OCA PMS · el PMS de la cadena

OCA PMS es el programa de gestión hotelera (un PMS, el programa con el que trabaja cada hotel: reservas, recepción, facturación…) que se está preparando para OCA Hotels. Reúne en un solo sitio la recepción y el planning, las reservas, las facturas, los cobros y las cajas, los pisos, la restauración, las compras y el almacén, los informes de dirección y la administración, para todos los establecimientos de la cadena.

Este capítulo es el punto de partida: qué es esta demostración, cómo se entra, cómo es la pantalla y dónde encontrar ayuda. Lo que cuenta sirve en todas las secciones.

#Qué es esta demo

Lo que tienes delante es una demostración, y se nota en cuatro cosas:

• Es una propuesta para OCA Hotels, con datos inventados. Las dos sociedades de ejemplo, sus cuatro establecimientos (del 101, «OCA Gran Hotel Atlántico», al 202), los usuarios, las reservas con sus huéspedes, las facturas, los cobros y todo lo demás los inventa un generador. Ningún dato sale de OfiCloud ni de OCA CRM.
• La demo siempre empieza «hoy». Las fechas son relativas al día en que se generan los datos. La demo publicada vuelve a sus datos iniciales cada mañana a las 08:00 (hora de Madrid): prueba lo que quieras, porque lo que cambies durante el día se pierde entonces.
• Las integraciones son simuladas. El motor de reservas y el channel manager (el que reparte la disponibilidad entre los canales de venta), SES.HOSPEDAJES, el INE, la Agencia Tributaria (Verifactu y SII), las encuestas, la pasarela de pago, el datáfono, las cerraduras y la contabilidad (a3innuva) imitan al servicio real, pero no se conectan a él. Los correos van a un buzón de captura y no salen a internet. El administrador puede poner en marcha, en Configuración → Conectores y colas, la actividad simulada de cada hotel: reservas del canal inventadas que van entrando solas y camareras que van limpiando habitaciones durante el día, para ver la demo en movimiento. Las respuestas a las encuestas también llegan solas.
• Siempre lo verás indicado: el distintivo DEMO · datos ficticios acompaña al título de cada pantalla.

La demo crece por entregas. Cada una llega con sus datos ficticios, su ayuda y sus capítulos de este manual en los cuatro idiomas. Ya están disponibles D0, D1, D2, D3 y D4, con todas las secciones; solo queda D5, la presentación:

#Entrar en la demo

OCA PMS se usa desde el navegador, en el ordenador o en una tableta, sin instalar nada. Cada persona entra con su propio usuario, porque lo que ve depende de su puesto: sus hoteles y lo que permite su perfil de acceso. En la demo no hace falta pedir un usuario: la pantalla de acceso ofrece una cuenta de demostración por puesto y se entra con un clic.

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   El distintivo DEMO · datos ficticios: todo lo que vas a ver es inventado.
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   Qué es OCA PMS y qué es esta demo: una propuesta para OCA Hotels con cuatro establecimientos de ejemplo, en cuatro idiomas, que vuelve a su estado inicial cada mañana.
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   Tu correo y tu contraseña, si tienes un usuario propio.
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   Entrar. También vale pulsar Intro en la contraseña.
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   Las cuentas de demostración, una por puesto: pulsa una y entras con ese puesto, sin escribir nada.
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   Idioma y modo claro u oscuro, ya desde aquí. Dentro se pueden cambiar cuando quieras.

Las camareras de piso y las gobernantas tienen además la app de pisos, pensada para el móvil y la tableta: la misma dirección de la demo terminada en /pisos/ (ver Camarera de pisos y Gobernanta). Los camareros tienen la app del TPV, para la tableta de cada punto de venta: la misma dirección terminada en /tpv/ (ver Camarero).

En la demo publicada, un aviso encima del formulario recuerda a qué hora vuelven los datos a su estado inicial. Si el correo o la contraseña no son correctos, sale en rojo Usuario o contraseña no válidos.

#Las partes de la pantalla

Todas las secciones comparten la misma estructura: a la izquierda, la barra lateral para moverte; arriba, la barra superior con lo que sirve en cualquier pantalla; debajo, el contenido de la sección. Esto es lo que ve el administrador nada más entrar:

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   La barra lateral, con las secciones de tu puesto. La que tienes abierta va resaltada.
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   Ayuda y manual, fijo al pie: este manual y las guías animadas.
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   El distintivo DEMO · datos ficticios. Al dejar el ratón encima recuerda que los datos vuelven a su estado inicial cada mañana.
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   El selector de hotel: todos tus hoteles o uno solo.
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   Ayuda de la pantalla en la que estás, con sus guías animadas (también con F1).
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   El idioma (castellano, gallego, inglés o portugués) y el tema: la luna pasa al modo oscuro y el sol vuelve al claro.
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   Tu menú de usuario, con tu nombre y tu acceso debajo.
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   Una ⓘ: explica de dónde sale lo que tiene al lado.

Las secciones están agrupadas como en el día a día de un hotel, con una línea entre cada grupo:

Si la ventana es mediana (una tableta, un portátil pequeño), la barra lateral se estrecha y muestra solo los iconos; al dejar el ratón encima de uno sale su nombre. En una pantalla estrecha se esconde detrás del botón de menú.

Junto a cada indicador y a cada bloque hay una ⓘ 8. Al pulsarla se abre una nota en tres partes: Qué muestra, Cómo se calcula y Cómo leerlo. Si una cifra te sorprende, empieza por su ⓘ: casi siempre la respuesta está ahí. Se cierra con Esc o pulsando fuera.

Tu menú de usuario 7 tiene tres opciones: Perfil (tu puesto, tu acceso, cuántos hoteles ves y, otra vez, el idioma y el tema, que puede seguir al de tu ordenador: Como el sistema), Acerca de (la versión que está funcionando, el resultado de sus pruebas y el recordatorio de que los datos son ficticios) y Cerrar sesión.

#Elegir hotel e idioma

El selector de hotel decide de qué hoteles ves los datos. Al entrar muestra todos tus hoteles (entre paréntesis, cuántos son); si eliges uno, todas las secciones pasan a mostrar solo ese hotel hasta que vuelvas a cambiarlo. Solo salen los hoteles de tu usuario: el administrador ve los cuatro de la cadena; la camarera de pisos, solo el suyo.

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   Todos mis hoteles: todos a la vez. Entre paréntesis, cuántos tienes.
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   Cada establecimiento, con su código: 101 y 102 son hoteles; 201, una pensión, y 202, unos apartamentos turísticos.

#La ayuda: guías animadas y este manual

Hay dos tipos de ayuda, siempre a mano:

• La ayuda de la pantalla: el botón Ayuda de la barra superior o la tecla F1, en cualquier pantalla (también con una ficha o un diálogo abiertos). Abre un panel a la derecha que te dice dónde estás, enlaza con su capítulo de este manual y ofrece guías animadas: sobre capturas de la propia demo, un puntero va al sitio, lo resalta y hace la acción mientras se explica cada paso; puedes pausarla, avanzar o retroceder.
• Este manual, desde el menú Ayuda y manual del pie de la barra lateral: el capítulo de la sección en la que estás o el manual completo, en otra pestaña y en el idioma que tengas en la aplicación.

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   Dónde estás: para qué sirve la pantalla.
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   Su capítulo en este manual, en otra pestaña.
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   Las guías de esta pantalla (aquí, cómo leer el Panel); si aún no tiene, te lo dice.
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   Las guías de lo que sirve en toda la aplicación: pulsa una para verla paso a paso.
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   Cierra el panel (también Esc o pulsando fuera).

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   El capítulo de la pantalla en la que estás (aquí, el Panel).
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   El manual completo, desde la portada.
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   Las guías animadas (lo mismo que Ayuda o F1).
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   El menú se abre desde aquí.

#Cada puesto ve lo suyo

OCA PMS enseña a cada persona solo lo que le toca. Compara la pantalla del administrador (la figura de Las partes de la pantalla) con la de la camarera de pisos:

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   Una sola sección, Pisos: la de su trabajo.
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   Un solo hotel: el 101, donde trabaja.
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   Sus pestañas, en consulta; sin Configuración, que es de la gobernanta. Para su trabajo diario usa la app de pisos en el móvil.
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   Su puesto, debajo de su nombre.

• Las secciones. El perfil de acceso de cada puesto decide qué secciones salen en la barra lateral. El administrador las ve todas, también Configuración y Usuarios; la camarera de pisos, solo Pisos.
• Los hoteles. Cada usuario ve solo los suyos: los demás no existen para él, ni en los listados ni en los totales.
• Lo que se ve y se hace dentro de cada sección. Hay permisos que no son secciones: ver importes, ver datos personales de los huéspedes, descargar listados, ver los datos técnicos, cambiar la fecha de trabajo de un hotel, crear, modificar o anular reservas, asignar y mover habitaciones o bloquearlas.
• No basta con esconder un botón: la base de datos aplica los mismos permisos a cada consulta y a cada operación.

Estas son las cuentas de la demo y lo que ve cada una:

#Acerca de los datos

El administrador tiene en Configuración la pestaña Acerca de los datos, que explica con detalle lo que este capítulo cuenta al principio: de dónde salen los datos de la demo, cómo son los cuatro establecimientos, cuándo vuelven a su estado inicial y qué integraciones están simuladas.

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   La pestaña Acerca de los datos.
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   Qué es inventado, desde cuándo cuentan las fechas, a qué hora vuelve todo a su estado inicial y qué integraciones son simuladas.
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   Cada cambio queda en el registro de eventos, que no se puede modificar ni borrar.

Junto a ella están Acerca de (la versión que está funcionando y el resultado de sus pruebas), Registro de eventos (cada cambio, con qué pasó, cuándo y quién) y Conectores y colas (las integraciones simuladas y los mensajes que esperan su turno). Cualquier usuario ve la versión y el recordatorio de que los datos son ficticios en Acerca de, dentro de su menú de usuario.

El Panel es la pantalla con la que se entra en OCA PMS (salvo los puestos que solo trabajan en Pisos o en el TPV). Resume en una sola pantalla cómo está hoy la cadena —o el hotel que elijas en el selector de hotel de la barra superior— y lleva a la ficha de cada establecimiento. Todas las cifras las calcula la base de datos en el momento, solo con los hoteles a los que tienes acceso, y cada una lleva su ⓘ con qué muestra, cómo se calcula y cómo leerla.

#La cadena de un vistazo

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   De qué hoteles es el Panel: todos los tuyos o el que elijas.
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   Hoy en la demo: la fecha, el recordatorio de que los datos son ficticios y cuándo se generaron.
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   Ocupación de hoy (las habitaciones de esta noche): el porcentaje y, debajo, cuántas habitaciones de cuántas.
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   Llegadas y salidas de hoy, con las que aún están pendientes, y las habitaciones en casa con cuántas personas hay alojadas.
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   Producción: lo vendido para esta noche, con IVA (solo con el permiso Importes).
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   El bloque Dirección: ayer, el mes en curso y la cartera de los próximos 30 días, sin IVA (con los permisos Informes e Importes).
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   La cadena: establecimientos, unidades, plazas y sociedades.
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   Tus hoteles, con su fecha de trabajo y su régimen fiscal: pulsa uno para abrir su ficha.

De arriba abajo:

• Hoy en la demo: la fecha de hoy, que la demo tiene datos ficticios que vuelven a su estado inicial cada mañana, y a qué hora se generaron los de hoy.
• El día de hoy: cinco indicadores de lo que pasa hoy en los hoteles que ves (ver El día de hoy).
• Dirección: cómo fue ayer, cómo va el mes y lo que ya está reservado para los próximos 30 días, frente al año pasado y al presupuesto (ver El bloque Dirección). Solo lo ve quien tiene los informes de dirección.
• La cadena: Establecimientos, Unidades (habitaciones o apartamentos que se venden), Plazas (personas que caben en camas fijas) y Sociedades (las empresas que facturan, con su régimen: SII o Verifactu).
• Tus hoteles: una tarjeta por establecimiento, con su tipo, su municipio, sus unidades, su régimen fiscal y su fecha de trabajo. Si un hotel sigue con la fecha de ayer, aún no ha hecho su cierre diario. Pulsa una tarjeta para abrir su ficha, o Ver todos para ir a Hoteles.
• La demo por entregas, al final: qué trae cada entrega de la demo y cuáles están ya disponibles o en curso.

#El día de hoy

«Hoy», para cada hotel, es su fecha de trabajo: el día que tiene abierto, que normalmente avanza el cierre diario. Los indicadores suman el día de cada hotel que ves. Con un solo hotel elegido en el selector, son las cifras de ese hotel; el Planning enseña las mismas, hotel a hotel, encima de la rejilla, y Recepción, con el detalle de cada llegada y cada salida.

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   Qué muestra, cómo se calcula y cómo leerlo. Se cierra con Esc o pulsando fuera.

#El bloque Dirección

Debajo del día de hoy, quien tiene la sección Informes y el permiso Importes ve el bloque Dirección: un resumen del Panel de dirección en tres columnas. Todos los importes van sin IVA (lo que de verdad queda para el hotel) y sin la tasa turística.

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   Ayer, el último día cerrado: ocupación, ADR y producción.
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   Cada cifra, frente al año pasado (AP) y al presupuesto (Ppto.): en verde si va mejor y en rojo si va peor. La ⓘ explica cómo se calcula.
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   Los próximos 30 días: lo ya reservado frente a lo que había a estas alturas el año pasado (STLY) y lo reservado en la última semana (pickup).
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   Ver informes abre el panel de dirección completo.

• Ayer es el último día que ha cerrado el hotel (con varios hoteles, la suma de los días cerrados de todos). Se compara con el mismo día de la semana del año pasado (364 días antes) y con el presupuesto del mes repartido entre sus días.
• El mes suma los días cerrados del mes en curso y los compara con los mismos días del año pasado y con la parte del presupuesto que corresponde a esos días.
• Próximos 30 días es la cartera (en inglés, on the books): las habitaciones-noche ya vendidas para las próximas 30 noches. STLY (same time last year) es lo que había reservado el año pasado a estas alturas para las mismas noches; el pickup de 7 días, lo reservado (menos lo anulado) en la última semana.
• Las variaciones de la ocupación van en puntos (p. p.): de un 64 % a un 68 % son 4 puntos.

#Qué ve cada puesto

El Panel de cada persona cuenta solo sus hoteles: el de recepción, el 101; el de la gobernanta, el 101 y el 102; el de dirección, los cuatro. La Producción solo sale con el permiso Importes, y el bloque Dirección, con los informes de dirección (dirección, administración y jefe de recepción).

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   Sus dos hoteles.
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   Cuatro indicadores del día: sin Importes, no hay producción.
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   Una sola sociedad: la de sus dos hoteles.

Recepción es la pantalla del mostrador: enseña el día del hotel —quién tiene que llegar, quién tiene que irse y quién está alojado— y desde ella se hace todo lo que pasa en el mostrador: el check-in (la entrada del huésped, con el registro de sus datos), el check-out (la salida, con su cuenta facturada y cobrada) y, al terminar la jornada, el cierre del día.

Recepción trabaja siempre con un hotel y con su fecha de trabajo: el día que ese hotel tiene abierto, que no tiene por qué ser el del calendario (después de medianoche, el hotel sigue en el día anterior hasta que se cierra). Si en el selector de la barra superior ves todos tus hoteles, la pantalla te pide que elijas uno.

