticipo, que se aplicará só á factura cando se emita.

12345

1. 1
   A forma de pagamento: efectivo, tarxeta, transferencia ou a tarxeta virtual da canle.
2. 2
   O importe. Con facturas, repártese entre elas; o que sobre queda a conta.
3. 3
   A referencia que dá o datáfono ou o banco. Nunca o número da tarxeta.
4. 4
   Un concepto, se queres.
5. 5
   Cobrar.

• Anticipos. O cobrado a conta (unha sinal, un depósito) vese na conta como anticipo e aplícase só, do máis antigo ao máis recente, á seguinte factura da reserva. Un cobro dunha axencia que non se aplica a ningunha factura queda como pagamento a conta da axencia.
• Devolucións. O que queda libre dun anticipo (o cliente vaise antes, ou cobrouse de máis) devólvese desde a conta, co botón Devolver dese cobro: sae pola mesma forma de pagamento pola que entrou e, se é en efectivo ou con tarxeta, pola caixa aberta do hotel. A devolución queda na conta e na caixa co seu signo.

123

1. 1
   Canto se devolve, por que forma de pagamento e se pasa pola caixa.
2. 2
   O motivo, que queda no rexistro.
3. 3
   Devolver.

#Pechar a caixa

12345

1. 1
   Que hai que contar.
2. 2
   O efectivo do caixón, co fondo; á esquerda, o esperado.
3. 3
   O total do peche do datáfono.
4. 4
   Unha nota, obrigatoria se algo non cadra.
5. 5
   Pechar a caixa.

• Descadres. A diferenza de efectivo é o contado menos o esperado; a de tarxeta, o do datáfono menos o anotado. Con calquera diferenza cómpre unha nota; o peche gárdaa e en Últimos peches sae en vermello.
• Reabrir. Se despois de pechar aparece un cobro esquecido ou un erro de reconto, o último peche pódese reabrir cun motivo (permiso Reabrir a caixa): a caixa volve quedar aberta coa mesma quenda e haberá que volver contar.
• Pechar a caixa non é pechar o día. O peche do día non necesita as caixas pechadas: só avisa das que seguen abertas.

#Os vencementos

Cada factura a crédito a unha axencia ou empresa ten un vencemento: a data en que hai que cobrala, que é a da factura máis os días de pagamento pactados coa axencia. A lapela Vencementos ensina o que deben, e desde ela cóbranse.

12345

1. 1
   Filtros: pendentes, vencidos, cobrados ou todos.
2. 2
   O pendente, o xa vencido, cantos vencementos e cantas axencias deben, coa súa ⓘ.
3. 3
   Pendente por axencia: en laranxa o pendente e en vermello o vencido. Preme nunha para ver só os seus vencementos.
4. 4
   Marca os vencementos que paga unha axencia e cóbraos dunha vez con Cobrar.
5. 5
   Cada vencemento: factura, axencia, emisión, vencemento (en vermello, se xa pasou), importe, pendente e estado.

#Que pode facer cada posto

A contabilidade dos hoteis lévaa a asesoría co seu programa de contabilidade, a3innuva. OCA PMS non substitúe ese programa: afórralle o traballo de pasar a man o que xa está no PMS. Cada factura emitida, cada cobramento, o resumo dos tíckets de cada terminal do TPV, cada caixa que pecha con diferenza e cada factura e pagamento de provedor convértense sós nun asento contable, que se exporta a a3innuva por períodos xa pechados.

Un asento é a anotación contable dun feito; as súas liñas, os apuntamentos, din que conta se move e por canto, ao debe ou ao haber; en todo asento o debe suma o mesmo que o haber (o asento cadra). As contas seguen o Plan Xeral de Contabilidade (PXC): 430 clientes, 438 anticipos de clientes, 400 provedores, 477 e 472 o IVE repercutido e soportado, 570 caixa, 572 bancos, 6 compras e gastos, 7 vendas e ingresos. As subcontas (4300000123) son as de cada cliente, axencia ou provedor.

A contabilidade é da sociedade, non do hotel: os asentos dos hoteis 101 e 102 son de Hoteles Atlánticos (HAN) e os do 201 e o 202, de Duerming (DAU). O hotel vai na analítica (o centro de custo de cada apuntamento de compras e vendas). Ten cinco lapelas: Resumo, Asentos, Exportar, Plan de contas e Configuración.

#O resumo

Resumo di como vai a contabilidade da sociedade: o que queda por exportar, o que hai que revisar e a última exportación.

123456

1. 1
   A sociedade: o primeiro control de cada lapela, coa súa razón social, o seu CIF e o seu réxime (SII ou Verifactu). Se arriba escolles un hotel, manda a súa sociedade (sae cun cadeado).
2. 2
   Xerar asentos dun período a demanda (mira Xerar os asentos).
3. 3
   O pendente de exportar e o seu importe, o que xa se pode exportar, o por revisar, ata que día se exportou e os descadres, sempre 0. Cada un coa súa ⓘ.
4. 4
   O período pechado que está listo para exportar; Exportar leva á lapela con el xa escollido.
5. 5
   O pendente por tipo de orixe. Cada fila abre os seus asentos.
6. 6
   Os asentos xa exportados por revisar: cada un abre a súa ficha.

123

1. 1
   Por meses: os asentos de cada mes, sen exportar, exportados e por revisar. Un mes pechado debería estar todo exportado.
2. 2
   A última exportación: o seu período, o seu ficheiro, cantos asentos e apuntamentos levaba, quen a fixo e o seu envío a a3innuva. Ver abre a súa ficha.
3. 3
   Como leva a contabilidade a sociedade e o último día pechado, o último que se pode exportar. Cambiar leva a Configuración.

#Xerar os asentos

Normalmente non fai falla facer nada: o peche diario de cada hotel xera os asentos do seu día ao pechalo (mira Recepción). Xerar asentos serve para refacer un período a demanda; por exemplo, despois de cambiar unha correspondencia.

123

1. 1
   O período: este mes, o pasado, o trimestre, o exercicio ou outras datas (ata hoxe).
2. 2
   Todos os hoteis da sociedade ou un só.
3. 3
   Xerar asentos: ao rematar, di que fixo.

A xeración compara, orixe por orixe, o que debería haber co que hai:

• O que falta créase, numerado por sociedade e exercicio en orde de data.
• O non exportado cuxa orixe ou contas cambiaron refaise co mesmo número; o que xa non dá asento (un cobramento anulado, unha caixa reaberta que agora cadra) bórrase. Por iso pode quedar algún oco na numeración: o número definitivo dáo a3innuva ao importar.
• O exportado non se toca nunca. Se a súa orixe cambiou, pasa a por revisar.
• As subcontas dos clientes con NIF, as axencias e os provedores créanse soas a primeira vez que fan falla.

Xerar dúas veces o mesmo non duplica nada: cada orixe ten un só asento. Ao rematar, o diálogo di cantos asentos son novos, cantos se refixeron, se borraron ou seguen igual, cantos exportados pasan a por revisar e que subcontas se crearon.

#Os asentos

Asentos lista os asentos da sociedade do período escollido, os máis recentes primeiro.

12345

1. 1
   Buscar por concepto, documento ou número (o dunha factura trae o seu asento, os seus cobramentos e os seus anticipos).
2. 2
   O período.
3. 3
   Os filtros: estado (sen exportar, exportados, por revisar), tipo de orixe, hotel e conta («430» trae todos os que moven unha conta de clientes).
4. 4
   Cantos asentos cumpren os filtros, por canto e en que estado.
5. 5
   A lista en CSV.