#El día del hotel

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   La fecha de trabajo del hotel: el día con el que se trabaja.
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   Buscar por habitación, titular o localizador en las tres listas.
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   Actualizar y el punto verde del tiempo real: lo que hacen los demás aparece solo.
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   El cierre del día.
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   Los indicadores del día, cada uno con su ⓘ; el último, Llegadas listas: cuántas llegadas tienen ya su habitación limpia.
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   Las tres listas: llegadas, salidas y en casa, con cuántas habitaciones tiene cada una.
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   Cada habitación reservada: el número y el tipo, el titular, la reserva, su estado, la hora de llegada prevista, si la habitación está lista (limpia), lo que hay que preparar, los huéspedes registrados y el saldo de su cuenta. Púlsala para abrir la reserva.
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   La acción que toca (Check-in, Check-out o Cuenta) y Más acciones: abrir la reserva, ver la cuenta, la salida anticipada o deshacer.

• Llegadas: las habitaciones que entran hoy. Las que ya han hecho el check-in se quedan en la lista, como Dentro, con la hora a la que entraron.
• Salidas: las que se van hoy y también las atrasadas (las que tenían que haber salido antes y siguen en casa), porque impiden cerrar el día. Las que ya se han ido quedan como Salida hecha.
• En casa: el resto de habitaciones con huéspedes alojados, con el día en que se van.

Una reserva con varias habitaciones sale una vez por habitación: cada una entra y sale por su cuenta. Cuando entra una reserva nueva del canal (Booking.com, Expedia…), un aviso lo dice al momento.

#El check-in

El check-in es la entrada del huésped: se le da la habitación y se registran los datos que la ley pide a todo alojamiento. Solo se hace el día de llegada (la fecha de trabajo del hotel) y con una habitación asignada; si no la tiene, se elige en el mismo check-in, entre las que están libres toda la estancia.

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   La reserva: localizador, titular, estancia, tipo y ocupación.
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   La habitación: la asignada o, si no tiene, la que elijas. Cambiar de habitación enseña las libres toda la estancia.
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   Buscar una ficha por documento o nombre: si el huésped ya ha estado, sus datos se rellenan solos.
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   El titular, que firma la hoja de registro, con lo que ya se sabe de él por su reserva o su ficha; lo que falte (el documento, su fecha de expedición…) se completa aquí.
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   Nacionalidad (con el globo, de una lista) y sexo.
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   Contacto y dirección, que no son obligatorios.
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   Un bloque por huésped; se añaden o se quitan según quién venga.
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   Hacer el check-in, cuando los datos están completos. A la izquierda, cuántos huéspedes tienen ya sus datos.

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   La edad, calculada con la fecha de nacimiento.
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   Con menos de 14 años, el documento no es obligatorio.
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   El parentesco con el adulto que lo acompaña, obligatorio para los menores.

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   Deshacer el check-in, con su permiso.

#Protección de datos y SES en el check-in

Debajo de los huéspedes, el check-in tiene dos bloques más: la protección de datos (lo que hay que decirle al huésped al recoger sus datos y lo que consiente) y lo que se comunica de esa reserva a SES.HOSPEDAJES.

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   La información de protección de datos del hotel, en el idioma de la reserva, con su versión.
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   Leer el texto lo despliega entero, para leérselo o enseñárselo al huésped.
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   Por cada huésped de 14 años o más, si acepta publicidad y la encuesta de satisfacción: vienen como los tiene su ficha.
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   La reserva, ya comunicada (con su estado y su código de SES), y el parte de viajeros, que saldrá al hacer el check-in.

• La información. El RGPD obliga a decir al huésped, al recoger sus datos, quién los trata, para qué, cuánto tiempo y cómo ejercer sus derechos. El texto es el del hotel (o el de su sociedad), en el idioma de la reserva; si no hay en ese idioma, en castellano. Se cambia en Obligaciones legales.
• Los consentimientos. Sin nada registrado, el huésped no recibe publicidad y sí la encuesta (por interés legítimo). Si en el mostrador dice otra cosa, cambia su marca: al hacer el check-in se anota solo lo que cambia, con la versión vigente del texto, y queda en el historial de su ficha (ver Clientes).
• SES.HOSPEDAJES. La reserva se comunicó al confirmarse; el parte de viajeros sale en el siguiente lote al hacer el check-in, con 24 horas de plazo. Si vuelve con un error, se corrige en Obligaciones legales.

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   Cómo va su parte de viajeros: pendiente, enviado, aceptado o con error (y si va fuera de plazo).

En las listas de En casa y de las que ya entraron, cada habitación dice cómo va su parte; en la ficha de la reserva, el bloque SES.HOSPEDAJES de su resumen enseña la reserva y el parte de cada habitación.

#Check-in solo en habitaciones limpias

Recepción ve en cada llegada si su habitación está lista: limpia (y revisada, si el hotel revisa) según Pisos. En los hoteles que lo tienen configurado así —en la demo, el 101 y los apartamentos 202—, solo se puede hacer el check-in en una habitación limpia: lo impide la propia base de datos. La lista lo avisa («Habitación por limpiar: aún no se puede entrar») y el check-in también, con dos salidas: elegir otra habitación limpia con Cambiar de habitación o, si la habitación está lista y pisos aún no lo ha marcado, Cambiar la limpieza.

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   La habitación asignada y su limpieza: aquí, por limpiar.
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   Elegir otra habitación, entre las libres y limpias.
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   O marcarla limpia, si de verdad lo está.

En los hoteles que no lo exigen, el check-in en una habitación sin limpiar se puede hacer, con el aviso. En la lista de llegadas, cada habitación dice también lo que hay que preparar en ella (una cuna, una cama supletoria…); Más acciones → Servicios de la habitación los cambia.

Una ficha por persona. Cada huésped registrado tiene su ficha de cliente, que se reconoce por su documento: si alguien vuelve, al buscarlo por su documento o su nombre se rellenan sus datos y su ficha se reutiliza (y se completa si falta algo), en lugar de crear otra. Y si el titular de la reserva ya tenía una ficha sin documento (la del alta de la reserva), el check-in la completa con lo que se registra. Así, cada cliente tiene una sola ficha con todas sus estancias (ver Clientes).

#Las llaves con PIN

Los apartamentos 202 tienen cerraduras con código: al hacer el check-in, OCA PMS pide a la cerradura un PIN de seis cifras para la puerta de esa habitación, válido hasta el día de salida. El código aparece en la pantalla del check-in en cuanto llega y, después, junto a la habitación en las listas de recepción, para dárselo al huésped. En la demo la cerradura está simulada.

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   Cada habitación en casa con su PIN (el código de la puerta, con el icono de la llave) y cuántos huéspedes están registrados.
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   En casa, la acción principal es la cuenta.

#El check-out

El check-out es la salida del huésped. Antes de darla, todo lo que se le ha cargado tiene que estar facturado y, en los hoteles que lo exigen (todos los de la demo), cobrado. El check-out enseña la cuenta de la reserva con esos pasos marcados al pie.

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   Los totales de la cuenta: sin facturar, facturado, cobrado, anticipos y el saldo.
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   Anotar cargo: un extra (minibar, lavandería, parking…) antes de facturar.
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   Cobrar: lo facturado o, si aún no hay factura, a cuenta.
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   Facturar lo pendiente.
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   Los cargos de la reserva: la noche, la tasa turística, los extras.
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   Las facturas y, más abajo, los cobros y anticipos (un anticipo se aplica solo a la factura).
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   Los pasos que faltan: facturar y cobrar; con un círculo vacío, pendiente.
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   Dar la salida: la base de datos la rechaza si falta algún paso.

• Facturar a crédito. Si la estancia se factura a una agencia o empresa con crédito, la factura no se cobra en el mostrador: queda pendiente hasta su vencimiento y no impide dar la salida.
• Varias habitaciones. Se factura lo de la habitación que sale y lo común de la reserva; las demás siguen en casa y salen por su cuenta (la reserva queda como Salida parcial hasta que sale la última).
• Salida anticipada. Si el huésped se va antes de su fecha, Más acciones → Salida anticipada… abre el mismo check-out con un aviso que hay que confirmar marcando la casilla: al dar la salida se acortan la estancia y su precio (las noches que no se usan desaparecen de la reserva).

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   La fecha de salida prevista y lo que pasará: la estancia y su precio se acortan.
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   La casilla para confirmarlo.

#Deshacer una entrada o una salida

Si un check-in o una salida se han hecho por error, Más acciones ofrece Deshacer el check-in (el mismo día de llegada) o Deshacer la salida (el mismo día de salida), siempre antes del cierre del día y con un motivo, que queda en el historial de la reserva. Al deshacer el check-in, la habitación vuelve a estar por llegar y se borra el registro de sus huéspedes; al deshacer la salida, vuelve a estar en casa. Lo puede hacer quien tiene el permiso Deshacer entradas y salidas (recepción, jefe de recepción y dirección).

#El cierre del día

El cierre del día (en otros programas, la «auditoría nocturna») termina la jornada del hotel: carga en la cuenta de cada habitación en casa la noche que va a dormir, guarda la foto del día y pasa la fecha de trabajo al día siguiente. Se abre con Cierre del día, arriba a la derecha, y enseña primero lo que falta y lo que va a hacer.

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   El hotel y el día que se cierra (su fecha de trabajo).
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   Salidas sin hacer: mientras quede alguna, el día no se puede cerrar.
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   El check-out de cada una, desde aquí mismo.
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   Lo que impide cerrar, resumido.
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   Cerrar el día, desactivado hasta que no falte nada.

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   Las llegadas que no han venido se marcan como no show al cerrar; si alguna va a llegar aún, haz su check-in antes.
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   Lo que hará: cargar las noches (con su importe), anular las provisionales caducadas, marcar los no shows, guardar la foto del día y avanzar la fecha.
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   Las cajas abiertas se cierran en Cobros y cajas; no impiden cerrar el día.
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   El último cierre: cuándo y quién.

Qué hace el cierre, todo en una sola operación (o todo, o nada):

1. No shows: las llegadas de hoy que no han hecho el check-in pasan a no show, si lo confirmas con el interruptor (en los apartamentos 202, que lo tienen configurado así, el cierre los marca solo). Sin confirmarlo, esas llegadas impiden cerrar.
2. Provisionales caducadas: las reservas provisionales cuya fecha de «provisional hasta» ya ha pasado se anulan.
3. La noche: cada habitación en casa recibe en su cuenta el cargo de alojamiento de esa noche, al precio de su reserva.
4. La tasa turística, en los hoteles que la cobran: en la demo, la pensión 201 de Santiago, un euro por adulto y noche, las cinco primeras noches, más su IVA del 10 % (1,10 €): la tasa forma parte de la base imponible del alojamiento (DGT, consulta vinculante V0507-26).
5. La foto del día (ver la nota de abajo) y la foto de la cartera para los informes de dirección.
6. Pisos: las habitaciones ocupadas quedan por limpiar para mañana, las tareas que no se hicieron se cierran y, en los hoteles con el plan automático, se deja hecho y repartido el plan de limpieza del día siguiente.
7. La nueva fecha de trabajo: la del día siguiente; y el informe del día sale por correo a quien lo recibe.

Repetir un cierre no duplica nada: cada noche se carga una sola vez. Los apartamentos 202 cierran solos, a las 03:00, con el cierre automático de su ficha (ver Hoteles).

#Qué puede hacer cada puesto

El planning es el cuadro de un hotel con las habitaciones en filas y los días en columnas: cada reserva es una barra que va del día de llegada al de salida en la fila de su habitación. De un vistazo se ve qué está ocupado y qué libre, quién llega y quién se va, qué reservas no tienen todavía habitación y qué habitaciones están fuera de venta. Y se trabaja sobre él: asignar y cambiar habitaciones arrastrando las barras, mover una estancia a otras fechas, crear una reserva en una noche libre o bloquear una habitación averiada.

Las reservas son las mismas de Reservas: al pulsar una barra se abre su ficha.

#La rejilla

El planning enseña un hotel: el elegido en el selector de hotel de la barra superior o, si ves todos, el primero de los tuyos (se cambia con el selector propio del planning). Al abrirlo empieza por ayer y enseña dos semanas.

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   El hotel y las fechas: días antes, Hoy (vuelve a la fecha de trabajo), días después y el calendario para saltar a una fecha.
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   Cuántos días se ven: 7, 14 o 30.
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   Buscar una reserva por su localizador o por el titular.
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   El día de hoy del hotel: llegadas, salidas, habitaciones en casa, ocupación y bloqueadas, con su ⓘ.
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   Colorear por estado o por canal, filtrar y agrupar, la leyenda, actualizar y el punto verde del tiempo real.
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   Sin asignar: las habitaciones reservadas que aún no tienen habitación, las llegadas primero.
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   Libres: cuántas habitaciones quedan a la venta cada noche; en la cabecera de cada tipo, las de ese tipo.
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   Los días, con hoy resaltado; los fines de semana, un poco más oscuros.

• Las barras. Una estancia empieza a mitad del día de llegada y acaba a mitad del de salida, como en cualquier planning de hotel: así, el día que una reserva sale y otra entra, las dos caben en la misma habitación. Cada barra lleva el titular, la ocupación (2+1: dos adultos y un niño) y el régimen; un icono de nota si tiene observaciones y una flecha si la estancia cambia de habitación a mitad. Al dejar el ratón encima sale el detalle: localizador, estado, canal, noches, agencia…
• Los colores son los del estado (Provisional, Confirmada, En casa o Salida) o, si lo eliges, los del canal (Booking.com, Expedia, web propia, teléfono, empresa…). Los bloqueos van rayados en rojo, con su motivo.
• Junto al número de cada habitación, un punto de color con su limpieza, según Pisos: naranja, por limpiar; azul, en limpieza; verde azulado, por revisar; verde, limpia. Una llave inglesa roja avisa de una avería abierta. Y una flecha verde marca que llega alguien hoy y una ámbar que sale; en gris, ya hecho. La limpieza cambia sola cuando una camarera termina o la gobernanta revisa.
• Por tipos. Las habitaciones van agrupadas por tipo; la cabecera de cada tipo, con su código, su nombre y cuántas habitaciones tiene, se pliega con un clic y lleva los libres de ese tipo. Al pulsar el número de una habitación sale su ficha breve: tipo, planta, camas y características.
• Los días de un hotel de temporada que está cerrado salen sombreados, con un candado en la cabecera y sin libres.

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   Los colores de cada estado (o de cada canal).
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   Bloqueo, hoy, hotel cerrado y fin de semana.
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   La limpieza de las habitaciones y las averías abiertas.
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   Los iconos de las barras y de las habitaciones.
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   Qué puedes hacer con tu puesto.

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   Los días con el hotel cerrado, sombreados y con 0 libres: no se puede reservar ni asignar.

#Moverse por las fechas y buscar

• Las flechas avanzan o retroceden una semana (dos, a 30 días); Hoy vuelve a la fecha de trabajo del hotel, y el calendario (las fechas que se ven) salta a cualquier día. La rejilla se desplaza con la rueda del ratón o el panel táctil, en vertical y en horizontal.
• 7, 14 o 30 días: a 30 se ve el mes entero, con las barras más estrechas. El planning recuerda tu elección (y el color y la agrupación) para la próxima vez.
• Buscar: escribe un localizador o parte del nombre del titular. Mientras escribes, se resaltan las barras que coinciden y las demás se atenúan; al pulsar Intro, la rejilla va a la primera. Si la reserva no está en las fechas que ves, el planning la busca en todo el hotel y salta a su llegada.

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   El localizador buscado (la ✕ borra la búsqueda).
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   Su barra, resaltada en naranja; las demás, atenuadas.

El botón del embudo (Filtrar y agrupar) deja ver solo algunos tipos de habitación o algunas plantas —útil para preparar una planta entera o para ver solo las suites— y quitar la agrupación por tipo. Con filtros puestos, el botón lleva un número; Quitar los filtros vuelve a enseñarlo todo.