Cada fila é un asento: número e exercicio, data, hotel, concepto e documento, tipo de orixe, cantos apuntamentos ten, o seu estado (xerado, exportado ou por revisar) e o seu importe. Prémea para abrir a súa ficha.

1234

1. 1
   O hotel, o tipo de orixe e o estado do asento.
2. 2
   As súas lapelas: Apuntamentos e Orixe.
3. 3
   Os seus apuntamentos: o cliente (a súa subconta 430, polo seu NIF) ao debe polo total; as vendas de cada concepto e o IVE de cada tipo (coa súa base e a súa clave do SII) ao haber.
4. 4
   Cadrado: o debe suma o mesmo que o haber.

Debaixo dos apuntamentos, os datos do asento (data, hotel, documento, cando se xerou e se se refixo) e a súa exportación: mentres non se exporta, refaise só se cambia a súa orixe; unha vez exportado, xa non.

123

1. 1
   Que asento dá este tipo de orixe.
2. 2
   A factura tal como se emitiu: número, tipo e serie, destinatario, NIF, hotel e total.
3. 3
   Abrir a factura, coas súas liñas, os seus cobramentos e o seu rexistro do SII ou de Verifactu.

Así queda cada cousa que pasa no hotel (entre parénteses, a conta do PXC):

#Un asento por revisar

Un asento exportado xa está en a3innuva, e o PMS non o refai. Se despois cambia a súa orixe —reábrese e vólvese contar unha caixa, anúlase un cobramento—, a xeración márcao por revisar: o exportado xa non coincide co que di hoxe a súa orixe.

1234

1. 1
   O estado: por revisar.
2. 2
   Desde cando e que facer.
3. 3
   Dar por revisado, cando xa está corrixido en a3innuva.
4. 4
   En que exportación foi e o seu envío.

#Exportar a a3innuva

Exportar prepara o ficheiro que a asesoría importa en a3innuva. Só se exportan días pechados: o dun día que aínda está aberto pode cambiar.

12345

1. 1
   O período: O pendente (todos os días pechados sen exportar), o mes pasado, este mes ata o último día pechado ou outras datas.
2. 2
   Xerar o ficheiro.
3. 3
   Cantos asentos entrarán e por canto, os do período que están por revisar (non entran: xa están en a3innuva) e o último día pechado.
4. 4
   Que se exporta, por tipo de orixe; cada fila abre os seus asentos.
5. 5
   Como é o ficheiro, a empresa en a3innuva e o conector (simulado).

12

1. 1
   Ao exportar, os asentos quedan exportados e xa non se refán.
2. 2
   Confirma con Xerar o ficheiro.

Antes de exportar xéranse os asentos que falten do período, así que pode saír algún máis dos que se vían. Debaixo, en Exportacións, cada exportación co seu período, o seu ficheiro, cantos asentos e apuntamentos levou, por canto, quen a fixo e o seu envío; a icona da dereita volve descargala. Preme unha para abrir a súa ficha.

1234

1. 1
   Descargar os dous ficheiros outra vez.
2. 2
   Se algún dos seus asentos está por revisar, avísao.
3. 3
   O ficheiro: período, empresa, nomes dos ficheiros, a súa pegada (SHA-256, que identifica o seu contido) e o debe e o haber, iguais.
4. 4
   O envío: «Recibida», co seu número de importación e os seus avisos, ou «Rexeitada», cos erros.

123

1. 1
   Un formato simulado: imita o ficheiro de enlace de a3innuva, pero non é o oficial.
2. 2
   As primeiras liñas do ficheiro de asentos, coa regra de posicións enriba: unha liña de 254 posicións por apuntamento.
3. 3
   O ficheiro de contas: as que usan os asentos, co seu nome e NIF, para que a3innuva dea de alta as que non teña.

#O plan de contas, o maior e as sumas e saldos

Plan de contas ten dúas vistas: o plan de contas da sociedade co que moveu cada conta no período e o balance de sumas e saldos.

12345

1. 1
   As dúas vistas.
2. 2
   Buscar por conta, nome ou NIF.
3. 3
   Nova conta, co permiso Configurar a contabilidade.
4. 4
   O período das sumas e os filtros: grupos ou subcontas, de quen é a subconta (cliente, axencia, provedor) e como se deu de alta.
5. 5
   Unha subconta de provedor, co seu NIF, creada soa ao xerar: os seus apuntamentos, o seu debe, o seu haber e o seu saldo. Prémea para ver o seu maior.

As sumas dun grupo (400) son as de todas as contas que comezan por el. Ao premer unha conta ábrese o seu maior: todos os seus movementos do período, un por apuntamento, co saldo que vai quedando.

1234

1. 1
   Cambiar o nome da conta e o maior en CSV.
2. 2
   O período do maior.
3. 3
   O saldo anterior (o do exercicio ata o día antes do período), o debe, o haber e o saldo final.
4. 4
   Cada movemento: data, número de asento, concepto, debe ou haber e o saldo. Preme un para abrir o seu asento.

1234

1. 1
   O nivel: a 3 ou a 4 cifras ou por subconta.
2. 2
   Toda a sociedade ou un hotel (os seus apuntamentos).
3. 3
   As sumas do debe e do haber e os saldos debedores e acredores.
4. 4
   Cadra: sempre «Si».

#As correspondencias e a configuración

Configuración (co permiso Configurar a contabilidade) decide a que conta vai cada cousa. As correspondencias asignan unha conta a unha forma de pagamento, un concepto da conta do hóspede, unha familia de conceptos, unha familia ou un tipo de gasto de compras, un artigo do almacén, unha axencia, un provedor ou un tipo de IVE. Cando un elemento non ten a súa, manda a regra seguinte.

12345

1. 1
   As dúas vistas: correspondencias e contas e prefixos.
2. 2
   Que mirar: formas de pagamento, conceptos, familias, compras, artigos, axencias, provedores ou IVE.
3. 3
   A orde das regras: gaña a máis específica.
4. 4
   Cada elemento, a conta que usaría hoxe a xeración de asentos e por que: «Propia» se ten correspondencia ou a regra que manda (aquí, a da súa familia).
5. 5
   O lapis cambia a súa conta.

123

1. 1
   A conta que usa hoxe, por que e a orde das regras.
2. 2
   A subconta nova, con todas as súas cifras; se non existe no plan, dáselle un nome e dáse de alta.
3. 3
   Gardar.

A orde en que se decide cada conta:

Ao cambiar unha correspondencia, os asentos sen exportar refanse coa conta nova na próxima xeración (a do peche diario ou Xerar asentos); os exportados non cambian nin pasan a por revisar.

12345

1. 1
   A lonxitude das subcontas (8 ou 10 cifras): escóllese ao configurar a sociedade e xa non cambia. Na demo, Hoteles Atlánticos usa 10 e Duerming, 8.
2. 2
   Se cada cliente con NIF, axencia e provedor ten a súa subconta ou todo vai á xenérica.
3. 3
   A analítica: o código do hotel como centro de custo nos apuntamentos dos grupos 6 e 7.
4. 4
   O código da empresa en a3innuva, que vai en cada liña do ficheiro.
5. 5
   Os prefixos das subcontas; máis abaixo, as contas fixas (anticipos, caixa, bancos, vendas e compras por defecto, faltantes e sobrantes de caixa).

#Que ve cada posto

#Preguntas frecuentes

Teño que xerar os asentos cada día? Non: xéraos o peche diario de cada hotel. Xerar asentos é para refacer un período a demanda, por exemplo despois de cambiar unha correspondencia.

Corrixín unha factura despois de exportala. Que pasa co seu asento? Unha factura emitida non se cambia: rectifícase. A rectificativa é outra factura, co seu propio asento en negativo, que irá na próxima exportación. O asento exportado non se toca.

Por que hai un oco na numeración dos asentos? Porque un asento sen exportar cuxa orixe deixou de dar asento (un cobramento anulado, por exemplo) bórrase. O número definitivo é o que dá a3innuva ao importar.

Por que non me deixa exportar o día de onte? Porque algún hotel da sociedade aínda non pechou ese día: só se exportan días pechados. Dio o indicador Último día pechado.

Por que os tíckets do TPV non teñen un asento cada un? Porque serían centos ao día. Van resumidos por terminal e día, como permite o SII para as facturas simplificadas; desde o asento ábrense o primeiro e o último tícket.

O SII preséntao o PMS? Non: nas sociedades do SII, preséntao a asesoría desde a3innuva co exportado. Verifactu, en cambio, si o envía o PMS ao emitir cada factura (mira Obrigas legais).

Por que o balance non coincide co da asesoría? Porque aquí o exercicio empeza en cero e só está o que pasa polo PMS: as nóminas, os impostos ou as amortizacións contabilízanse en a3innuva.

Pisos é a sección do departamento de pisos (o que limpa e prepara as habitacións): ensina como está cada habitación —por limpar, en limpeza, por revisar ou limpa— e organiza o traballo do día: que hai que facer en cada habitación, quen o fai, canto se tardou e que se repuxo. Tamén leva as avarías de mantemento e os obxectos perdidos.

É a pantalla da gobernanta (a responsable de pisos) no ordenador. As camareiras de pisos traballan coa app de pisos no móbil ou nunha tableta compartida, e todo o que fan vese aquí ao momento (mira Camareira de pisos e Gobernanta). Pisos traballa con un hotel cada vez: se no selector da barra superior ves todos os teus hoteis, a pantalla pídeche que escollas un.

#O cadro de habitacións

A primeira lapela, Cadro, é o cadro da gobernanta: todas as habitacións do hotel por planta, cada unha co seu estado de limpeza, se está libre ou ocupada, quen sae ou chega hoxe, o hóspede, os servizos que hai que preparar, a tarefa do día e quen a leva.

1234567

1. 1
   As lapelas de Pisos: cadro, reparto, parte de traballo, avarías, obxectos perdidos, servizos e configuración.
2. 2
   Hoxe ou mañá (as chegadas e saídas previstas) e a busca por habitación ou hóspede.
3. 3
   Os filtros: por planta, por estado de limpeza, por camareira e por movemento (sae, chega, segue, libre).
4. 4
   En cadro ou en lista (a lista expórtase), actualizar e o punto verde do tempo real.
5. 5
   Os indicadores do día, cada un co seu ⓘ.
6. 6
   Unha habitación: número e tipo, limpeza, ocupación e movemento, hóspede, tarefa con quen a leva e servizos. Prémea para abrir a súa ficha.
7. 7
   As súas accións, segundo o estado e o teu posto.

• A cor de cada habitación é a da súa limpeza: laranxa por limpar, azul en limpeza, verde azulado por revisar e verde limpa; en vermello, bloqueada (fóra de venda por unha avaría ou obras). A cor nunca vai soa: sempre leva o seu texto.
• A ocupación e o movemento: libre ou ocupada, e se hoxe sae alguén, chega alguén, sae e chega (o día de cambio, o máis urxente) ou segue aloxado, coa noite en que vai.
• A tarefa do día: o código do seu tipo de limpeza (SAL, saída; EST, estadía; SAB, cambio de sabas; REP, repaso…), o seu estado e a inicial de quen a leva. Con servizos que preparar (berce, cama supletoria, trona…), unha etiqueta.
• Hoxe ou mañá. Mañá ensina as chegadas e saídas previstas coa limpeza de agora: serve para prever o traballo.

#A ficha dunha habitación

Ao premer unha habitación ábrese a súa ficha á dereita: todo o que hai que saber dela hoxe e, en Historial, cada cambio da súa limpeza coa hora real, quen o fixo e de onde saíu (a tarefa da camareira, a revisión, a saída do hóspede, o peche do día…), as súas tarefas dos últimos 30 días, as súas avarías e os obxectos atopados nela.

1234567

1. 1
   A habitación, o seu tipo e a súa planta, e o seu estado de limpeza.
2. 2
   A acción que toca agora e Máis accións.
3. 3
   Resumo e Historial.
4. 4
   A limpeza: o estado e desde cando.
5. 5
   Quen está, sae ou chega: reserva, persoas, estadía, réxime, idioma e servizos que preparar.
6. 6
   A tarefa do día: o tipo de limpeza, o seu estado, quen a fai, os minutos previstos e a hora de inicio, coas súas accións.
7. 7
   As súas avarías abertas.

Desde o menú de cada habitación (os tres puntos da súa tarxeta) ou desde a súa ficha faise todo o que toca nela, segundo o seu estado e o teu posto:

123

1. 1
   Revisar: a acción principal dunha habitación rematada.
2. 2
   Cambiar a limpeza, crear unha tarefa e os servizos.
3. 3
   Dar parte dunha avaría ou dun obxecto perdido.

12

1. 1
   Dala por boa ou devolvela.
2. 2
   Ao devolvela, que hai que repasar: verao a camareira.

#O reparto do traballo

Reparto ten unha columna por camareira coas súas tarefas do día na orde en que as fará, e outra de Sen asignar co que non leva ninguén. Na cabeceira de cada persoa, as súas tarefas feitas, a súa carga (os minutos previstos fronte á súa xornada) e, se está a limpar, en que habitación.

123456

1. 1
   Planificar o día e Nova tarefa.
2. 2
   Ensinar tamén as tarefas xa feitas.
3. 3
   Tarefas feitas, sen asignar, minutos por facer, «non molestar» e a carga do equipo, coa súa ⓘ.
4. 4
   Sen asignar: o que non leva ninguén. Arrastra unha tarefa á columna dunha persoa para darlla.
5. 5
   Cada camareira: a súa planta, cantas leva feitas e a súa carga fronte á xornada; a icona azul, a habitación que está a limpar.
6. 6
   Cada tarefa: habitación, tipo de limpeza, minutos, estado e movemento; a bandeira, prioridade alta. A caixa escóllea para asignar varias á vez.

• Asignar unha tarefa é arrastrar a súa tarxeta á columna doutra persoa (ou a Sen asignar). Sen arrastrar —co teclado, un lector de pantalla ou no móbil—, marca as caixas das tarefas e preme Asignar a…, ou usa o menú da tarxeta.
• A orde de cada columna é a de traballo: primeiro o prioritario (as saídas con chegada o mesmo día), logo por planta.
• Nova tarefa crea unha tarefa a man: a habitación, o tipo de limpeza, quen a fai, a prioridade e unhas observacións.
• Unha tarefa que sobra anúlase desde o seu menú, cun motivo: deixa de contar no reparto e no parte.
• Mañá ensina o reparto que xa está feito para mañá: déixao o peche do día se o hotel ten o plan automático.