#Asignar y cambiar de habitación

Asignar es decidir en qué habitación concreta duerme una reserva. En el planning se hace arrastrando:

• De la franja Sin asignar a una habitación libre: la reserva se asigna a esa habitación.
• Una barra a otra fila: la reserva cambia de habitación (con el huésped en casa, desde hoy: las noches ya dormidas se quedan donde estaban).
• Una barra a la franja Sin asignar: la reserva se queda sin habitación.

Mientras arrastras, el destino se ilumina con una sombra: turquesa si la reserva cabe, con la habitación y las fechas, y roja si no, con el motivo: La 214 está ocupada esas noches, La 214 está bloqueada esas noches, En la 214 no caben 3 personas o No se puede mover a fechas pasadas. Si sueltas en rojo, no pasa nada. La sombra es un aviso: quien decide es la base de datos, que lo vuelve a comprobar todo al soltar —capacidad, bloqueos y que nadie haya ocupado esa habitación un segundo antes— y, si algo no cuadra, lo dice y no cambia nada.

Sin arrastrar se puede hacer lo mismo, con el teclado, con un lector de pantalla o en el móvil: el botón derecho sobre una barra (o una pulsación larga en el móvil, o la acción Cambiar de habitación… del lector de pantalla) abre su menú. El mismo menú ofrece el check-in el día de llegada y el check-out el día de salida, que abren los de Recepción.

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   La ficha de la reserva (también con un clic en la barra).
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   El check-out, porque sale hoy (el día de llegada, el check-in).
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   Elegir la habitación de una lista. Antes de llegar, el menú ofrece también Dejar sin habitación.

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   Solo las libres esas noches y con sitio para la ocupación.
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   Primero, las del tipo reservado. Al pulsar una, se asigna.

#Cambiar las fechas arrastrando

Si arrastras una barra en horizontal, además de la habitación cambian las fechas: la reserva conserva sus noches y empieza el día donde la sueltes. Antes de hacerlo, el planning pregunta ¿Cambiar las fechas de la reserva?, con las fechas de Antes y de Después y la habitación de destino; Cambiar las fechas lo confirma y Cancelar lo deja todo como estaba. Es lo mismo que Modificar en la ficha de la reserva: se comprueba la disponibilidad de las noches nuevas, el precio se ajusta con la regla de recálculo del hotel (ver Modificar y confirmar) y el cambio queda en el ciclo de vida.

Solo se cambian así las fechas de reservas de una habitación que aún no han llegado, y hace falta el permiso Modificar reservas. Con el huésped en casa o con varias habitaciones, la barra solo se mueve en vertical (de habitación).

#Nueva reserva desde una noche libre

Un clic en una noche libre de una habitación abre su menú (con lo que permita tu puesto): Nueva reserva en esta habitación abre el alta de Reservas con el hotel, el tipo de esa habitación y esa noche como llegada; al crearla, la reserva se asigna a esa habitación. Si al final la reserva no cabe en ella (otras fechas, más personas), se crea igualmente y queda en Sin asignar, con un aviso que dice por qué.

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   Nueva reserva en esa habitación, desde esa noche.
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   Bloquear la habitación desde esa noche.

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   La primera noche bloqueada y el día en que vuelve a estar a la venta.
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   El motivo.
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   Una nota para el resto del equipo.
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   Bloquea.

#Bloquear y desbloquear habitaciones

Una habitación bloqueada está fuera de venta unas noches: por una avería, por obras, por una limpieza a fondo o porque se usa para otra cosa. Mientras dura, no se puede asignar a ninguna reserva ni cuenta en los libres. No se puede bloquear una noche que ya tiene una reserva asignada: primero hay que cambiar esa reserva de habitación.

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   Motivo, fechas, noches y nota del bloqueo.
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   Quitar el bloqueo: pide confirmación (Sí, quitarlo) y la habitación vuelve a estar a la venta.

Para desbloquear, pulsa el bloqueo en la rejilla: se abre con su motivo, sus fechas y su nota. Quitar el bloqueo pide una confirmación y la habitación vuelve a la venta esas noches. Bloquear y quitar un bloqueo quedan en el registro de eventos del hotel. Los bloqueos de cada hotel se ven también en su ficha, en El inventario.

#La limpieza de las habitaciones

Al pulsar el número de una habitación sale su ficha breve —tipo, planta, camas, características— con su limpieza y desde cuándo, sus averías abiertas y, según tu puesto, Cambiar la limpieza… y Bloquear la habitación…. Cambiar la limpieza a mano sirve, por ejemplo, para marcar limpia una habitación que pisos ha preparado sin tarea; ponerla limpia cierra sus tareas abiertas. Lo puede hacer la gobernanta y, para no parar un check-in, quien hace los check-in.

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   Su tipo, planta, camas y características, y su limpieza con la hora desde la que está así (el mismo color que el punto junto a su número).
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   Cambiar la limpieza… (y, con su permiso, bloquearla).

#Varias personas a la vez

El planning está en tiempo real: si otra persona asigna una habitación, crea una reserva, la anula o bloquea una habitación, tu rejilla se pone al día sola en menos de un segundo, sin pulsar nada. El punto verde junto a los botones lo indica (En tiempo real: los cambios de otros usuarios aparecen solos); si se pierde la conexión, el punto se apaga, y al volver la rejilla recupera lo que cambió mientras tanto. Si estás arrastrando una barra cuando llega un cambio, la rejilla espera a que la sueltes. El botón Actualizar recarga a mano, y al dejar el ratón encima dice de qué hora son los datos y cuánto tardó en pintarse.

Que dos personas a la vez intenten poner dos reservas en la misma habitación no es un problema: la base de datos solo acepta la primera, y a la segunda le dice que la habitación ya está ocupada.

#Qué puede hacer cada puesto

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   La gobernanta bloquea habitaciones, pero las reservas se mueven desde recepción.

#En el móvil

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   Fechas: semana anterior, hoy, semana siguiente y calendario.
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   Buscar, color, filtros, leyenda, actualizar y tiempo real, en iconos.
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   La franja «Sin asignar».
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   Siete días, deslizables con el dedo.

En una pantalla estrecha el planning enseña siempre siete días y los botones se quedan en iconos. Para mover una reserva, mantén pulsada su barra hasta que se levante y arrástrala; o, más cómodo con el dedo, abre la reserva y usa Cambiar de habitación en su pestaña Habitaciones.

Una reserva es el compromiso de alojar a alguien en un hotel unas noches concretas: quién viene, cuándo llega y cuándo se va, en qué habitaciones, con qué régimen y a qué precio. La sección Reservas las reúne todas: las que llegan solas desde Booking.com, Expedia o la web propia y las que se dan de alta en el hotel, por teléfono, en el mostrador o para una empresa. Cada una tiene su ficha, con todo lo que le ha pasado desde que se creó.

Este capítulo explica qué es cada dato de una reserva, cómo encontrarla, qué cuenta su ficha y cómo se hace cada operación. El Planning enseña las mismas reservas habitación por habitación y día a día.

#Qué es una reserva

• Localizador: el código de la reserva, por ejemplo 101-00070831: el código del hotel y un número correlativo de ocho cifras, sin huecos. Es lo que se le da al cliente y lo que se busca.
• Titular: la persona a cuyo nombre está la reserva. Enlaza con su ficha de cliente.
• Estancia: la fecha de entrada y la de salida. Las noches son las que hay entre las dos: quien entra el día 7 y sale el 10 duerme tres noches (la del 7, la del 8 y la del 9).
• Habitaciones: cuántas y de qué tipo (Individual, Doble, Junior suite…), cada una con su ocupación (adultos y niños; los bebés van aparte, en cuna) y, cuando ya se sabe, la habitación concreta que tiene asignada (la 214, la 305…).
• Régimen: lo que incluye el precio además de la habitación: Solo alojamiento (SA), Alojamiento y desayuno (AD), Media pensión (MP: desayuno y una comida), Pensión completa (PC) y Todo incluido (TI). Cada hotel ofrece los suyos; el 101, por ejemplo, SA, AD y MP.
• Tarifa: la lista de precios con la que se vende: la pública, la de empresa, la de grupos, una oferta… Ver Las tarifas.
• Política de anulación: hasta cuántos días antes de la llegada se puede anular gratis y qué se cobra después: nada, la primera noche o el importe total. Las tarifas no reembolsables no tienen anulación gratuita.
• Del canal o directa: las reservas del canal entran solas desde Booking.com, Expedia o la web propia a través del channel manager (el programa que reparte la disponibilidad del hotel entre los canales de venta; en la demo, simulado) y traen su precio y la comisión del canal. Las directas se crean en OCA PMS (mostrador, teléfono, correo, empresa, agencia o grupo) y su precio lo calcula la base de datos con las tarifas del hotel.
• Importe: lo que cuesta la estancia, con IVA: la suma del precio de cada noche de cada habitación.

Cada reserva pasa por varios estados, que se ven en una pastilla de color en la lista, en la ficha y en el planning:

#La lista de reservas

Al abrir Reservas se ven las que llegan en los próximos siete días en tus hoteles (o en el que tengas elegido arriba, en el selector de hotel). Encima, el buscador y los filtros; debajo, los indicadores y la lista.

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   El buscador: escribe parte del localizador, del nombre del titular, del bono o de la referencia del canal. Busca mientras escribes.
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   Los atajos del día a día: Llegan hoy, Salen hoy, En casa, Próximos 7 días, Creadas hoy y Todas.
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   Otras fechas: cualquier periodo, elegido en el calendario.
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   Qué fecha cuenta para ese periodo: la de entrada, la de salida, la estancia o la de creación.
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   Nueva reserva: el alta de una reserva directa (solo si tu puesto puede crearlas).
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   Filtros por estado y por canal: marca uno o varios; sin ninguno marcado, salen todos.
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   Los indicadores de lo que estás viendo, cada uno con su ⓘ.
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   Cada fila, una reserva: localizador, hotel, titular, estancia, tipo y habitación asignada, personas y régimen, canal o agencia, estado e importe. Púlsala para abrir su ficha.

• Los atajos cambian las fechas de un clic: Llegan hoy y Salen hoy miran la fecha de entrada o la de salida; En casa, las reservas en ese estado que duermen hoy en el hotel; Próximos 7 días, las que llegan de hoy a una semana; Creadas hoy, las que se han dado de alta hoy, por el canal o en el hotel; Todas quita el filtro de fechas.
• El periodo y su fecha. Con Otras fechas eliges un periodo, y el chip de al lado decide qué fecha tiene que caer dentro: Entrada, Salida, Estancia (que la reserva tenga alguna noche en el periodo) o Creación (el día del alta).
• Hasta 500 filas. La lista enseña como mucho 500 reservas; si hay más, lo avisa encima de la lista («Se ven las 500 primeras de…») y conviene afinar la búsqueda. Los indicadores, en cambio, cuentan todas las que cumplen los filtros.
• Exportar. Con el permiso Exportar, el botón Exportar CSV descarga la lista tal como la ves, para abrirla en una hoja de cálculo.

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   Qué muestra, cómo se calcula y cómo leerlo.

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   La marcada es la que se usa.

#La ficha de una reserva

Al pulsar una reserva se abre su ficha en un panel a la derecha. Arriba, lo esencial y los botones de lo que se puede hacer con ella (según su estado y tu puesto); debajo, las pestañas.

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   Localizador y hotel; debajo, el titular, la estancia y la ocupación.
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   El estado de la reserva.
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   Las acciones que permiten su estado y tu puesto. Con el huésped en casa, solo Modificar (y solo la salida).
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   Las pestañas: Resumen, Habitaciones, Cuenta (con el permiso Importes), Comunicaciones y Ciclo de vida (y Técnico, con el permiso Datos técnicos).
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   Las cifras de la reserva: noches, habitación asignada (o cuántas habitaciones tiene), personas e importe.
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   Estancia: fechas, personas, régimen y hora de llegada prevista.
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   Origen y condiciones: canal o agencia (con su comisión), tarifa, política de anulación, referencia del canal, segmento, cuándo se creó y la comisión.
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   Titular: su ficha de cliente, nacionalidad, contacto, documento (oculto hasta que pulsas el ojo) e idioma.

La pestaña Habitaciones tiene una tarjeta por habitación reservada: su tipo, sus fechas (con varias habitaciones, cada una puede tener las suyas), ocupación, régimen, estado, la habitación asignada, los servicios que preparar (cuna, cama supletoria, trona…) y el precio de cada noche. La pestaña Cuenta es la cuenta del huésped (ver La cuenta de la reserva) y Comunicaciones, lo que se le ha enviado (ver Las comunicaciones con el huésped). La pestaña Ciclo de vida cuenta todo lo que le ha pasado a la reserva —el alta, las asignaciones, los cambios, la entrada…—, con la fecha, la hora y quién lo hizo, sacado del registro de eventos, que no se puede modificar ni borrar. Técnico enseña la reserva tal como la guarda la base de datos.

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   La habitación reservada (1.ª, 2.ª…) y su tipo; la ⓘ explica de dónde sale el precio.
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   Asignar o cambiar la habitación.
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   La habitación asignada y desde cuándo hasta cuándo.
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   Cada noche con su precio, con IVA.

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   Sale del registro de eventos permanente.
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   Cada paso, con cuándo y quién; se despliega para ver el detalle. Lo más reciente, arriba.

#La cuenta de la reserva

La cuenta reúne lo que se le cobra a la reserva y cómo va su pago: los cargos (cada noche de alojamiento y la tasa turística, que pone el cierre del día, y los extras que se anotan a mano), las facturas emitidas y los cobros y anticipos. Se ve en la pestaña Cuenta de la ficha y en el check-out de Recepción.

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   Los totales: sin facturar, facturado, cobrado, anticipos y el saldo, cada uno con su ⓘ.
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   Anotar cargo: un extra con su concepto, unidades y precio con IVA.
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   Cobrar a cuenta: un anticipo, que se aplicará solo a la factura.
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   Facturar lo pendiente (o solo lo marcado).
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   Cada cargo, con su fecha y su IVA; la casilla lo marca para facturarlo aparte o moverlo a otra habitación.
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   Anular un cargo sin facturar, con motivo: queda tachado.
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   Las facturas de la reserva, con lo pendiente de cada una, y sus cobros y anticipos (lo que queda a cuenta).
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   Devolver lo que queda libre de un anticipo.

• Los importes llevan el IVA incluido, como se vende en hotelería; la base y la cuota las calcula la base de datos.
• Un cargo no se borra ni cambia de importe. Uno sin facturar se anula con un motivo (queda tachado y deja de contar); uno ya facturado solo vuelve a estar pendiente si se rectifica su factura (ver Rectificar una factura).
• Mover cargos a otra habitación en casa del mismo hotel («cárgalo a la 214»): marca los cargos y pulsa Mover.
• Devolver un anticipo. Lo que queda libre de un anticipo (por ejemplo, si el cliente se va antes) se devuelve con Devolver, por la misma forma de pago con que se cobró (ver Cobros y cajas).
• Facturar y cobrar se explican en Facturas y Cobros y cajas.

#Crear una reserva directa

Las reservas directas (mostrador, teléfono, correo, empresa, agencia o grupo) se dan de alta con Nueva reserva. Mientras rellenas el alta, la base de datos la cotiza: calcula el precio de cada noche con las reglas del hotel y te dice cuántas habitaciones de ese tipo quedan libres, antes de guardar nada.

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   Las fechas de entrada y salida (por defecto, hoy y dos noches).
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   Cada habitación: el tipo, los adultos y los niños; a la derecha, su precio y cuántas quedan libres de ese tipo esas noches.
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   Otra habitación: añade otra a la misma reserva (cada una con su tipo y su ocupación).
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   Tarifa, régimen y canal (con empresa o agencia, también cuál). Solo salen las tarifas que se venden en el hotel.
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   Provisional: la reserva queda sin confirmar durante siete días.
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   El titular: hace falta al menos el nombre. Con un correo .demo, recibe la confirmación (en la demo, en el buzón de captura).
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   El total con IVA, que se recalcula con cada cambio; la ⓘ explica el cálculo.
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   Crear reserva: se activa cuando el alta está completa y la cotización no da ningún error.

Si algo no cuadra, la cotización lo dice en rojo, encima del total, antes de guardar: que el hotel está cerrado esas noches, que la ocupación no cabe en el tipo, que la estancia supera las noches que admite el hotel… Si a algún tipo no le queda sitio alguna noche, el número de libres sale en rojo y el aviso Algún tipo no tiene sitio esas noches: la reserva no se podrá crear. Al pulsar Crear reserva, la base de datos lo vuelve a comprobar todo en el mismo instante —permisos, disponibilidad y precio—, así que dos personas no pueden vender a la vez la última habitación.

#Modificar y confirmar

Modificar, en la cabecera de la ficha, cambia las fechas, la ocupación y el régimen, la hora de llegada y las observaciones. Qué se puede cambiar depende de la reserva:

• Antes de llegar (provisional o confirmada), todo.
• Con el huésped en casa, solo la salida: alargar o acortar la estancia.
• Con varias habitaciones, solo los datos generales (hora de llegada y observaciones); las fechas de cada habitación se cambian en el planning.
• Las reservas con salida, anuladas o no show ya no se modifican.

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   Las fechas: se eligen las dos en el calendario.
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   La ocupación.
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   El régimen, entre los que ofrece el hotel.
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   Hora de llegada prevista y observaciones: las del cliente y las internas, que solo ve el personal.
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   Recuerda que el precio se vuelve a calcular según la regla del hotel.
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   Guardar aplica los cambios (si no has cambiado nada, solo cierra).

Al guardar, la base de datos comprueba la disponibilidad solo de las noches nuevas (las que la reserva ya tenía ya estaban vendidas) y vuelve a calcular el precio con la regla de recálculo del hotel, que está en Las tarifas, en Condiciones de precio → Al modificar una reserva:

• Las noches que no cambian conservan su precio: solo se tarifan las nuevas o las que cambian de ocupación o régimen. Es lo habitual: lo que se pactó, se respeta.
• Se recalculan todas las noches con las tarifas de hoy.

El cambio queda en el Ciclo de vida con lo que había antes y lo que hay después, y el titular recibe la confirmación de los cambios por correo (en la demo, al buzón de captura).

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   Estado Provisional.
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   Confirmar: pasa a confirmada al momento, sin más preguntas.
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   Modificar.
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   Más acciones: anular (y, desde el día de llegada, no show).
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   Provisional hasta: hasta cuándo se guarda sin confirmar.

#Asignar o cambiar la habitación

Una reserva se vende por tipo de habitación; la habitación concreta se asigna después, normalmente antes de la llegada. Se puede hacer desde la ficha, como aquí, o arrastrando la reserva en el planning, que es lo más cómodo cuando hay que encajar muchas.

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   Cuántas habitaciones están libres toda la estancia y tienen sitio para la ocupación de la reserva.
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   Primero, las del tipo reservado, con su planta y sus características.
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   Después, las de otro tipo con sitio suficiente (un cambio de tipo, por ejemplo una mejora).
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   Cierra sin asignar nada.

• Con el huésped en casa, el cambio vale desde hoy: las noches ya dormidas se quedan en la habitación anterior (en el planning se ven como dos barras unidas por una flecha).
• Quitar habitación deja la reserva sin habitación asignada (vuelve a la franja Sin asignar del planning); con el huésped en casa no se puede.
• Aunque la lista solo enseñe las libres, quien decide es la base de datos: si otra persona acaba de ocupar esa habitación, lo dice (Esa habitación ya está asignada a otra reserva alguna de esas noches) y no cambia nada.

#Anular o marcar no show

Una reserva provisional o confirmada se anula desde Más acciones (los tres puntos de la cabecera). El día de llegada (o después), el mismo menú ofrece también No show, para cuando el cliente no se presenta. En los dos casos hace falta un motivo, y la habitación queda libre para venderla.

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   Anular la reserva.
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   No show: solo desde el día de llegada.

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   Qué va a pasar.
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   El motivo, obligatorio.
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   Confirma la anulación.

#Cómo se calcula el precio

#Servicios que preparar

Una cuna, una cama supletoria, una trona, una carta de almohadas… Son los servicios que pisos tiene que preparar en la habitación antes de que llegue el huésped. Se ven en la pestaña Habitaciones de la reserva y se cambian con Servicios. La cuna de los bebés y la supletoria de quien pasa de la ocupación habitual se ponen solas, aunque no se pidan.

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   Los servicios que preparar.
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   Servicios: cambiarlos.

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   Qué se prepara solo (la cuna de los bebés, la supletoria).
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   Cada servicio del hotel; los limitados dicen cuántos quedan la noche más justa de la estancia.

#Las comunicaciones con el huésped

OCA PMS escribe al titular de la reserva cuando se confirma, se modifica o se anula, al hacer el check-in (la hoja de bienvenida, con su habitación y el wifi) y al terminar la estancia (la encuesta), con las plantillas de Atención, en su idioma. La pestaña Comunicaciones de la reserva enseña todo lo que se le ha enviado, con su estado. En la demo el correo es simulado: va al buzón de captura y solo a direcciones .demo.

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   A quién y el texto, solo con Datos personales.
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   Reenviar un correo.
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   Cada envío: el asunto, el tipo, a quién, el idioma, cuándo y su estado en la cola (en cola, enviado, error…).

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   Qué correo: la confirmación, la modificación, la anulación o la hoja de bienvenida.
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   Al titular o a otra dirección.
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   Lo que saldrá, tal cual, en el idioma del huésped.

#Qué puede hacer cada puesto

Lo que se ve y lo que se puede hacer depende de cuatro permisos de operaciones —Crear reservas, Modificar reservas (también confirmar), Anular reservas (también no show) y Asignar y mover habitaciones— y de dos permisos de datos: Importes (precios, importe, comisión) y Datos personales (correo, teléfono y documento del titular). Sin ellos, la base de datos ni siquiera envía esos datos a la pantalla.

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   Sin botones: no puede cambiar reservas.
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   Sin el importe.
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   El contacto, oculto: hace falta el permiso Datos personales.

#En el móvil

En una pantalla estrecha la lista se convierte en tarjetas: localizador, estado, titular, estancia, tipo, canal e importe. Los atajos van en una fila que se desliza con el dedo, y los filtros de estado y canal se pliegan tras el chip Filtros. La ficha ocupa toda la pantalla.

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   Los atajos, en una fila deslizable.
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   Los filtros de estado y canal, plegados.
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   Los indicadores, de dos en dos.
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   Cada reserva, una tarjeta.

La sección Clientes tiene dos pestañas: Clientes, la ficha única de cada persona que ha estado o va a estar en cualquier hotel de la cadena, y Agencias y empresas, los canales, agencias, empresas y touroperadores con los que se trabaja y sus condiciones comerciales.

#Buscar un cliente

Cada persona tiene una sola ficha para toda la cadena: si vuelve, se reconoce por su documento y se usa la misma, con todas sus estancias. Para encontrarla, escribe al menos dos letras del nombre, el documento, el correo o el código de la ficha (C-000123).

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   La búsqueda: no distingue mayúsculas ni tildes y encuentra los nombres aunque no estén escritos exactamente igual ni en el mismo orden.
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   Nuevo cliente: búscalo antes, para no duplicarlo.
3. 3
   Cuántos se han encontrado y, entre ellos, cuántos son repetidores, VIP o están en la lista de no admisión.
4. 4
   Cada cliente: código, nombre, documento, nacionalidad, correo, estancias y la última; púlsalo para abrir su ficha.

Con el documento, el código o el correo exactos, su ficha sale la primera. Por el nombre, salen como mucho los 50 más parecidos: si buscas a alguien concreto, añade el segundo apellido o busca por su documento.

#La ficha del cliente

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   El código de la ficha, sus marcas (aquí, VIP), el nombre, la nacionalidad, el idioma y cuántas estancias tiene.
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   Editar la ficha (con su permiso).
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   Las pestañas: Resumen, Historial (ver abajo), Reservas y Facturas (con cuántas tiene).
4. 4
   El resumen: estancias, noches, lo facturado y las anuladas y no show.
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   Sus datos: nombre, nacionalidad, país, idioma, si es VIP y desde cuándo está dada de alta.
6. 6
   El documento (enmascarado: el ojo lo enseña entero) y los datos del registro de viajeros.
7. 7
   Contacto y dirección, y si acepta comunicaciones comerciales.
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   Notas para el equipo y la lista de no admisión.

• Reservas: todas sus reservas en tus hoteles, como titular o como huésped registrado en el check-in, de la más reciente a la más antigua, con Abrir para ir a cada una. Incluye las anuladas y los no show, así que pueden ser más que las estancias del resumen.
• Facturas: las emitidas a su nombre, con lo cobrado y lo pendiente.
• Lista de no admisión: un cliente marcado sale señalado al buscarlo y al hacer su check-in.
• Comunicaciones comerciales: solo se le envían ofertas si lo ha aceptado expresamente (RGPD).

#El historial y las preferencias

Para recibir a un cliente habitual como espera hay que saber qué pidió la última vez, qué le gusta y, sobre todo, qué no puede tomar. La pestaña Historial de su ficha lo reúne todo, en los hoteles que ves: lo que el personal ha anotado, lo que se deduce de sus estancias sin que nadie lo anotara, lo que pidió y consumió, cómo nos valoró y lo que le pasó.

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   La pestaña Historial.
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   Sus estancias y noches en la cadena, lo que ha gastado, la nota media de sus encuestas y las anuladas y no show.
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   Las preferencias anotadas, cada una con su tipo, quién la anotó, en qué hotel y cuándo; las importantes, primero y en rojo.
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   Anotar una preferencia; la cruz de cada una la quita.
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   Lo que se deduce de sus estancias; el marcador de cada línea la anota como preferencia.
6. 6
   Lo que pidió en cada estancia y lo que consumió; más abajo, sus encuestas, sus incidencias y objetos olvidados, y sus estancias.

La reserva actual no cuenta como estancia anterior. Lo personal (las observaciones y los comentarios) se ve con Datos personales, y lo gastado, con Importes.

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   El tipo.
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   En alimentación y alergias, los alérgenos que no puede tomar.
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   Importante: con alérgenos lo es siempre.
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   Guardar.

#Dar de alta o cambiar un cliente

La mayoría de las fichas se crean solas: al dar de alta una reserva (la del titular) y al hacer el check-in (la de cada huésped, que completa la del titular). Desde aquí se crean a mano o se corrigen.

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   Los datos: solo el nombre es obligatorio; la nacionalidad, con su código de dos letras (ES, PT, FR…).
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   El documento: el tipo (lo deduce de un DNI o un NIE), el número, el soporte y las fechas. Si ya existe una ficha con ese documento, avisa y ofrece abrirla.
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   Contacto y dirección.
4. 4
   Dar de alta.

• Sin duplicados. Si el documento ya está en otra ficha, la base de datos no deja guardar y la pantalla ofrece Abrir su ficha.
• Si dos personas la cambian a la vez, la base de datos no deja que una pise los cambios de la otra: hay que cerrar, volver a abrir la ficha y repetir el cambio.
• El registro de cambios guarda qué campos se cambiaron y quién, pero no sus valores: los datos personales no se copian al historial.

#Agencias y empresas

La pestaña Agencias y empresas reúne a quienes traen reservas o pagan estancias de otros: los canales (Booking.com, Expedia, la web propia), las agencias de viajes, las empresas con convenio y los touroperadores. Cada una con sus condiciones comerciales:

• Comisión: el porcentaje que se lleva de cada reserva que trae.
• A crédito: si sus facturas se cobran después, en su vencimiento, en lugar de al dar la salida.
• Días de pago: cuántos días después de la factura vence.
• Límite de riesgo: lo máximo que puede deber a crédito. Si con una factura nueva lo superara, la base de datos no deja emitirla a crédito: habrá que cobrarla o subir el límite.

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   Código, tipo y si trabaja a crédito; debajo, su NIF.
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   Las pestañas: Resumen, Producción y Vencimientos.
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   Comisión, días de pago, riesgo vivo (lo que debe ahora) y vencido.
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   Un aviso si tiene vencidos sin cobrar: reclámalos antes de darle más crédito.
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   Las condiciones: límite de riesgo, riesgo vivo, vencido y crédito disponible, con la barra del uso de su límite.

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   Riesgo vivo, cuántas trabajan a crédito, lo vencido y las reservas que han traído en 12 meses.
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   Cada una con su tipo, NIF, comisión, crédito, límite, riesgo y reservas.

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   Reservas, noches, producción, comisión y anuladas.
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   En qué hoteles trabaja más.

#La protección de datos del cliente

La pestaña RGPD de la ficha (con el permiso Datos personales) reúne lo que la protección de datos pide saber de cada persona: qué ha consentido, qué obliga a guardar sus datos y quién los ha visto. Desde aquí se atienden también sus derechos de acceso y de supresión. Lo de todos los clientes a la vez está en Obligaciones legales.

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   Descargar sus datos (todo lo que el hotel tiene de él) y Suprimir sus datos.
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   Lo que consiente hoy: publicidad y encuestas, cuándo, de dónde y con qué versión del texto; y registrar que consiente o que no.
3. 3
   Lo que obliga a conservar sus datos: facturas emitidas, comunicaciones con SES, lo pendiente con SES y sus reservas en curso.
4. 4
   Todos sus consentimientos, que nunca se borran: aquí, una baja de la publicidad desde un correo.
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   Quién ha visto o cambiado sus datos (los 50 últimos accesos; con el permiso Gestionar el RGPD).

• Registrar un consentimiento. Si el cliente dice en el mostrador, por teléfono o por correo que quiere (o que ya no quiere) publicidad o encuestas, Registrar que consiente o Registrar que no consiente, con una nota de cómo lo dijo. Sin nada registrado, no recibe publicidad y sí la encuesta (por interés legítimo, hasta que se oponga). Lo mismo se registra en el check-in (ver Recepción).
• Derecho de acceso. Descargar sus datos le da todo lo que el hotel tiene de él: ficha, estancias, facturas, preferencias, encuestas, consentimientos, comunicaciones con SES y accesos. La descarga queda en el registro de accesos.
• Derecho de rectificación. Se corrige su ficha con Editar, como siempre; si tiene un parte en SES, se comunica de nuevo.

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   Lo que se anonimiza: la ficha (quedan el código, el idioma, la nacionalidad y el país, que no identifican), el titular y las observaciones de sus reservas, sus preferencias, sus comentarios y sus correos.
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   Lo que se conserva bloqueado porque lo exige la ley: sus facturas (6 años) y sus partes de viajeros (3).
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   Para confirmar, su código de cliente.

#Qué puede hacer cada puesto

Una factura recoge lo que se cobra a un cliente: las noches de su estancia, la tasa turística, los extras… Se emite desde la cuenta de la reserva (en el check-out o cuando el cliente la pide) y, una vez emitida, no se cambia nunca: si tiene un error, se corrige con otra factura, la rectificativa. La sección Facturas reúne todas las de tus hoteles, con lo cobrado y lo que queda pendiente de cada una.

#Series y numeración

Cada factura lleva un número que dice su serie, su año, su hotel y su orden: A26-101-000123 es la factura 123 de la serie A del año 2026 del hotel 101.