123

1. 1
   Que fai: crea as tarefas que falten segundo as reservas e repárteas.
2. 2
   Quen traballa hoxe: as camareiras en activo, coa súa planta, a súa xornada e as súas tarefas. Quita a quen libra.
3. 3
   Volver repartir o que ninguén empezou (por exemplo, se alguén se vai a media mañá).

#O parte de traballo

Parte de traballo é o que se fixo nun día, persoa por persoa: cada tarefa coa súa hora de inicio e de fin, os minutos previstos e os reais, os artigos repostos, retirados ou consumidos, os «non molestar» e as observacións da camareira. O de hoxe ponse ao día só; os de días anteriores quedan como estaban ao pechar.

12345

1. 1
   O día do parte (calquera día pasado ou o de hoxe).
2. 2
   Todas as persoas ou unha.
3. 3
   O resumo do día: tarefas feitas, minutos previstos e reais, media por habitación, «non molestar» e rexeitadas, avarías e obxectos.
4. 4
   O parte de cada persoa, co seu horario e o seu resumo.
5. 5
   Cada tarefa: tipo, estado, inicio e fin, minutos previstos e reais, artigos e observacións.

Ao final do parte, Artigos do día suma o que se repuxo, o que se retirou e o que se consumiu do minibar (cos cargos que se fixeron na conta de cada hóspede): é o que hai que pedir a lencería e ao almacén. Os minutos reais van da hora de inicio á de fin de cada tarefa, a hora real do móbil da camareira aínda que se enviase máis tarde sen conexión. O botón de exportar do pé descarga o parte en CSV.

#Avarías

Avarías é a lista do que hai que arranxar: nunha habitación ou nunha zona común (un corredor, o ascensor, a cafetaría…), coa súa categoría (fontanaría, electricidade, climatización…), a súa prioridade e o seu estado: aberta, en curso (alguén a está a arranxar), resolta ou anulada. Unha avaría pode sacar a habitación da venda (bloqueala) ata que se resolva.

12345

1. 1
   Buscar por número, habitación ou texto.
2. 2
   As abertas (abertas e en curso), en curso, resoltas, anuladas ou todas.
3. 3
   Nova avaría.
4. 4
   Abertas, urxentes ou altas, coa habitación bloqueada, resoltas en 30 días e o tempo medio ata resolvelas.
5. 5
   Cada avaría: número, onde, que pasa, prioridade, estado, cando e quen a viu, a quen se asignou e o cadeado se bloquea a habitación. Prémea para abrila.

123

1. 1
   Resolvela, cambiar a súa prioridade e a quen se asigna, e máis accións: empezar o arranxo, unha nota, bloquear ou desbloquear a habitación, anulala.
2. 2
   Que pasa, onde, cando e quen a viu, e quen a arranxa.
3. 3
   O bloqueo: desde cando e ata cando está a habitación fóra de venda.

123

1. 1
   Nunha habitación ou nunha zona común.
2. 2
   A categoría e a prioridade: as urxentes avisan por correo a mantemento.
3. 3
   Sacar a habitación da venda: bloquéaa esas noites.

As avarías dánse de alta tamén desde a app de pisos, con foto (a camareira faina co móbil no momento); desde o ordenador engádese sen foto. Unha avaría urxente avisa por correo ao mantemento do hotel (na demo, á caixa de captura).

#Obxectos perdidos

Obxectos perdidos garda o que se atopa no hotel: que é, onde e cando se atopou, quen o atopou e de quen pode ser. Se se atopa nunha habitación, OCA PMS propón como dono a última estadía nela (a de hoxe ou a que acaba de saír). Cada obxecto gárdase ata unha data (os días fíxaos o hotel) e remata entregado, enviado, doado ou refugado. Os valiosos (xoias, diñeiro, documentos, electrónica…) van á caixa forte de recepción.

1234

1. 1
   Gardados (e reclamados), entregados, enviados, doados, refugados ou todos.
2. 2
   Rexistrar un obxecto.
3. 3
   Gardados, reclamados, valiosos, os que caducan en 7 días e os entregados en 30.
4. 4
   Cada obxecto: que é, onde e cando se atopou, o seu estado, a reserva e ata cando se garda; o diamante, valioso.

123

1. 1
   Entregar, reclamárono e, en Máis accións, avisar o hóspede, enviar, unha nota, doar ou refugar.
2. 2
   Que é, onde e cando se atopou e quen.
3. 3
   De quen pode ser: a reserva e o seu titular, e se xa se lle avisou.

#Servizos que preparar

Algúns hóspedes necesitan algo na habitación: un berce, unha cama supletoria, unha trona, unha carta de almofadas… Son os servizos do hotel; algúns teñen unidades limitadas (o hotel ten seis berces) e outros non. O berce dos bebés e a supletoria de quen pasa da ocupación habitual da habitación prepáranse aínda que non se pidan.

123

1. 1
   As datas: dúas semanas, cara a atrás ou cara a adiante.
2. 2
   Uso por día: cantas unidades de cada servizo fan falta cada noite fronte ás que ten o hotel; «+n», as que chegan ese día. En vermello, os días sen existencias.
3. 3
   Filtrar por servizo; debaixo, as habitacións reservadas con servizos e o lapis para cambialos.

Os servizos dunha habitación reservada cámbianse desde aquí (o lapis), desde o menú da habitación no cadro, desde Recepción ou desde a lapela Habitacións da reserva. Antes de gardar vese o que queda a noite máis xusta; se un servizo limitado está esgotado algunha noite da estadía, a base de datos non deixa poñelo e di que día falta.

#Configuración de pisos

Cada hotel traballa á súa maneira, e en OCA PMS iso son opcións, non programas distintos. En Configuración (só para quen goberna pisos: a gobernanta e dirección) están as regras de pisos do hotel, o persoal e os catálogos.

123456

1. 1
   Revisión da gobernanta: a habitación rematada queda «por revisar» ata que se dá por boa.
2. 2
   Check-in só en habitacións limpas: recepción non pode dar unha habitación sen limpar (impídeo a base de datos).
3. 3
   Plan automático: o peche do día deixa feito e repartido o plan de mañá.
4. 4
   A limpeza das ocupadas (cada día, só o cambio de sabas ou ningunha) e cada cantas noites se cambian as sabas.
5. 5
   Os días que se gardan os obxectos perdidos.
6. 6
   O persoal: posto, plantas que adoita levar, xornada, se ten usuario e se está en activo.

• O persoal: cada persoa de pisos e mantemento, co seu posto, as plantas que adoita levar (o reparto dállas primeiro), a súa xornada en minutos (a carga mídese fronte a ela) e, se ten, o seu usuario, para que vexa a súa lista na app de pisos. Quen está de baixa non entra no reparto, pero o seu historial consérvase.
• Os catálogos, máis abaixo: os tipos de limpeza (para que se usa cada un e os seus minutos; o plan escolle o tipo activo de cada uso), os artigos (lencería, amenities e minibar, que se cobra co seu concepto da conta) e os servizos (coas unidades que ten o hotel ou sen límite).

Cada cambio queda no rexistro de eventos (que opcións cambiaron, non os seus valores). Así están os hoteis da demo:

Os artigos de pisos e o almacén. Cada amenity e cada artigo do minibar lígase co seu artigo do almacén (en Compras e almacén): ao rematar unha habitación, o que a camareira anota como reposto sae do almacén de pisos do hotel e o consumido do minibar, do de minibar (ou do de pisos). Así o economato sabe cantos xeles ou botellas quedan e a proposta de pedidos repóñeos sen contalos a man. A lencería non se liga: vai á lavandaría e volve (o que se estraga dáse de baixa como merma).