La numeración es correlativa y sin huecos por hotel, serie y año: la base de datos reserva el siguiente número en el mismo instante en que emite la factura, así que dos personas que facturan a la vez nunca reciben el mismo número ni se salta ninguno. El formato del número es una regla de la cadena, como la del localizador.

#La lista de facturas

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   Buscar por número, destinatario o NIF.
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   Los atajos: todas, pendientes de cobro, cobradas, a crédito y vencidas.
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   El año y un periodo de fechas de expedición.
4. 4
   Las series: completas, simplificadas y rectificativas.
5. 5
   Los indicadores de lo filtrado, cada uno con su ⓘ.
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   Exportar la lista (con el permiso de exportar).
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   Cada factura: número, hotel, fecha, destinatario con su NIF y reserva. Púlsala para abrir su ficha.
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   Su estado (cobrada, pendiente, a crédito, vencida, rectificada…) y si va en el SII o lleva Verifactu (con el estado de su envío).

#Emitir una factura

Las facturas se emiten desde la cuenta de la reserva: en la ficha de la reserva (pestaña Cuenta) o en el check-out de Recepción. El botón Facturar lleva el importe pendiente; si marcas algunos cargos, factura solo esos.

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   El total: los cargos pendientes (o los marcados).
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   A quién se factura: el titular, otro cliente (de su ficha), la agencia o empresa de la reserva (si tiene) u otro destinatario escrito a mano.
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   El NIF, si lo pide y no está en su ficha.
4. 4
   Simplificada: sin datos fiscales, hasta 3.000 €. Sin NIF, lo es siempre.
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   El idioma en que sale la factura: castellano, gallego, inglés o portugués.
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   Enviarla por correo al emitirla (en la demo, solo a direcciones .demo).
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   Emitir la factura.

• Anticipos. Lo cobrado a cuenta de la reserva (un anticipo, una paga y señal) se aplica solo a la factura al emitirla, del más antiguo al más reciente.
• A crédito. Si se factura a una agencia o empresa con crédito, la factura queda a crédito: no se cobra en el mostrador sino en su vencimiento (la fecha de la factura más los días de pago pactados) y no impide dar la salida al huésped. La base de datos comprueba el límite de riesgo de la agencia: si con esta factura lo superara, no la deja emitir a crédito (ver Agencias y empresas).
• La tasa turística lleva IVA. Forma parte de la base imponible del alojamiento y lleva su mismo IVA (el 10 %): un euro de tasa por adulto y noche se factura como 1,10 €. Así lo concluye la Dirección General de Tributos en la consulta vinculante V0507-26; en Verifactu va con el alojamiento. Lo no sujeto queda para un concepto que de verdad no lo esté.

#La ficha de una factura

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   El número, el hotel, el estado y el destinatario; debajo, el tipo, la fecha y la reserva.
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   El PDF de la factura.
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   Más acciones: enviarla por correo, abrir la reserva, el cliente o la agencia, y rectificarla.
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   Las pestañas: Resumen y Verifactu (o SII, según la sociedad); con el permiso de datos técnicos, también el historial y la técnica.
5. 5
   Total, cobrado, pendiente y la fecha (o el vencimiento, si es a crédito).
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   Los datos de la factura: número, tipo, fechas de expedición y de la operación, régimen fiscal, reserva e idioma.
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   El destinatario, con Abrir para ir a su ficha.
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   Sus cobros, lo pendiente y, si es a crédito, su vencimiento.

Más abajo, el emisor (la sociedad, su NIF y su domicilio fiscal, y el establecimiento) y las líneas: cada cargo facturado con sus unidades, su precio, su IVA, su base y su cuota; el desglose del IVA por tipo, lo no sujeto y los totales. Base imponible

• cuota de IVA + no sujeto = total, siempre: la base de datos no deja guardar una factura que no cuadre.

#Verifactu

Verifactu es el sistema de la Agencia Tributaria (AEAT) para que las facturas no se puedan alterar a escondidas. Lo explicamos sin tecnicismos:

• Al emitir cada factura, el programa genera un registro de facturación con sus datos principales: el NIF del emisor, el número, la fecha, el tipo, la cuota y el total.
• A ese registro se le calcula una huella: un código de 64 caracteres que resume todos esos datos y la huella de la factura anterior de la misma sociedad. Si se cambiara una sola cifra de una factura ya emitida, su huella dejaría de cuadrar, y con ella la de todas las que vienen detrás: por eso se habla de una cadena.
• La factura lleva impreso un código QR con el que quien la recibe puede comprobarla en la sede electrónica de la AEAT, con la leyenda «VERI*FACTU».
• El registro se envía a la AEAT, que responde si es correcto.

En OCA PMS todo esto lo hace la base de datos en el mismo instante en que se emite la factura: nadie tiene que hacer nada más.

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   En la demo, el registro y su huella son de verdad; el envío y la respuesta, simulados.
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   El registro: tipo (alta), su lugar en la cadena de la sociedad y la fecha y hora en que se generó.
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   Su huella y la del registro anterior, que va dentro de su cálculo.
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   El QR que lleva la factura impresa, con la dirección de cotejo de la AEAT (en la demo, la de pruebas) y el botón para copiarla.
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   La cadena: el registro anterior, este y el siguiente, que llevará esta huella.

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   El estado del envío: pendiente, correcto, aceptado con errores o rechazado.
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   El CSV (código seguro de verificación) de la respuesta, y cuándo se envió.

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   Por qué no lleva Verifactu.

#El PDF y el envío por correo

• El PDF. El botón PDF de la ficha pide el documento al servicio de documentos (en la demo, simulado): en unos segundos aparece El PDF está listo con el botón Abrir el PDF. El PDF sale en el idioma de la factura, con el QR de Verifactu arriba a la derecha si lo lleva, y con la marca «DEMO · datos ficticios». El enlace es privado y caduca a los cinco minutos.
• Enviarla por correo. Más acciones → Enviar por correo la manda con su PDF adjunto al correo que escribas. En la demo solo se admiten direcciones .demo y el correo llega al buzón de captura: no sale nada a internet.

#Rectificar una factura

Una factura emitida no se modifica ni se borra nunca. Si tiene un error —otro destinatario, el NIF mal escrito, un cargo que no correspondía—, se emite una rectificativa (serie R) que la anula entera, por diferencias y en negativo, y después, si hace falta, la factura correcta.

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   La rectificativa: del mismo importe en negativo, anula esta factura entera.
2. 2
   Los cargos vuelven a la cuenta como pendientes, para facturarlos bien.
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   Lo cobrado queda libre como anticipo (o pago a cuenta de la agencia) y se aplica solo a la factura nueva.
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   Desmárcalo solo si esos cargos no se deben cobrar (una invitación, un cargo que no correspondía).
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   El motivo, obligatorio.
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   Emitir la rectificativa.

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   Su estado: Rectificada.
2. 2
   Por qué factura y cuándo, y que las dos se compensan; Abrir lleva a la rectificativa.

Qué pasa al rectificar, en detalle:

• Los cargos vuelven a la cuenta de la reserva como pendientes (salvo que desmarques la casilla).
• Lo cobrado de la original no se devuelve: queda libre, como anticipo de la reserva o pago a cuenta de la agencia, y se aplica solo a la siguiente factura.
• El vencimiento, si la original era a crédito, se da de baja.
• Verifactu: la rectificativa lleva su propio registro, encadenado al último de la sociedad, y su PDF.

#Qué puede hacer cada puesto

Un cobro es el dinero que entra por una factura o a cuenta de una reserva: en efectivo, con tarjeta, por transferencia o con la tarjeta virtual que manda el canal. Los cobros en efectivo y con tarjeta pasan por la caja de recepción, que se abre al empezar el turno con un fondo de cambio y se cierra contando lo que hay. La sección Cobros y cajas tiene dos pestañas: Caja del día y Vencimientos (lo que deben agencias y empresas por sus facturas a crédito).

#La caja del día

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   La caja, si está abierta o cerrada, y quién la abrió y cuándo.
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   Entradas y retiradas de efectivo que no son cobros, y Cerrar la caja, contando.
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   Los indicadores del turno: el fondo, el efectivo y la tarjeta esperados, lo cobrado y lo que ha salido, cada uno con su ⓘ.
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   Los movimientos del turno: hora, tipo, forma de pago, de qué reserva y factura (con la referencia del datáfono), quién y cuánto.
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   Anular un movimiento, con motivo, mientras la caja siga abierta.

• Abrir la caja. Al empezar el turno, Abrir la caja pide el fondo de cambio con el que empiezas. Mientras la caja esté cerrada no se puede cobrar en efectivo ni con tarjeta (el diálogo de cobro avisa y deja abrirla desde allí).
• Entradas y retiradas. Dinero que entra o sale sin ser un cobro: el cambio que trae la central, una retirada para el banco… Siempre en efectivo y con su concepto.
• Anular. El icono de cada movimiento lo anula con un motivo: no se borra, queda en el registro, y lo que un cobro había pagado de una factura vuelve a quedar pendiente. Solo con la caja de ese turno abierta.

#Cobrar

Se cobra desde la cuenta de la reserva (Cobrar en el check-out o en la pestaña Cuenta de la ficha), desde la ficha de una factura (Cobrar con lo pendiente) o desde los vencimientos. Si aún no hay factura, el cobro queda a cuenta de la reserva: es un anticipo, que se aplicará solo a la factura cuando se emita.

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   La forma de pago: efectivo, tarjeta, transferencia o la tarjeta virtual del canal.
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   El importe. Con facturas, se reparte entre ellas; lo que sobre queda a cuenta.
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   La referencia que da el datáfono o el banco. Nunca el número de la tarjeta.
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   Un concepto, si quieres.
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   Cobrar.

• Anticipos. Lo cobrado a cuenta (una paga y señal, un depósito) se ve en la cuenta como anticipo y se aplica solo, del más antiguo al más reciente, a la siguiente factura de la reserva. Un cobro de una agencia que no se aplica a ninguna factura queda como pago a cuenta de la agencia.
• Devoluciones. Lo que queda libre de un anticipo (el cliente se va antes, o se ha cobrado de más) se devuelve desde la cuenta, con el botón Devolver de ese cobro: sale por la misma forma de pago con que entró y, si es en efectivo o con tarjeta, por la caja abierta del hotel. La devolución queda en la cuenta y en la caja con su signo.

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   Cuánto se devuelve, por qué forma de pago y si pasa por la caja.
2. 2
   El motivo, que queda en el registro.
3. 3
   Devolver.

#Cerrar la caja

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   Qué hay que contar.
2. 2
   El efectivo del cajón, con el fondo; a la izquierda, el esperado.
3. 3
   El total del cierre del datáfono.
4. 4
   Una nota, obligatoria si algo no cuadra.
5. 5
   Cerrar la caja.

• Descuadres. La diferencia de efectivo es lo contado menos lo esperado; la de tarjeta, lo del datáfono menos lo anotado. Con cualquier diferencia hace falta una nota; el cierre la guarda y en Últimos cierres sale en rojo.
• Reabrir. Si después de cerrar aparece un cobro olvidado o un error de recuento, el último cierre se puede reabrir con un motivo (permiso Reabrir la caja): la caja vuelve a quedar abierta con el mismo turno y habrá que volver a contar.
• Cerrar la caja no es cerrar el día. El cierre del día no necesita las cajas cerradas: solo avisa de las que siguen abiertas.

#Los vencimientos

Cada factura a crédito a una agencia o empresa tiene un vencimiento: la fecha en que hay que cobrarla, que es la de la factura más los días de pago pactados con la agencia. La pestaña Vencimientos enseña lo que deben, y desde ella se cobran.

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   Filtros: pendientes, vencidos, cobrados o todos.
2. 2
   Lo pendiente, lo ya vencido, cuántos vencimientos y cuántas agencias deben, con su ⓘ.
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   Pendiente por agencia: en naranja lo pendiente y en rojo lo vencido. Pulsa una para ver solo sus vencimientos.
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   Marca los vencimientos que paga una agencia y cóbralos de una vez con Cobrar.
5. 5
   Cada vencimiento: factura, agencia, emisión, vencimiento (en rojo, si ya ha pasado), importe, pendiente y estado.

#Qué puede hacer cada puesto

La contabilidad de los hoteles la lleva la asesoría con su programa de contabilidad, a3innuva. OCA PMS no sustituye a ese programa: le ahorra el trabajo de pasar a mano lo que ya está en el PMS. Cada factura emitida, cada cobro, el resumen de los tickets de cada terminal del TPV, cada caja que cierra con diferencia y cada factura y pago de proveedor se convierten solos en un asiento contable, que se exporta a a3innuva por periodos ya cerrados.

Un asiento es la anotación contable de un hecho; sus líneas, los apuntes, dicen qué cuenta se mueve y por cuánto, al debe o al haber; en todo asiento el debe suma lo mismo que el haber (el asiento cuadra). Las cuentas siguen el Plan General de Contabilidad (PGC): 430 clientes, 438 anticipos de clientes, 400 proveedores, 477 y 472 el IVA repercutido y soportado, 570 caja, 572 bancos, 6 compras y gastos, 7 ventas e ingresos. Las subcuentas (4300000123) son las de cada cliente, agencia o proveedor.

La contabilidad es de la sociedad, no del hotel: los asientos de los hoteles 101 y 102 son de Hoteles Atlánticos (HAN) y los del 201 y el 202, de Duerming (DAU). El hotel va en la analítica (el centro de coste de cada apunte de compras y ventas). Tiene cinco pestañas: Resumen, Asientos, Exportar, Plan de cuentas y Configuración.

#El resumen

Resumen dice cómo va la contabilidad de la sociedad: lo que queda por exportar, lo que hay que revisar y la última exportación.

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   La sociedad: el primer control de cada pestaña, con su razón social, su CIF y su régimen (SII o Verifactu). Si arriba eliges un hotel, manda su sociedad (sale con un candado).
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   Generar asientos de un periodo a demanda (ver Generar los asientos).
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   Lo pendiente de exportar y su importe, lo que ya se puede exportar, lo por revisar, hasta qué día se ha exportado y los descuadres, siempre 0. Cada uno con su ⓘ.
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   El periodo cerrado que está listo para exportar; Exportar lleva a la pestaña con él ya elegido.
5. 5
   Lo pendiente por tipo de origen. Cada fila abre sus asientos.
6. 6
   Los asientos ya exportados por revisar: cada uno abre su ficha.

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1. 1
   Por meses: los asientos de cada mes, sin exportar, exportados y por revisar. Un mes cerrado debería estar todo exportado.
2. 2
   La última exportación: su periodo, su fichero, cuántos asientos y apuntes llevaba, quién la hizo y su envío a a3innuva. Ver abre su ficha.
3. 3
   Cómo lleva la contabilidad la sociedad y el último día cerrado, el último que se puede exportar. Cambiar lleva a Configuración.

#Generar los asientos

Normalmente no hace falta hacer nada: el cierre diario de cada hotel genera los asientos de su día al cerrarlo (ver Recepción). Generar asientos sirve para rehacer un periodo a demanda; por ejemplo, después de cambiar una correspondencia.

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1. 1
   El periodo: este mes, el pasado, el trimestre, el ejercicio u otras fechas (hasta hoy).
2. 2
   Todos los hoteles de la sociedad o uno solo.
3. 3
   Generar asientos: al terminar, dice qué ha hecho.

La generación compara, origen por origen, lo que debería haber con lo que hay:

• Lo que falta se crea, numerado por sociedad y ejercicio en orden de fecha.
• Lo no exportado cuyo origen o cuentas cambiaron se rehace con el mismo número; lo que ya no da asiento (un cobro anulado, una caja reabierta que ahora cuadra) se borra. Por eso puede quedar algún hueco en la numeración: el número definitivo lo da a3innuva al importar.
• Lo exportado no se toca nunca. Si su origen cambió, pasa a por revisar.
• Las subcuentas de los clientes con NIF, las agencias y los proveedores se crean solas la primera vez que hacen falta.

Generar dos veces lo mismo no duplica nada: cada origen tiene un solo asiento. Al terminar, el diálogo dice cuántos asientos son nuevos, cuántos se rehicieron, se borraron o siguen igual, cuántos exportados pasan a por revisar y qué subcuentas se crearon.

#Los asientos

Asientos lista los asientos de la sociedad del periodo elegido, los más recientes primero.

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   Buscar por concepto, documento o número (el de una factura trae su asiento, sus cobros y sus anticipos).
2. 2
   El periodo.
3. 3
   Los filtros: estado (sin exportar, exportados, por revisar), tipo de origen, hotel y cuenta («430» trae todos los que mueven una cuenta de clientes).
4. 4
   Cuántos asientos cumplen los filtros, por cuánto y en qué estado.
5. 5
   La lista en CSV.

Cada fila es un asiento: número y ejercicio, fecha, hotel, concepto y documento, tipo de origen, cuántos apuntes tiene, su estado (generado, exportado o por revisar) y su importe. Púlsala para abrir su ficha.

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   El hotel, el tipo de origen y el estado del asiento.
2. 2
   Sus pestañas: Apuntes y Origen.
3. 3
   Sus apuntes: el cliente (su subcuenta 430, por su NIF) al debe por el total; las ventas de cada concepto y el IVA de cada tipo (con su base y su clave del SII) al haber.
4. 4
   Cuadrado: el debe suma lo mismo que el haber.

Debajo de los apuntes, los datos del asiento (fecha, hotel, documento, cuándo se generó y si se rehízo) y su exportación: mientras no se exporta, se rehace solo si cambia su origen; una vez exportado, ya no.

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1. 1
   Qué asiento da este tipo de origen.
2. 2
   La factura tal como se emitió: número, tipo y serie, destinatario, NIF, hotel y total.
3. 3
   Abrir la factura, con sus líneas, sus cobros y su registro del SII o de Verifactu.

Así queda cada cosa que pasa en el hotel (entre paréntesis, la cuenta del PGC):

#Un asiento por revisar

Un asiento exportado ya está en a3innuva, y el PMS no lo rehace. Si después cambia su origen —se reabre y se vuelve a contar una caja, se anula un cobro—, la generación lo marca por revisar: lo exportado ya no coincide con lo que dice hoy su origen.

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1. 1
   El estado: por revisar.
2. 2
   Desde cuándo y qué hacer.
3. 3
   Dar por revisado, cuando ya está corregido en a3innuva.
4. 4
   En qué exportación fue y su envío.

#Exportar a a3innuva

Exportar prepara el fichero que la asesoría importa en a3innuva. Solo se exportan días cerrados: lo de un día que aún está abierto puede cambiar.

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1. 1
   El periodo: Lo pendiente (todos los días cerrados sin exportar), el mes pasado, este mes hasta el último día cerrado u otras fechas.
2. 2
   Generar el fichero.
3. 3
   Cuántos asientos entrarán y por cuánto, los del periodo que están por revisar (no entran: ya están en a3innuva) y el último día cerrado.
4. 4
   Qué se exporta, por tipo de origen; cada fila abre sus asientos.
5. 5
   Cómo es el fichero, la empresa en a3innuva y el conector (simulado).

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1. 1
   Al exportar, los asientos quedan exportados y ya no se rehacen.
2. 2
   Confirma con Generar el fichero.

Antes de exportar se generan los asientos que falten del periodo, así que puede salir alguno más de los que se veían. Debajo, en Exportaciones, cada exportación con su periodo, su fichero, cuántos asientos y apuntes llevó, por cuánto, quién la hizo y su envío; el icono de la derecha la vuelve a descargar. Pulsa una para abrir su ficha.

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1. 1
   Descargar los dos ficheros otra vez.
2. 2
   Si alguno de sus asientos está por revisar, lo avisa.
3. 3
   El fichero: periodo, empresa, nombres de los ficheros, su huella (SHA-256, que identifica su contenido) y el debe y el haber, iguales.
4. 4
   El envío: «Recibida», con su número de importación y sus avisos, o «Rechazada», con los errores.

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1. 1
   Un formato simulado: imita el fichero de enlace de a3innuva, pero no es el oficial.
2. 2
   Las primeras líneas del fichero de asientos, con la regla de posiciones encima: una línea de 254 posiciones por apunte.
3. 3
   El fichero de cuentas: las que usan los asientos, con su nombre y NIF, para que a3innuva dé de alta las que no tenga.

#El plan de cuentas, el mayor y las sumas y saldos

Plan de cuentas tiene dos vistas: el plan de cuentas de la sociedad con lo que ha movido cada cuenta en el periodo y el balance de sumas y saldos.

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1. 1
   Las dos vistas.
2. 2
   Buscar por cuenta, nombre o NIF.
3. 3
   Nueva cuenta, con el permiso Configurar la contabilidad.
4. 4
   El periodo de las sumas y los filtros: grupos o subcuentas, de quién es la subcuenta (cliente, agencia, proveedor) y cómo se dio de alta.
5. 5
   Una subcuenta de proveedor, con su NIF, creada sola al generar: sus apuntes, su debe, su haber y su saldo. Púlsala para ver su mayor.

Las sumas de un grupo (400) son las de todas las cuentas que empiezan por él. Al pulsar una cuenta se abre su mayor: todos sus movimientos del periodo, uno por apunte, con el saldo que va quedando.

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1. 1
   Cambiar el nombre de la cuenta y el mayor en CSV.
2. 2
   El periodo del mayor.
3. 3
   El saldo anterior (el del ejercicio hasta el día antes del periodo), el debe, el haber y el saldo final.
4. 4
   Cada movimiento: fecha, número de asiento, concepto, debe o haber y el saldo. Pulsa uno para abrir su asiento.

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1. 1
   El nivel: a 3 o a 4 cifras o por subcuenta.
2. 2
   Toda la sociedad o un hotel (sus apuntes).
3. 3
   Las sumas del debe y del haber y los saldos deudores y acreedores.
4. 4
   Cuadra: siempre «Sí».

#Las correspondencias y la configuración

Configuración (con el permiso Configurar la contabilidad) decide a qué cuenta va cada cosa. Las correspondencias asignan una cuenta a una forma de pago, un concepto de la cuenta del huésped, una familia de conceptos, una familia o un tipo de gasto de compras, un artículo del almacén, una agencia, un proveedor o un tipo de IVA. Cuando un elemento no tiene la suya, manda la regla siguiente.

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1. 1
   Las dos vistas: correspondencias y cuentas y prefijos.
2. 2
   Qué mirar: formas de pago, conceptos, familias, compras, artículos, agencias, proveedores o IVA.
3. 3
   El orden de las reglas: gana la más específica.
4. 4
   Cada elemento, la cuenta que usaría hoy la generación de asientos y por qué: «Propia» si tiene correspondencia o la regla que manda (aquí, la de su familia).
5. 5
   El lápiz cambia su cuenta.

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1. 1
   La cuenta que usa hoy, por qué y el orden de las reglas.
2. 2
   La subcuenta nueva, con todas sus cifras; si no existe en el plan, se le da un nombre y se da de alta.
3. 3
   Guardar.

El orden en que se decide cada cuenta:

Al cambiar una correspondencia, los asientos sin exportar se rehacen con la cuenta nueva en la próxima generación (la del cierre diario o Generar asientos); los exportados no cambian ni pasan a por revisar.

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1. 1
   La longitud de las subcuentas (8 o 10 cifras): se elige al configurar la sociedad y ya no cambia. En la demo, Hoteles Atlánticos usa 10 y Duerming, 8.
2. 2
   Si cada cliente con NIF, agencia y proveedor tiene su subcuenta o todo va a la genérica.
3. 3
   La analítica: el código del hotel como centro de coste en los apuntes de los grupos 6 y 7.
4. 4
   El código de la empresa en a3innuva, que va en cada línea del fichero.
5. 5
   Los prefijos de las subcuentas; más abajo, las cuentas fijas (anticipos, caja, bancos, ventas y compras por defecto, faltantes y sobrantes de caja).

#Qué ve cada puesto

#Preguntas frecuentes

¿Tengo que generar los asientos cada día? No: los genera el cierre diario de cada hotel. Generar asientos es para rehacer un periodo a demanda, por ejemplo después de cambiar una correspondencia.

He corregido una factura después de exportarla. ¿Qué pasa con su asiento? Una factura emitida no se cambia: se rectifica. La rectificativa es otra factura, con su propio asiento en negativo, que irá en la próxima exportación. El asiento exportado no se toca.

¿Por qué hay un hueco en la numeración de los asientos? Porque un asiento sin exportar cuyo origen dejó de dar asiento (un cobro anulado, por ejemplo) se borra. El número definitivo es el que da a3innuva al importar.

¿Por qué no me deja exportar el día de ayer? Porque algún hotel de la sociedad aún no ha cerrado ese día: solo se exportan días cerrados. Lo dice el indicador Último día cerrado.

¿Por qué los tickets del TPV no tienen un asiento cada uno? Porque serían cientos al día. Van resumidos por terminal y día, como permite el SII para las facturas simplificadas; desde el asiento se abren el primero y el último ticket.

¿El SII lo presenta el PMS? No: en las sociedades del SII, lo presenta la asesoría desde a3innuva con lo exportado. Verifactu, en cambio, sí lo envía el PMS al emitir cada factura (ver Obligaciones legales).

¿Por qué el balance no coincide con el de la asesoría? Porque aquí el ejercicio empieza en cero y solo está lo que pasa por el PMS: las nóminas, los impuestos o las amortizaciones se contabilizan en a3innuva.

Pisos es la sección del departamento de pisos (el que limpia y prepara las habitaciones): enseña cómo está cada habitación —por limpiar, en limpieza, por revisar o limpia— y organiza el trabajo del día: qué hay que hacer en cada habitación, quién lo hace, cuánto se ha tardado y qué se ha repuesto. También lleva las averías de mantenimiento y los objetos perdidos.

Es la pantalla de la gobernanta (la responsable de pisos) en el ordenador. Las camareras de piso trabajan con la app de pisos en el móvil o en una tableta compartida, y todo lo que hacen se ve aquí al momento (ver Camarera de pisos y Gobernanta). Pisos trabaja con un hotel cada vez: si en el selector de la barra superior ves todos tus hoteles, la pantalla te pide que elijas uno.

#El cuadro de habitaciones

La primera pestaña, Cuadro, es el cuadro de la gobernanta: todas las habitaciones del hotel por planta, cada una con su estado de limpieza, si está libre u ocupada, quién sale o llega hoy, el huésped, los servicios que hay que preparar, la tarea del día y quién la lleva.

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1. 1
   Las pestañas de Pisos: cuadro, reparto, parte de trabajo, averías, objetos perdidos, servicios y configuración.
2. 2
   Hoy o mañana (las llegadas y salidas previstas) y la búsqueda por habitación o huésped.
3. 3
   Los filtros: por planta, por estado de limpieza, por camarera y por movimiento (sale, llega, sigue, libre).
4. 4
   En cuadro o en lista (la lista se exporta), actualizar y el punto verde del tiempo real.
5. 5
   Los indicadores del día, cada uno con su ⓘ.
6. 6
   Una habitación: número y tipo, limpieza, ocupación y movimiento, huésped, tarea con quién la lleva y servicios. Púlsala para abrir su ficha.
7. 7
   Sus acciones, según el estado y tu puesto.

• El color de cada habitación es el de su limpieza: naranja por limpiar, azul en limpieza, verde azulado por revisar y verde limpia; en rojo, bloqueada (fuera de venta por una avería u obras). El color nunca va solo: siempre lleva su texto.
• La ocupación y el movimiento: libre u ocupada, y si hoy sale alguien, llega alguien, sale y llega (el día de cambio, lo más urgente) o sigue alojado, con la noche en que va.
• La tarea del día: el código de su tipo de limpieza (SAL, salida; EST, estancia; SAB, cambio de sábanas; REP, repaso…), su estado y la inicial de quien la lleva. Con servicios que preparar (cuna, cama supletoria, trona…), una etiqueta.
• Hoy o mañana. Mañana enseña las llegadas y salidas previstas con la limpieza de ahora: sirve para prever el trabajo.

#La ficha de una habitación

Al pulsar una habitación se abre su ficha a la derecha: todo lo que hay que saber de ella hoy y, en Historial, cada cambio de su limpieza con la hora real, quién lo hizo y de dónde salió (la tarea de la camarera, la revisión, la salida del huésped, el cierre del día…), sus tareas de los últimos 30 días, sus averías y los objetos encontrados en ella.

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1. 1
   La habitación, su tipo y su planta, y su estado de limpieza.
2. 2
   La acción que toca ahora y Más acciones.
3. 3
   Resumen e Historial.
4. 4
   La limpieza: el estado y desde cuándo.
5. 5
   Quién está, sale o llega: reserva, personas, estancia, régimen, idioma y servicios que preparar.
6. 6
   La tarea del día: el tipo de limpieza, su estado, quién la hace, los minutos previstos y la hora de inicio, con sus acciones.
7. 7
   Sus averías abiertas.

Desde el menú de cada habitación (los tres puntos de su tarjeta) o desde su ficha se hace todo lo que toca en ella, según su estado y tu puesto:

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1. 1
   Revisar: la acción principal de una habitación terminada.
2. 2
   Cambiar la limpieza, crear una tarea y los servicios.
3. 3
   Dar parte de una avería o de un objeto perdido.

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1. 1
   Darla por buena o devolverla.
2. 2
   Al devolverla, qué hay que repasar: lo verá la camarera.

#El reparto del trabajo

Reparto tiene una columna por camarera con sus tareas del día en el orden en que las hará, y otra de Sin asignar con lo que no lleva nadie. En la cabecera de cada persona, sus tareas hechas, su carga (los minutos previstos frente a su jornada) y, si está limpiando, en qué habitación.

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1. 1
   Planificar el día y Nueva tarea.
2. 2
   Enseñar también las tareas ya hechas.
3. 3
   Tareas hechas, sin asignar, minutos por hacer, «no molestar» y la carga del equipo, con su ⓘ.
4. 4
   Sin asignar: lo que no lleva nadie. Arrastra una tarea a la columna de una persona para dársela.
5. 5
   Cada camarera: su planta, cuántas lleva hechas y su carga frente a la jornada; el icono azul, la habitación que está limpiando.
6. 6
   Cada tarea: habitación, tipo de limpieza, minutos, estado y movimiento; la bandera, prioridad alta. La casilla la elige para asignar varias a la vez.

• Asignar una tarea es arrastrar su tarjeta a la columna de otra persona (o a Sin asignar). Sin arrastrar —con el teclado, un lector de pantalla o en el móvil—, marca las casillas de las tareas y pulsa Asignar a…, o usa el menú de la tarjeta.
• El orden de cada columna es el de trabajo: primero lo prioritario (las salidas con llegada el mismo día), luego por planta.
• Nueva tarea crea una tarea a mano: la habitación, el tipo de limpieza, quién la hace, la prioridad y unas observaciones.
• Una tarea que sobra se anula desde su menú, con un motivo: deja de contar en el reparto y en el parte.
• Mañana enseña el reparto que ya está hecho para mañana: lo deja el cierre del día si el hotel tiene el plan automático.

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1. 1
   Qué hace: crea las tareas que falten según las reservas y las reparte.
2. 2
   Quién trabaja hoy: las camareras en activo, con su planta, su jornada y sus tareas. Quita a quien libra.
3. 3
   Volver a repartir lo que nadie ha empezado (por ejemplo, si alguien se va a media mañana).