12

1. 1
   A familia e, se se cobra (o minibar), o seu concepto e o seu prezo.
2. 2
   O artigo do almacén do que sae o reposto ou o consumido.

#Que pode facer cada posto

Pisos está en tempo real: o que fai unha camareira no móbil (comezar, rematar, «non molestar»), o que revisa a gobernanta e o que fai recepción (un check-out) vese no cadro, o reparto e o parte de todos ao momento. O punto verde indícao. A limpeza de cada habitación vese tamén no Planning e en Recepción.

Os camareiros venden coa app do TPV, nunha tableta ou nun terminal táctil de cada punto de venda: abren mesas, piden, mandan as comandas á cociña e á barra, cobran e cargan á habitación, tamén sen conexión (ver Camareiro). A sección TPV da app de xestión é a da oficina: o que pasa agora nas salas, o vendido, os tíckets e os peches de caixa, e como está montado o TPV de cada hotel (a carta, o plano de mesas, os terminais e os camareiros).

Ten sete lapelas: En directo, Vendas, Tíckets, Peches Z, Carta, Plano e Puntos de venda. O dun período (vendas, tíckets e peches) segue o selector de hotel da barra superior: con Todos os meus hoteis, todos xuntos. O dun hotel (en directo, carta, plano e puntos de venda) necesita un: se arriba están todos, a lapela pide o hotel como primeiro control.

#O TPV en directo

En directo é o día de traballo do hotel nos puntos de venda, mentres pasa: o vendido ata agora, as mesas ocupadas e o que ten cada unha. Actualízase soa cando os camareiros traballan no TPV (o punto verde, en directo).

1234567

1. 1
   As lapelas do TPV.
2. 2
   Ver un punto de venda ou todos (un debaixo doutro).
3. 3
   O tempo real, actualizar e Abrir o TPV (a app do camareiro, noutra lapela; só se o teu posto vende).
4. 4
   Os indicadores do día, cada un co seu ⓘ.
5. 5
   As zonas do punto de venda, con cantas mesas ten abertas cada unha.
6. 6
   Unha mesa ocupada (esta, en vermello: alguén da mesa ten unha alerxia): o tempo que leva aberta e, nas grandes, o total. Prémea para ver a súa conta.
7. 7
   A lenda das cores.

Debaixo do plano, o que está aberto sen mesa: as contas de barra e as notas aparcadas (unha conta con nome que agarda, como a de alguén que volve máis tarde). E ao final, a táboa de todas as contas abertas, as que máis tempo levan arriba: a mesa, o punto de venda, quen a leva, os comensais, cando se abriu, o que hai na cociña, as súas alerxias, o seu estado e o total.

123456

1. 1
   O punto de venda e a zona, a mesa, o número de conta, o día e quen a leva; á dereita, se está aberta ou como se pechou.
2. 2
   O total, os comensais, canto leva aberta e o que hai na cociña.
3. 3
   As alerxias da mesa e cantos pratos do pedido as levan.
4. 4
   O pedido, por cursos, co estado de cada liña; o prato que leva un alérxeno da mesa, marcado.
5. 5
   As comandas: cada envío á cociña ou á barra.
6. 6
   Cando e en que terminal se abriu e se pechou, as precontas e, se xa está pechada, o seu tícket.

Os cursos. O pedido agrúpase en ao momento (as bebidas e o que sae en canto se pide), entrantes, principais e sobremesas. Ao mandar a comanda sae axiña o curso máis baixo que falta; os demais agardan na cociña ata que o camareiro os marcha (dá a orde de preparalos, cando a mesa vai rematando o anterior). Cada liña pasa por Sen enviar → En espera → Marchada → Lista para servir → Servida; o anulado sae riscado e co seu motivo. Nunha cafetaría todo sae ao momento.

A ficha dunha conta é só de consulta: a conta lévaa o camareiro no TPV. Se é unha conta pechada, Ver o tícket abre a súa factura e, se se cargou a unha habitación, Abrir a reserva abre a reserva do hóspede.

#As vendas

Vendas resume o vendido nun período: hoxe, onte, os últimos 7 ou 30 días, este mes, o pasado ou outras datas (ata 400 días). Cada conta conta na data de traballo en que se abriu (a cea que se cobra pasada a medianoite é do día da cea).

12345

1. 1
   O período.
2. 2
   Todos os puntos de venda do hotel ou un.
3. 3
   Exportar todo a CSV.
4. 4
   Vendas, o cargado ás habitacións, comensais, tícket medio, o custo do vendido, o invitado, o descontado e o anulado despois de mandalo á cociña.
5. 5
   As vendas por hora de peche: os almorzos, as comidas e as ceas.

Máis abaixo, o vendido por familia da carta, o máis vendido (os quince artigos con máis unidades), por camareiro, por punto de venda e por forma de pagamento, co cargado ás habitacións á parte. Todo con IVE, como cobra o TPV.

#Os tíckets

Tíckets lista as contas pechadas dun período: as cobradas con tícket, as cargadas á habitación e as invitacións (as que se invitaron enteiras). O tícket é unha factura simplificada do terminal que a cobrou, coa súa propia serie: TA, TB… (TA26-201-000123).

1234

1. 1
   Buscar por número de tícket, mesa, nome ou número de conta, e as datas.
2. 2
   Como se pechou (tícket, á habitación, invitación), o terminal e o camareiro.
3. 3
   Cantas e por canto; Exportar.
4. 4
   Cada conta: a hora, o tícket (ou a reserva á que se cargou), o punto de venda e o terminal, a mesa, o camareiro, os comensais, como se cobrou, o seu estado e o total. Prémea para abrila.

Un tícket ábrese na ficha da factura, a mesma de Facturas: o total, o cobrado, a sociedade que o emite, o terminal e as súas liñas co IVE. Un cargo á habitación ou unha invitación abren, en cambio, a ficha da conta.

1234

1. 1
   O número, coa serie do terminal: unha factura simplificada (F2).
2. 2
   Envialo por correo… pero non Rectificar: un tícket anúlase no TPV.
3. 3
   De que terminal e punto de venda é, e onde vai o seu rexistro.
4. 4
   O terminal e a súa instalación do sistema de facturación.

123

1. 1
   O sistema de facturación é o terminal e a posición, a da súa cadea.
2. 2
   O QR que vai impreso no tícket.
3. 3
   A cadea do terminal: cada rexistro leva a pegada do anterior do mesmo terminal.

#Os peches Z

Cada terminal ten a súa caixa, coa súa quenda: ábrese ao comezar cun fondo (o cambio co que se comeza) e péchase ao rematar co peche Z, que conta o que hai, compara co esperado e garda o desglose de todo o vendido na quenda. Un Z non cambia nunca. Peches Z reúneos todos, por terminal e día.

1234

1. 1
   As datas e o terminal.
2. 2
   Cantos peches, o vendido neles, o cargado ás habitacións, as diferenzas de caixa e as quendas abertas.
3. 3
   As quendas abertas agora: desde cando e con que fondo.
4. 4
   Cada Z: terminal, data e horas da quenda, tíckets, vendas, ás habitacións, a diferenza e quen o pechou. Prémeo para abrilo.

12345

1. 1
   O Z e o seu terminal; se cadrou ou a súa diferenza.
2. 2
   A quenda: a instalación, as horas, quen a pechou e o fondo.
3. 3
   Os tíckets, do primeiro ao último (non pode faltar ningún número), e a súa base, cota e total.
4. 4
   O arqueo: o esperado e o contado, en efectivo e con tarxeta.
5. 5
   O que non é un tícket: o cargado ás habitacións, o invitado, o descontado e o anulado.