#El parte de trabajo

Parte de trabajo es lo que se ha hecho en un día, persona por persona: cada tarea con su hora de inicio y de fin, los minutos previstos y los reales, los artículos repuestos, retirados o consumidos, los «no molestar» y las observaciones de la camarera. El de hoy se pone al día solo; los de días anteriores quedan como estaban al cerrar.

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1. 1
   El día del parte (cualquier día pasado o el de hoy).
2. 2
   Todas las personas o una.
3. 3
   El resumen del día: tareas hechas, minutos previstos y reales, media por habitación, «no molestar» y rechazadas, averías y objetos.
4. 4
   El parte de cada persona, con su horario y su resumen.
5. 5
   Cada tarea: tipo, estado, inicio y fin, minutos previstos y reales, artículos y observaciones.

Al final del parte, Artículos del día suma lo que se repuso, lo que se retiró y lo que se consumió del minibar (con los cargos que se hicieron en la cuenta de cada huésped): es lo que hay que pedir a lencería y al almacén. Los minutos reales van de la hora de inicio a la de fin de cada tarea, la hora real del móvil de la camarera aunque se enviara más tarde sin conexión. El botón de exportar del pie descarga el parte en CSV.

#Averías

Averías es la lista de lo que hay que arreglar: en una habitación o en una zona común (un pasillo, el ascensor, la cafetería…), con su categoría (fontanería, electricidad, climatización…), su prioridad y su estado: abierta, en curso (alguien la está arreglando), resuelta o anulada. Una avería puede sacar la habitación de la venta (bloquearla) hasta que se resuelva.

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1. 1
   Buscar por número, habitación o texto.
2. 2
   Las abiertas (abiertas y en curso), en curso, resueltas, anuladas o todas.
3. 3
   Nueva avería.
4. 4
   Abiertas, urgentes o altas, con la habitación bloqueada, resueltas en 30 días y el tiempo medio hasta resolverlas.
5. 5
   Cada avería: número, dónde, qué pasa, prioridad, estado, cuándo y quién la vio, a quién se ha asignado y el candado si bloquea la habitación. Púlsala para abrirla.

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1. 1
   Resolverla, cambiar su prioridad y a quién se asigna, y más acciones: empezar el arreglo, una nota, bloquear o desbloquear la habitación, anularla.
2. 2
   Qué pasa, dónde, cuándo y quién la vio, y quién la arregla.
3. 3
   El bloqueo: desde cuándo y hasta cuándo está la habitación fuera de venta.

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1. 1
   En una habitación o en una zona común.
2. 2
   La categoría y la prioridad: las urgentes avisan por correo a mantenimiento.
3. 3
   Sacar la habitación de la venta: la bloquea esas noches.

Las averías se dan de alta también desde la app de pisos, con foto (la camarera la hace con el móvil en el momento); desde el ordenador se añade sin foto. Una avería urgente avisa por correo a mantenimiento del hotel (en la demo, al buzón de captura).

#Objetos perdidos

Objetos perdidos guarda lo que se encuentra en el hotel: qué es, dónde y cuándo se encontró, quién lo encontró y de quién puede ser. Si se encuentra en una habitación, OCA PMS propone como dueño la última estancia en ella (la de hoy o la que acaba de salir). Cada objeto se guarda hasta una fecha (los días los fija el hotel) y termina entregado, enviado, donado o desechado. Los valiosos (joyas, dinero, documentos, electrónica…) van a la caja fuerte de recepción.

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1. 1
   Guardados (y reclamados), entregados, enviados, donados, desechados o todos.
2. 2
   Registrar un objeto.
3. 3
   Guardados, reclamados, valiosos, los que caducan en 7 días y los entregados en 30.
4. 4
   Cada objeto: qué es, dónde y cuándo se encontró, su estado, la reserva y hasta cuándo se guarda; el diamante, valioso.

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1. 1
   Entregar, lo han reclamado y, en Más acciones, avisar al huésped, enviar, una nota, donar o desechar.
2. 2
   Qué es, dónde y cuándo se encontró y quién.
3. 3
   De quién puede ser: la reserva y su titular, y si ya se le ha avisado.

#Servicios que preparar

Algunos huéspedes necesitan algo en la habitación: una cuna, una cama supletoria, una trona, una carta de almohadas… Son los servicios del hotel; algunos tienen unidades limitadas (el hotel tiene seis cunas) y otros no. La cuna de los bebés y la supletoria de quien pasa de la ocupación habitual de la habitación se preparan aunque no se pidan.

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1. 1
   Las fechas: dos semanas, hacia atrás o hacia delante.
2. 2
   Uso por día: cuántas unidades de cada servicio hacen falta cada noche frente a las que tiene el hotel; «+n», las que llegan ese día. En rojo, los días sin existencias.
3. 3
   Filtrar por servicio; debajo, las habitaciones reservadas con servicios y el lápiz para cambiarlos.

Los servicios de una habitación reservada se cambian desde aquí (el lápiz), desde el menú de la habitación en el cuadro, desde Recepción o desde la pestaña Habitaciones de la reserva. Antes de guardar se ve lo que queda la noche más justa; si un servicio limitado está agotado alguna noche de la estancia, la base de datos no lo deja poner y dice qué día falta.

#Configuración de pisos

Cada hotel trabaja a su manera, y en OCA PMS eso son opciones, no programas distintos. En Configuración (solo para quien gobierna pisos: la gobernanta y dirección) están las reglas de pisos del hotel, el personal y los catálogos.

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1. 1
   Revisión de la gobernanta: la habitación terminada queda «por revisar» hasta que se da por buena.
2. 2
   Check-in solo en habitaciones limpias: recepción no puede dar una habitación sin limpiar (lo impide la base de datos).
3. 3
   Plan automático: el cierre del día deja hecho y repartido el plan de mañana.
4. 4
   La limpieza de las ocupadas (cada día, solo el cambio de sábanas o ninguna) y cada cuántas noches se cambian las sábanas.
5. 5
   Los días que se guardan los objetos perdidos.
6. 6
   El personal: puesto, plantas que suele llevar, jornada, si tiene usuario y si está en activo.

• El personal: cada persona de pisos y mantenimiento, con su puesto, las plantas que suele llevar (el reparto se las da primero), su jornada en minutos (la carga se mide frente a ella) y, si tiene, su usuario, para que vea su lista en la app de pisos. Quien está de baja no entra en el reparto, pero su historial se conserva.
• Los catálogos, más abajo: los tipos de limpieza (para qué se usa cada uno y sus minutos; el plan elige el tipo activo de cada uso), los artículos (lencería, amenities y minibar, que se cobra con su concepto de la cuenta) y los servicios (con las unidades que tiene el hotel o sin límite).

Cada cambio queda en el registro de eventos (qué opciones cambiaron, no sus valores). Así están los hoteles de la demo:

Los artículos de pisos y el almacén. Cada amenity y cada artículo del minibar se enlaza con su artículo del almacén (en Compras y almacén): al terminar una habitación, lo que la camarera anota como repuesto sale del almacén de pisos del hotel y lo consumido del minibar, del de minibar (o del de pisos). Así el economato sabe cuántos geles o botellas quedan y la propuesta de pedidos los repone sin contarlos a mano. La lencería no se enlaza: va a la lavandería y vuelve (lo que se estropea se da de baja como merma).

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1. 1
   La familia y, si se cobra (el minibar), su concepto y su precio.
2. 2
   El artículo del almacén del que sale lo repuesto o lo consumido.

#Qué puede hacer cada puesto

Pisos está en tiempo real: lo que hace una camarera en el móvil (empezar, terminar, «no molestar»), lo que revisa la gobernanta y lo que hace recepción (un check-out) se ve en el cuadro, el reparto y el parte de todos al momento. El punto verde lo indica. La limpieza de cada habitación se ve también en el Planning y en Recepción.

Los camareros venden con la app del TPV, en una tableta o un terminal táctil de cada punto de venta: abren mesas, piden, mandan las comandas a cocina y a barra, cobran y cargan a la habitación, también sin conexión (ver Camarero). La sección TPV de la app de gestión es la de la oficina: lo que pasa ahora en las salas, lo vendido, los tickets y los cierres de caja, y cómo está montado el TPV de cada hotel (la carta, el plano de mesas, los terminales y los camareros).

Tiene siete pestañas: En vivo, Ventas, Tickets, Cierres Z, Carta, Plano y Puntos de venta. Lo de un periodo (ventas, tickets y cierres) sigue al selector de hotel de la barra superior: con Todos mis hoteles, todos juntos. Lo de un hotel (en vivo, carta, plano y puntos de venta) necesita uno: si arriba están todos, la pestaña pide el hotel como primer control.

#El TPV en vivo

En vivo es el día de trabajo del hotel en los puntos de venta, mientras pasa: lo vendido hasta ahora, las mesas ocupadas y lo que tiene cada una. Se actualiza sola cuando los camareros trabajan en el TPV (el punto verde, en vivo).

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1. 1
   Las pestañas del TPV.
2. 2
   Ver un punto de venta o todos (uno debajo de otro).
3. 3
   El tiempo real, actualizar y Abrir el TPV (la app del camarero, en otra pestaña; solo si tu puesto vende).
4. 4
   Los indicadores del día, cada uno con su ⓘ.
5. 5
   Las zonas del punto de venta, con cuántas mesas tiene abiertas cada una.
6. 6
   Una mesa ocupada (esta, en rojo: alguien de la mesa tiene una alergia): el tiempo que lleva abierta y, en las grandes, el total. Púlsala para ver su cuenta.
7. 7
   La leyenda de los colores.

Debajo del plano, lo que está abierto sin mesa: las cuentas de barra y las notas aparcadas (una cuenta con nombre que espera, como la de alguien que vuelve más tarde). Y al final, la tabla de todas las cuentas abiertas, las que más tiempo llevan arriba: la mesa, el punto de venta, quién la lleva, los comensales, cuándo se abrió, lo que hay en cocina, sus alergias, su estado y el total.

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1. 1
   El punto de venta y la zona, la mesa, el número de cuenta, el día y quién la lleva; a la derecha, si está abierta o cómo se cerró.
2. 2
   El total, los comensales, cuánto lleva abierta y lo que hay en cocina.
3. 3
   Las alergias de la mesa y cuántos platos de lo pedido las llevan.
4. 4
   Lo pedido, por cursos, con el estado de cada línea; el plato que lleva un alérgeno de la mesa, marcado.
5. 5
   Las comandas: cada envío a cocina o a barra.
6. 6
   Cuándo y en qué terminal se abrió y se cerró, las precuentas y, si ya está cerrada, su ticket.

Los cursos. Lo pedido se agrupa en al momento (las bebidas y lo que sale en cuanto se pide), entrantes, principales y postres. Al mandar la comanda sale enseguida el curso más bajo que falta; los demás esperan en cocina hasta que el camarero los marcha (da la orden de prepararlos, cuando la mesa va terminando el anterior). Cada línea pasa por Sin enviar → En espera → Marchada → Lista para servir → Servida; lo anulado sale tachado y con su motivo. En una cafetería todo sale al momento.

La ficha de una cuenta es solo de consulta: la cuenta la lleva el camarero en el TPV. Si es una cuenta cerrada, Ver el ticket abre su factura y, si se cargó a una habitación, Abrir la reserva abre la reserva del huésped.

#Las ventas

Ventas resume lo vendido en un periodo: hoy, ayer, los últimos 7 o 30 días, este mes, el pasado u otras fechas (hasta 400 días). Cada cuenta cuenta en la fecha de trabajo en que se abrió (la cena que se cobra pasada la medianoche es del día de la cena).

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1. 1
   El periodo.
2. 2
   Todos los puntos de venta del hotel o uno.
3. 3
   Exportar todo a CSV.
4. 4
   Ventas, lo cargado a habitaciones, comensales, ticket medio, el coste de lo vendido, lo invitado, lo descontado y lo anulado después de mandarlo a cocina.
5. 5
   Las ventas por hora de cierre: los desayunos, las comidas y las cenas.

Más abajo, lo vendido por familia de la carta, lo más vendido (los quince artículos con más unidades), por camarero, por punto de venta y por forma de pago, con lo cargado a habitaciones aparte. Todo con IVA, como cobra el TPV.

#Los tickets

Tickets lista las cuentas cerradas de un periodo: las cobradas con ticket, las cargadas a la habitación y las invitaciones (las que se invitaron enteras). El ticket es una factura simplificada del terminal que la cobró, con su propia serie: TA, TB… (TA26-201-000123).

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1. 1
   Buscar por número de ticket, mesa, nombre o número de cuenta, y las fechas.
2. 2
   Cómo se cerró (ticket, a la habitación, invitación), el terminal y el camarero.
3. 3
   Cuántas y por cuánto; Exportar.
4. 4
   Cada cuenta: la hora, el ticket (o la reserva a la que se cargó), el punto de venta y el terminal, la mesa, el camarero, los comensales, cómo se cobró, su estado y el total. Púlsala para abrirla.

Un ticket se abre en la ficha de la factura, la misma de Facturas: el total, lo cobrado, la sociedad que lo emite, el terminal y sus líneas con el IVA. Un cargo a la habitación o una invitación abren, en cambio, la ficha de la cuenta.

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1. 1
   El número, con la serie del terminal: una factura simplificada (F2).
2. 2
   Enviarlo por correo… pero no Rectificar: un ticket se anula en el TPV.
3. 3
   De qué terminal y punto de venta es, y dónde va su registro.
4. 4
   El terminal y su instalación del sistema de facturación.

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1. 1
   El sistema de facturación es el terminal y la posición, la de su cadena.
2. 2
   El QR que va impreso en el ticket.
3. 3
   La cadena del terminal: cada registro lleva la huella del anterior del mismo terminal.

#Los cierres Z

Cada terminal tiene su caja, con su turno: se abre al empezar con un fondo (el cambio con el que se empieza) y se cierra al acabar con el cierre Z, que cuenta lo que hay, compara con lo esperado y guarda el desglose de todo lo vendido en el turno. Un Z no cambia nunca. Cierres Z los reúne todos, por terminal y día.

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1. 1
   Las fechas y el terminal.
2. 2
   Cuántos cierres, lo vendido en ellos, lo cargado a habitaciones, las diferencias de caja y los turnos abiertos.
3. 3
   Los turnos abiertos ahora: desde cuándo y con qué fondo.
4. 4
   Cada Z: terminal, fecha y horas del turno, tickets, ventas, a habitaciones, la diferencia y quién lo cerró. Púlsalo para abrirlo.

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1. 1
   El Z y su terminal; si cuadró o su diferencia.
2. 2
   El turno: la instalación, las horas, quién lo cerró y el fondo.
3. 3
   Los tickets, del primero al último (no puede faltar ningún número), y su base, cuota y total.
4. 4
   El arqueo: lo esperado y lo contado, en efectivo y con tarjeta.
5. 5
   Lo que no es un ticket: lo cargado a habitaciones, lo invitado, lo descontado y lo anulado.

1

1. 1
   El documento del Z, en papel térmico (en la demo no hay impresora: se ve aquí, en el idioma de la app).

• El arqueo: en efectivo, lo esperado es el fondo más lo cobrado en efectivo menos las devoluciones; con tarjeta, lo cobrado con tarjeta. La diferencia es lo contado menos lo esperado: negativa, falta dinero; positiva, sobra. Un Z con diferencia lleva una nota de quien lo cerró.
• Un turno abierto de otro día es un Z olvidado: hay que hacerlo en el TPV, con el permiso Cerrar el turno.
• Más abajo en la ficha, lo vendido por familia, por camarero y por hora. El documento también se puede imprimir desde el TPV.
• La caja de cada terminal es aparte de la de recepción: la Caja del día de Cobros y cajas es solo la de recepción.