1

1. 1
   O documento do Z, en papel térmico (na demo non hai impresora: vese aquí, no idioma da app).

• O arqueo: en efectivo, o esperado é o fondo máis o cobrado en efectivo menos as devolucións; con tarxeta, o cobrado con tarxeta. A diferenza é o contado menos o esperado: negativa, falta diñeiro; positiva, sobra. Un Z con diferenza leva unha nota de quen o pechou.
• Unha quenda aberta doutro día é un Z esquecido: hai que facelo no TPV, co permiso Pechar a quenda.
• Máis abaixo na ficha, o vendido por familia, por camareiro e por hora. O documento tamén se pode imprimir desde o TPV.
• A caixa de cada terminal é á parte da de recepción: a Caixa do día de Cobros e caixas é só a de recepción.

#A carta e os alérxenos

Carta é a carta do hotel, a mesma en todos os seus puntos de venda (cada artigo di onde se vende): os artigos, as súas familias (entrantes, carnes, viños, cafés…: a cor dos seus botóns no TPV, a onde van as súas comandas e en que curso saen), os menús do día e as notas rápidas. Os nomes son do hotel: escríbense no seu idioma e así saen no TPV e no tícket. Cámbiaa quen configura o TPV (dirección); os demais vena en lectura.

12345

1. 1
   Artigos, familias, menús do día e notas rápidas.
2. 2
   Novo artigo.
3. 3
   Buscar por código, nome ou código de barras, e a familia.
4. 4
   O filtro de alérxenos: aquí, os que non levan glute.
5. 5
   Cada artigo: código, nome, familia, prezo con IVE, o IVE, a onde vai e en que curso, o custo, a marxe, os seus alérxenos e onde se vende. Prémeo para abrir a súa ficha.

Os alérxenos son os 14 de declaración obrigatoria do Regulamento (UE) 1169/2011. Na lista van abreviados (co rato enriba, o seu nome):

O filtro Alérxenos responde axiña a «que pratos non levan glute?» (os que non levan ningún dos escollidos) ou a «que leva leite?» (os que levan algún).

123

1. 1
   O código (PLU, non cambia) e a familia, o nome, o prezo e o IVE.
2. 2
   O nome (o curto, para o botón do TPV e o tícket) e a familia.
3. 3
   O prezo con IVE e o tipo de IVE, os prezos por zona (nas zonas con prezos propios, como a terraza) e o custo da ración, que sae do escandallo, coa marxe sobre o prezo sen IVE.

123

1. 1
   O escandallo; debaixo, cantos ingredientes están ligados co almacén (ver O escandallo e o almacén).
2. 2
   Cada ingrediente coa súa cantidade, a súa unidade, o seu custo por unidade e os seus alérxenos.
3. 3
   A suma: o custo da ración e a marxe.

• O escandallo é a receita cos seus custos: a cantidade de cada ingrediente nunha ración polo seu custo por unidade. A súa suma é o custo da ración, que pasa ao artigo ao gardar; sen escandallo, o custo ponse a man nos datos. Cada ingrediente lígase co seu artigo do almacén, e entón a venda desconta o stock (abaixo).
• Os alérxenos do prato: márcanse nos seus datos ou saen do seu escandallo: ao gardalo, o prato suma os alérxenos dos seus ingredientes e nunca os quita (quitar un faise a man no artigo, a conciencia), para que non se escape ningún.
• No TPV: se unha mesa ten unha alerxia e o camareiro pide un prato que a contén, o TPV avisa (non o impide: decide o cliente) e a comanda impresa destácao na cociña: arriba, as alerxias da mesa, e en cada prato que as leva, «contén…».
• Un prezo que cambia vale desde xa; o pedido sen conexión antes do cambio cóbrase ao prezo de entón.
• Dar de baixa un artigo quítao do TPV sen tocar o xa vendido (Ver os de baixa amósaos).

123

1. 1
   O menú e o seu prezo.
2. 2
   Editar o menú: os seus grupos e opcións.
3. 3
   Cada grupo: o seu curso, cantos pratos se escollen e as opcións, co seu suplemento.

12

1. 1
   As notas rápidas: un toque do camareiro engádeas a un prato e saen na comanda, debaixo del.
2. 2
   Escribir unha nota nova e Engadir; a cruz de cada nota quítaa.

O menú do día é un artigo de tipo menú, co seu prezo e os seus grupos na orde en que se serven (primeiro, segundo, sobremesa ou café, bebida): cantos pratos se escollen de cada un (o mínimo e o máximo) e de que opcións, cada unha co seu suplemento. No TPV, o camareiro escolle os pratos de cada grupo e cada un vai á súa cociña ou á súa barra coma calquera outro. Un grupo que xa se vendeu non se borra: retírase da carta.

#O escandallo e o almacén

O TPV e Compras e almacén están unidos: cada ingrediente do escandallo lígase co seu artigo do almacén (o polbo cocido, a pataca, o aceite…) e, ao pechar unha conta, o vendido desconta o stock do almacén do seu punto de venda. Así o almacén sabe o que se gastou sen que ninguén o apunte, e o custo da ración é o do que de verdade se compra.

123

1. 1
   Cantos ingredientes están ligados.
2. 2
   De que artigo do almacén sae cada ingrediente.
3. 3
   A ligazón: escoller outro ou quitala.

123

1. 1
   Buscar por nome ou código.
2. 2
   Cada artigo coa súa familia, a súa unidade e o seu custo medio.
3. 3
   Quitar a ligazón.

• Un ingrediente ligado toma a unidade do seu artigo do almacén (e xa non se cambia), o seu custo (o custo medio nos almacéns do hotel) e os seus alérxenos, que se suman aos do prato. Se o artigo do almacén gaña un alérxeno (un provedor novo, outra receita), gáñano tamén os pratos que o usan; nunca se quita ningún só.
• Sen ligar, o ingrediente é só texto: conta no custo da ración, pero non desconta nada.
• As ligazóns gárdanse co escandallo (Gardar).
• O que se vende tal cal (unha botella de viño, unha auga, un refresco) non precisa escandallo: nos seus datos, Véndese tal cal di de que artigo do almacén sae, unha unidade por cada unha vendida (e gaña ao seu escandallo, se o tivese).

1

1. 1
   Véndese tal cal: o artigo do almacén que sae, un por unidade vendida.

De que almacén sae? Do que di cada punto de venda (en Puntos de venda, o seu almacén: na demo, o restaurante consome da cociña e a cafetaría, do bar). Ao pechar unha conta (con tícket, cargada á habitación ou invitada), cada prato desconta a cantidade dos seus ingredientes ligados polas racións vendidas, e o vendido tal cal, as súas unidades. Un tícket anulado despois non devolve nada ao almacén: a comida xa saíu. O que sae de cada lote, o seu custo e a marxe real de cada punto de venda están en Compras e almacén.

#O plano de mesas

Plano é o editor do plano de cada zona (o salón, a terraza, a barra…): unha cuadrícula de caselas na que cada mesa ten o seu sitio, o seu tamaño, a súa forma, o seu xiro e as súas prazas. É o plano que ven os camareiros no TPV e o de En directo.

12345

1. 1
   O punto de venda e a zona.
2. 2
   Engadir mesa, Desfacer os cambios e Gardar o plano.
3. 3
   Un aviso: dúas mesas písanse. Ata corrixilo non se pode gardar.
4. 4
   A mesa escollida (en vermello, porque pisa a do lado). Arrástrase para movela e a súa esquina cambia o tamaño.
5. 5
   Os seus datos: nome, prazas, forma, xiro, posición e tamaño, con botóns para facelo sen arrastrar.

#Puntos de venda, terminais e camareiros

Puntos de venda é como está montado o TPV do hotel, en tres vistas: os puntos de venda e as súas zonas, os terminais e os camareiros.

1234

1. 1
   As tres vistas.
2. 2
   Novo punto de venda.
3. 3
   Cada punto de venda: tipo, o concepto co que se cargan as súas contas á habitación, o almacén do que consome, se pide os comensais, se admite cargar á habitación e se marcha os cursos.
4. 4
   As súas zonas: o tamaño do plano, as mesas e prazas e se teñen prezos propios.

• Concepto da conta: o concepto de restauración da conta do hóspede co que se cargan á súa habitación as contas dese punto de venda (na factura do hóspede vese «Restaurante», «Cafetaría»…).
• Almacén: de cal descontan as súas vendas (polo escandallo ou o vendido tal cal). «Ningún»: as súas vendas non tocan o stock.
• Marcha os cursos: nun restaurante, os principais e as sobremesas agardan na cociña ata que o camareiro os marcha; nunha cafetaría, todo sae ao momento.
• Prezos propios: a zona cobra os prezos por zona da carta (unha terraza, o servizo de habitacións).

12

1. 1
   Cada terminal é unha instalación do sistema de facturación, coa súa serie e a súa cadea.
2. 2
   Cada terminal: punto de venda, a súa caixa, a súa impresora, a súa instalación, o dispositivo que o usa (libre, en uso desde…, ou da actividade simulada) e a súa quenda (aberta co seu fondo, ou o seu último Z).

• Un dispositivo por terminal. A tableta reclama o terminal ao escollelo no TPV. Se se cambia de tableta ou se perde, Liberar (nos terminais en uso) déixao libre para outra: a anterior xa non poderá emitir tíckets nesa cadea. Pide confirmación.
• A impresora: en pantalla ou unha térmica (ESC/POS). Na demo non hai impresora: o documento vese na pantalla do TPV e a térmica é simulada.
• Un terminal coa quenda aberta non se pode dar de baixa ata o seu peche Z.
• Os terminais da actividade simulada son os que a demo usa para «vender» soa ao longo do día; non se ofrecen no TPV.

123

1. 1
   O posto: camareiro, xefe de sala, caixeiro, cociña ou encargado (que ten todos os permisos).
2. 2
   Os seus permisos do TPV, ademais de vender, cada un co que deixa facer.
3. 3
   Máis abaixo, onde traballa e un PIN novo; Gardar.

Os camareiros non necesitan usuario: na tableta compartida de cada punto de venda, cada un toca o seu nome e entra co seu PIN (de 4 a 6 cifras; gárdase só o seu resumo, ninguén pode lelo despois). O que fai queda ao seu nome. Ademais de vender (abrir mesas, pedir, mandar comandas e cobrar), cada un ten os permisos que lle dean:

A base de datos comproba os permisos do camareiro en cada operación: non abonda co usuario da tableta.

#Que ve cada posto

#Preguntas frecuentes

Por que non cadran as vendas de Vendas coas dos peches Z? Porque contan distinto: Vendas pon cada conta na data de traballo en que se abriu, e o Z, todo o cobrado na caixa do terminal durante a súa quenda. Unha quenda que pasa dun día a outro sepáraas.

Un cliente quéixase dun tícket mal cobrado. Como se anula? No TPV, con Anular tíckets, no terminal que o cobrou e coa súa caixa aberta: fai a rectificativa e devolve o diñeiro no mesmo paso. Desde a oficina non se rectifica un tícket.

Por que unha mesa sae con alerxias se o camareiro non marcou nada? Porque a conta é dun hóspede aloxado cunha alerxia anotada nas súas preferencias: cópiase soa ao abrir a conta ou ao asociala á súa reserva (ver Clientes).

Que pasa se o TPV queda sen conexión? Segue vendendo: numera os tíckets e calcula o seu rexistro de Verifactu na tableta, e envíao ao volver a rede. En En directo non se ve ata entón. Explícao o capítulo do Camareiro.

Por que non podo quitar unha mesa do plano? Porque ten unha conta aberta: pódese mover, pero non quitar ata que se peche.

Onde está o que se cargou a unha habitación? Na conta da reserva, como un cargo co concepto do punto de venda (ver Reservas); cóbrase na factura do hóspede ao facer o check-out. En Tíckets, o filtro Ás habitacións.

Que é a actividade simulada? Na demo, a cociña, a barra e parte das vendas faias a propia demo: uns terminais «venden» sos ao longo do día (a cafetaría e o bar de 7:30 a 23:30; o restaurante, ao mediodía e pola noite) e fan o seu peche Z. Ver Primeiros pasos.

Cada hotel ten os seus almacéns: a cociña, o bar, o economato (o almacén xeral, que abastece os demais) e o de pisos (lencería e amenities). Compras e almacén leva o que entra neles —o que se lles pide aos provedores e chega co seu albará, a nota de entrega que trae o repartidor— e o que sae: o que se vende no TPV, o que se usa en pisos, o que se consome na casa, o que se perde e o que se pasa dun almacén a outro. Con iso sabe en todo momento que hai en cada almacén e o que vale.

O que máis traballo aforra é a proposta automática: cada noite, o peche diario calcula que hai que pedir a cada provedor para chegar á súa seguinte entrega, segundo o que hai, o que xa vén pedido e o que se vai consumir coa ocupación deses días. Pola mañá, quen leva as compras revísaa, cámbiaa se fai falta e envíaa.

Ten nove lapelas: Resumo, Pedidos, Recepción, Facturas de provedor, Stock, Caducidades, Inventarios, Estatísticas e Configuración. Todo é do hotel escollido na barra superior ou, con Todos os meus hoteis, de todos xuntos (onde fai falta un almacén, escóllese co seu hotel diante). Os importes de compras son sen IVE, agás o total das facturas.

#O resumo

Resumo é o primeiro que se mira pola mañá: como está o almacén e o que hai que facer hoxe, cada cousa co seu botón.

1234567

1. 1
   As nove lapelas da sección.
2. 2
   Os oito indicadores, cada un co seu ⓘ (abaixo, como se calculan).
3. 3
   As compras e as mermas do mes, os pedidos atrasados e os albarás sen facturar.
4. 4
   As propostas de onte á noite, unha por provedor e almacén; en laranxa, as que non chegan ao pedido mínimo.
5. 5
   Revisar abre a proposta.
6. 6
   O que ten que chegar estes días (en laranxa, o atrasado).
7. 7
   Recibir abre a recepción do pedido.

Máis abaixo, outras catro listas:

• Caduca pronto ou xa caducou: os lotes que caducan en tres días e os xa caducados, con Dar de baixa nestes (ver Lotes e caducidades).
• Baixo mínimos: o que está por debaixo do seu mínimo en cada almacén, co que xa vén pedido.
• Facturas que vencen: as desta semana e as vencidas, con Pagar nas de transferencia.
• Os almacéns: cada un co seu valor, as súas alertas e o seu último inventario; ao tocalo ábrese o seu stock.

#A proposta automática de pedidos

En Pedidos están todos os pedidos aos provedores co seu estado: proposta (a do peche, aínda sen tocar), borrador, enviado, recibido en parte, recibido ou anulado. A nota de arriba avisa das propostas que agardan e Ver as propostas déixaas soas na lista.

123456

1. 1
   Buscar por número ou provedor.
2. 2
   Calcular a proposta refaina agora, e Novo pedido, un a man.
3. 3
   Por estado (aquí, as propostas)…
4. 4
   …por provedor, por almacén e se é automático ou manual.
5. 5
   Que son as propostas.
6. 6
   Cada proposta: provedor, almacén, data de entrega, liñas e importe sen IVE; «baixo o mínimo», se non chega ao pedido mínimo do provedor. Preméa para abrila.

A proposta non ten número (non é un documento): tómao ao gardala ou ao aprobala. As que ninguén toca, o peche da noite seguinte substitúeas por outras ao día; as que se gardan como borrador, non. Ao abrila vese todo o necesario para decidir.

123456

1. 1
   Unha proposta automática, o seu provedor, o seu almacén e a súa entrega.
2. 2
   Descartar bórraa (o seguinte peche volverá propor o que faga falta).
3. 3
   As liñas: referencia, formato e stock; a cantidade e o prezo pódense cambiar.
4. 4
   Por que?: de onde sae a cantidade (abaixo, o cálculo).
5. 5
   Engadir artigo e a papeleira de cada liña.
6. 6
   Gardar borrador ou Aprobar e enviar: o pedido sae por correo ao provedor.

Así se le un Por que?: «Stock 4 kg + pendente 0 − previsto 5,2 kg (2 días ata a entrega do martes, ocupación ×1,1) = −1,2 kg, por debaixo do punto de pedido (2 kg): pídese ata o obxectivo (6 kg), 7,2 kg, en 8 vultos de 1 kg».

Un pedido enviado xa non se cambia: recíbese (ver abaixo). Se o que falta xa non vai chegar, Xa non chega máis dáo por recibido; un borrador ou un enviado do que non chegou nada pódese anular co seu motivo (avisa ao provedor: a anulación non lle chega soa).

#Un pedido a man

Para o que o peche non propón —un viño para unha cea, un pedido extra antes dun evento—, Novo pedido.

12345

1. 1
   O almacén e o provedor (cambialo quita as liñas).
2. 2
   O que serve ese provedor, co seu último prezo.
3. 3
   A cantidade, na unidade do artigo.
4. 4
   A entrega: a próxima posible do provedor, se non escolles outra; e as notas para o correo.
5. 5
   Crear borrador: gárdase con número; despois apróbase coma unha proposta.

#Recibir a mercadoría

Cando chega o repartidor, recíbese o seu albará en Recepción. Arriba está o que se espera (os pedidos enviados ou recibidos en parte, por data de entrega) e, debaixo, os albarás xa rexistrados, co seu estado e se están facturados.

1234

1. 1
   Recibir un pedido ou un Albará sen pedido (unha compra no mercado, un envío que non se pediu).
2. 2
   Os filtros dos albarás: borradores, confirmados, anulados, sen facturar e o provedor.
3. 3
   Por recibir: cada pedido coa súa entrega (en vermello, atrasado) e o seu estado.
4. 4
   Recibir ese pedido.

123456

1. 1
   O pedido que se recibe, o seu provedor e o seu almacén.
2. 2
   O número do albará do provedor (non se repite) e a súa data.
3. 3
   Todo o pedido ou Nada, e algo que non se pediu.
4. 4
   Cada liña: o que chega e o seu prezo; nos perecedoiros, o lote e a caducidade.
5. 5
   Outro lote: o mesmo artigo con outro lote.
6. 6
   Confirmar a recepción: entra no stock.

• Un prezo distinto do pedido admítese e queda avisado no albará: é o que haberá que mirar cando chegue a factura.
• Non se admite un perecedoiro sen lote nin caducidade, nin algo que chega xa caducado.
• Devolver ao provedor o que chegou mal faise desde a ficha do albará confirmado, mentres non estea facturado: sae do stock (do seu lote) e deixa de facturarse.
• Gardar borrador deixa a recepción a medias, sen tocar o stock, para rematala despois.

#As facturas de provedor

Cada provedor factura ao seu xeito: unha factura ao mes con todos os seus albarás ou unha por albará. En Facturas de provedor rexístranse (anótanse como débeda, co seu vencemento) e páganse. Contabilidade fai só o asento de cada factura e de cada pagamento (ver Contabilidade).

1234

1. 1
   Por pagar, pagadas en parte, pagadas, vencidas e anuladas; e o provedor.
2. 2
   Rexistrar factura.
3. 3
   O facturado, o pendente de pagamento, o vencido e as que non cadran cos seus albarás.
4. 4
   As pendentes márcanse para pagar varias dunha vez.

12345

1. 1
   O provedor, coa súa forma de pagamento.
2. 2
   O número e a data da factura e o seu vencemento (por defecto, o dos días de pagamento do provedor).
3. 3
   Dos seus albarás ou con liñas (un servizo, algo sen albará).
4. 4
   Os seus albarás sen facturar: márcanse os que agrupa a factura (Todos ou Ningún).
5. 5
   Rexistrar factura.

A factura calcúlase dos seus albarás: o recibido menos o devolto, ao seu prezo, por familia de compra e tipo de IVE (a familia decide a conta de gasto en contabilidade: alimentación, bebidas, limpeza…). Unha factura é dun só hotel.

123

1. 1
   O que suman os albarás escollidos: base + IVE.
2. 2
   A base e o IVE da factura, por cada tipo de IVE dos seus albarás.
3. 3
   Usar o calculado volve ao dos albarás.

Como se paga. Depende da forma de pagamento do provedor:

123

1. 1
   As facturas escollidas e o que suman.
2. 2
   Data, forma e referencia do pagamento.
3. 3
   Pagar.

123

1. 1
   Pagala desde a súa ficha.
2. 2
   O desagregado por IVE, como a emitiu o provedor.
3. 3
   Repartida por familia de compra: o que contabilidade leva a cada conta de gasto.

#O stock

Stock é o que hai en cada almacén, artigo a artigo. O stock non se teclea: é a suma dos movementos (o que entra cos albarás e o que sae coas vendas, os consumos, os traspasos e as mermas), e corríxese cos inventarios.

12345

1. 1
   Buscar por nome, código ou código de barras.
2. 2
   Movemento: traspaso, merma, consumo interno ou repoñer.
3. 3
   Con existencias, baixo mínimos, baixo o punto de pedido, en negativo, que caduca en 3 días ou sen existencias.
4. 4
   O almacén e a familia.
5. 5
   Cada fila, un artigo nun almacén: cantidade, mínimo / punto de pedido / obxectivo, o que vén pedido, a caducidade máis próxima, o custo medio, o valor e o seu estado. Preméa para a ficha do artigo.

123456

1. 1
   O código, a familia, a unidade, o formato, o IVE e se é perecedoiro (cos seus días de vida).
2. 2
   Unha merma ou un traspaso deste artigo.
3. 3
   Stock, movementos, provedores e prezos, onde se usa e os seus datos.
4. 4
   Cada almacén: cantidade, custo medio, último custo, consumo ao día e os días que cobre, os seus parámetros e o pendente.
5. 5
   Parámetros: mínimo, punto de pedido e obxectivo deste almacén.
6. 6
   Os seus lotes, coa súa caducidade, o que queda e o seu custo de entrada. Un lote abre a súa trazabilidade.