#La carta y los alérgenos

Carta es la carta del hotel, la misma en todos sus puntos de venta (cada artículo dice dónde se vende): los artículos, sus familias (entrantes, carnes, vinos, cafés…: el color de sus botones en el TPV, a dónde van sus comandas y en qué curso salen), los menús del día y las notas rápidas. Los nombres son del hotel: se escriben en su idioma y así salen en el TPV y en el ticket. La cambia quien configura el TPV (dirección); los demás la ven en lectura.

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1. 1
   Artículos, familias, menús del día y notas rápidas.
2. 2
   Nuevo artículo.
3. 3
   Buscar por código, nombre o código de barras, y la familia.
4. 4
   El filtro de alérgenos: aquí, los que no llevan gluten.
5. 5
   Cada artículo: código, nombre, familia, precio con IVA, el IVA, a dónde va y en qué curso, el coste, el margen, sus alérgenos y dónde se vende. Púlsalo para abrir su ficha.

Los alérgenos son los 14 de declaración obligatoria del Reglamento (UE) 1169/2011. En la lista van abreviados (con el ratón encima, su nombre):

El filtro Alérgenos responde enseguida a «¿qué platos no llevan gluten?» (los que no llevan ninguno de los elegidos) o a «¿qué lleva leche?» (los que llevan alguno).

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1. 1
   El código (PLU, no cambia) y la familia, el nombre, el precio y el IVA.
2. 2
   El nombre (el corto, para el botón del TPV y el ticket) y la familia.
3. 3
   El precio con IVA y el tipo de IVA, los precios por zona (en las zonas con precios propios, como la terraza) y el coste de la ración, que sale del escandallo, con el margen sobre el precio sin IVA.

123

1. 1
   El escandallo; debajo, cuántos ingredientes están enlazados con el almacén (ver El escandallo y el almacén).
2. 2
   Cada ingrediente con su cantidad, su unidad, su coste por unidad y sus alérgenos.
3. 3
   La suma: el coste de la ración y el margen.

• El escandallo es la receta con sus costes: la cantidad de cada ingrediente en una ración por su coste por unidad. Su suma es el coste de la ración, que pasa al artículo al guardar; sin escandallo, el coste se pone a mano en los datos. Cada ingrediente se enlaza con su artículo del almacén, y entonces la venta descuenta el stock (abajo).
• Los alérgenos del plato: se marcan en sus datos o salen de su escandallo: al guardarlo, el plato suma los alérgenos de sus ingredientes y nunca los quita (quitar uno se hace a mano en el artículo, a sabiendas), para que no se escape ninguno.
• En el TPV: si una mesa tiene una alergia y el camarero pide un plato que la contiene, el TPV avisa (no lo impide: decide el cliente) y la comanda impresa lo destaca en cocina: arriba, las alergias de la mesa, y en cada plato que las lleva, «contiene…».
• Un precio que cambia vale desde ya; lo pedido sin conexión antes del cambio se cobra al precio de entonces.
• Dar de baja un artículo lo quita del TPV sin tocar lo ya vendido (Ver los de baja los enseña).

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   El menú y su precio.
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   Editar el menú: sus grupos y opciones.
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   Cada grupo: su curso, cuántos platos se eligen y las opciones, con su suplemento.

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   Las notas rápidas: un toque del camarero las añade a un plato y salen en la comanda, debajo de él.
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   Escribir una nota nueva y Añadir; la cruz de cada nota la quita.

El menú del día es un artículo de tipo menú, con su precio y sus grupos en el orden en que se sirven (primero, segundo, postre o café, bebida): cuántos platos se eligen de cada uno (el mínimo y el máximo) y de qué opciones, cada una con su suplemento. En el TPV, el camarero elige los platos de cada grupo y cada uno va a su cocina o su barra como cualquier otro. Un grupo que ya se ha vendido no se borra: se retira de la carta.

#El escandallo y el almacén

El TPV y Compras y almacén están unidos: cada ingrediente del escandallo se enlaza con su artículo del almacén (el pulpo cocido, la patata, el aceite…) y, al cerrar una cuenta, lo vendido descuenta el stock del almacén de su punto de venta. Así el almacén sabe lo que se ha gastado sin que nadie lo apunte, y el coste de la ración es el de lo que de verdad se compra.

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   Cuántos ingredientes están enlazados.
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   De qué artículo del almacén sale cada ingrediente.
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   El enlace: elegir otro o quitarlo.

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   Buscar por nombre o código.
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   Cada artículo con su familia, su unidad y su coste medio.
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   Quitar el enlace.

• Un ingrediente enlazado toma la unidad de su artículo del almacén (y ya no se cambia), su coste (el coste medio en los almacenes del hotel) y sus alérgenos, que se suman a los del plato. Si el artículo del almacén gana un alérgeno (un proveedor nuevo, otra receta), lo ganan también los platos que lo usan; nunca se quita ninguno solo.
• Sin enlazar, el ingrediente es solo texto: cuenta en el coste de la ración, pero no descuenta nada.
• Los enlaces se guardan con el escandallo (Guardar).
• Lo que se vende tal cual (una botella de vino, un agua, un refresco) no necesita escandallo: en sus datos, Se vende tal cual dice de qué artículo del almacén sale, una unidad por cada una vendida (y gana a su escandallo, si lo tuviera).

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   Se vende tal cual: el artículo del almacén que sale, uno por unidad vendida.

¿De qué almacén sale? Del que dice cada punto de venta (en Puntos de venta, su almacén: en la demo, el restaurante consume de la cocina y la cafetería, del bar). Al cerrar una cuenta (con ticket, cargada a la habitación o invitada), cada plato descuenta la cantidad de sus ingredientes enlazados por las raciones vendidas, y lo vendido tal cual, sus unidades. Un ticket anulado después no devuelve nada al almacén: la comida ya salió. Lo que sale de cada lote, su coste y el margen real de cada punto de venta están en Compras y almacén.

#El plano de mesas

Plano es el editor del plano de cada zona (el salón, la terraza, la barra…): una cuadrícula de casillas en la que cada mesa tiene su sitio, su tamaño, su forma, su giro y sus plazas. Es el plano que ven los camareros en el TPV y el de En vivo.

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   El punto de venta y la zona.
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   Añadir mesa, Deshacer los cambios y Guardar el plano.
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   Un aviso: dos mesas se pisan. Hasta corregirlo no se puede guardar.
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   La mesa elegida (en rojo, porque pisa a la de al lado). Se arrastra para moverla y su esquina cambia el tamaño.
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   Sus datos: nombre, plazas, forma, giro, posición y tamaño, con botones para hacerlo sin arrastrar.

#Puntos de venta, terminales y camareros

Puntos de venta es cómo está montado el TPV del hotel, en tres vistas: los puntos de venta y sus zonas, los terminales y los camareros.

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   Las tres vistas.
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   Nuevo punto de venta.
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   Cada punto de venta: tipo, el concepto con que se cargan sus cuentas a la habitación, el almacén del que consume, si pide los comensales, si admite cargar a la habitación y si marcha los cursos.
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   Sus zonas: el tamaño del plano, las mesas y plazas y si tienen precios propios.

• Concepto de la cuenta: el concepto de restauración de la cuenta del huésped con el que se cargan a su habitación las cuentas de ese punto de venta (en la factura del huésped se ve «Restaurante», «Cafetería»…).
• Almacén: de cuál descuentan sus ventas (por el escandallo o lo vendido tal cual). «Ninguno»: sus ventas no tocan el stock.
• Marcha los cursos: en un restaurante, los principales y los postres esperan en cocina hasta que el camarero los marcha; en una cafetería, todo sale al momento.
• Precios propios: la zona cobra los precios por zona de la carta (una terraza, el servicio de habitaciones).

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   Cada terminal es una instalación del sistema de facturación, con su serie y su cadena.
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   Cada terminal: punto de venta, su caja, su impresora, su instalación, el dispositivo que lo usa (libre, en uso desde…, o de la actividad simulada) y su turno (abierto con su fondo, o su último Z).

• Un dispositivo por terminal. La tableta reclama el terminal al elegirlo en el TPV. Si se cambia de tableta o se pierde, Liberar (en los terminales en uso) lo deja libre para otra: la anterior ya no podrá emitir tickets en esa cadena. Pide confirmación.
• La impresora: en pantalla o una térmica (ESC/POS). En la demo no hay impresora: el documento se ve en la pantalla del TPV y la térmica es simulada.
• Un terminal con el turno abierto no se puede dar de baja hasta su cierre Z.
• Los terminales de la actividad simulada son los que la demo usa para «vender» sola a lo largo del día; no se ofrecen en el TPV.

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   El puesto: camarero, jefe de sala, cajero, cocina o encargado (que tiene todos los permisos).
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   Sus permisos del TPV, además de vender, cada uno con lo que deja hacer.
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   Más abajo, dónde trabaja y un PIN nuevo; Guardar.

Los camareros no necesitan usuario: en la tableta compartida de cada punto de venta, cada uno toca su nombre y entra con su PIN (de 4 a 6 cifras; se guarda solo su resumen, nadie puede leerlo después). Lo que hace queda a su nombre. Además de vender (abrir mesas, pedir, mandar comandas y cobrar), cada uno tiene los permisos que le den:

La base de datos comprueba los permisos del camarero en cada operación: no basta con el usuario de la tableta.

#Qué ve cada puesto

#Preguntas frecuentes

¿Por qué no cuadran las ventas de Ventas con las de los cierres Z? Porque cuentan distinto: Ventas pone cada cuenta en la fecha de trabajo en que se abrió, y el Z, todo lo cobrado en la caja del terminal durante su turno. Un turno que pasa de un día a otro las separa.

Un cliente se queja de un ticket mal cobrado. ¿Cómo se anula? En el TPV, con Anular tickets, en el terminal que lo cobró y con su caja abierta: hace la rectificativa y devuelve el dinero en el mismo paso. Desde la oficina no se rectifica un ticket.

¿Por qué una mesa sale con alergias si el camarero no ha marcado nada? Porque la cuenta es de un huésped alojado con una alergia anotada en sus preferencias: se copia sola al abrir la cuenta o al asociarla a su reserva (ver Clientes).

¿Qué pasa si el TPV se queda sin conexión? Sigue vendiendo: numera los tickets y calcula su registro de Verifactu en la tableta, y lo envía al volver la red. En En vivo no se ve hasta entonces. Lo explica el capítulo del Camarero.

¿Por qué no puedo quitar una mesa del plano? Porque tiene una cuenta abierta: se puede mover, pero no quitar hasta que se cierre.

¿Dónde está lo que se cargó a una habitación? En la cuenta de la reserva, como un cargo con el concepto del punto de venta (ver Reservas); se cobra en la factura del huésped al hacer el check-out. En Tickets, el filtro A habitaciones.

¿Qué es la actividad simulada? En la demo, la cocina, la barra y parte de las ventas las hace la propia demo: unos terminales «venden» solos a lo largo del día (la cafetería y el bar de 7:30 a 23:30; el restaurante, a mediodía y por la noche) y hacen su cierre Z. Ver Primeros pasos.

Cada hotel tiene sus almacenes: la cocina, el bar, el economato (el almacén general, que surte a los demás) y el de pisos (lencería y amenities). Compras y almacén lleva lo que entra en ellos —lo que se pide a los proveedores y llega con su albarán, la nota de entrega que trae el repartidor— y lo que sale: lo que se vende en el TPV, lo que se usa en pisos, lo que se consume en casa, lo que se pierde y lo que se pasa de un almacén a otro. Con eso sabe en todo momento qué hay en cada almacén y lo que vale.

Lo que más trabajo ahorra es la propuesta automática: cada noche, el cierre diario calcula qué hay que pedir a cada proveedor para llegar a su siguiente entrega, según lo que hay, lo que ya viene pedido y lo que se va a consumir con la ocupación de esos días. Por la mañana, quien lleva las compras la revisa, la cambia si hace falta y la envía.

Tiene nueve pestañas: Resumen, Pedidos, Recepción, Facturas de proveedor, Stock, Caducidades, Inventarios, Estadísticas y Configuración. Todo es del hotel elegido en la barra superior o, con Todos mis hoteles, de todos juntos (donde hace falta un almacén, se elige con su hotel delante). Los importes de compras son sin IVA, salvo el total de las facturas.

#El resumen

Resumen es lo primero que se mira por la mañana: cómo está el almacén y lo que hay que hacer hoy, cada cosa con su botón.

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   Las nueve pestañas de la sección.
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   Los ocho indicadores, cada uno con su ⓘ (abajo, cómo se calculan).
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   Las compras y las mermas del mes, los pedidos retrasados y los albaranes sin facturar.
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   Las propuestas de anoche, una por proveedor y almacén; en naranja, las que no llegan al pedido mínimo.
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   Revisar abre la propuesta.
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   Lo que tiene que llegar estos días (en naranja, lo retrasado).
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   Recibir abre la recepción del pedido.

Más abajo, otras cuatro listas:

• Caduca pronto o ya caducó: los lotes que caducan en tres días y los ya caducados, con Dar de baja en estos (ver Lotes y caducidades).
• Bajo mínimos: lo que está por debajo de su mínimo en cada almacén, con lo que ya viene pedido.
• Facturas que vencen: las de esta semana y las vencidas, con Pagar en las de transferencia.
• Los almacenes: cada uno con su valor, sus alertas y su último inventario; al tocarlo se abre su stock.

#La propuesta automática de pedidos

En Pedidos están todos los pedidos a proveedores con su estado: propuesta (la del cierre, aún sin tocar), borrador, enviado, recibido en parte, recibido o anulado. La nota de arriba avisa de las propuestas que esperan y Ver las propuestas las deja solas en la lista.

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   Buscar por número o proveedor.
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   Calcular la propuesta la rehace ahora, y Nuevo pedido, uno a mano.
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   Por estado (aquí, las propuestas)…
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   …por proveedor, por almacén y si es automático o manual.
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   Qué son las propuestas.
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   Cada propuesta: proveedor, almacén, fecha de entrega, líneas e importe sin IVA; «bajo el mínimo», si no llega al pedido mínimo del proveedor. Púlsala para abrirla.

La propuesta no tiene número (no es un documento): lo toma al guardarla o al aprobarla. Las que nadie toca, el cierre de la noche siguiente las sustituye por otras al día; las que se guardan como borrador, no. Al abrirla se ve todo lo necesario para decidir.

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   Una propuesta automática, su proveedor, su almacén y su entrega.
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   Descartar la borra (el siguiente cierre volverá a proponer lo que haga falta).
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   Las líneas: referencia, formato y stock; la cantidad y el precio se pueden cambiar.
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   ¿Por qué?: de dónde sale la cantidad (abajo, el cálculo).
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   Añadir artículo y la papelera de cada línea.
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   Guardar borrador o Aprobar y enviar: el pedido sale por correo al proveedor.

Así se lee un ¿Por qué?: «Stock 4 kg + pendiente 0 − previsto 5,2 kg (2 días hasta la entrega del martes, ocupación ×1,1) = −1,2 kg, por debajo del punto de pedido (2 kg): se pide hasta el objetivo (6 kg), 7,2 kg, en 8 bultos de 1 kg».

Un pedido enviado ya no se cambia: se recibe (ver abajo). Si lo que falta ya no va a llegar, Ya no llega más lo da por recibido; un borrador o un enviado del que no ha llegado nada se puede anular con su motivo (avisa al proveedor: la anulación no le llega sola).

#Un pedido a mano

Para lo que el cierre no propone —un vino para una cena, un pedido extra antes de un evento—, Nuevo pedido.

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   El almacén y el proveedor (cambiarlo quita las líneas).
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   Lo que sirve ese proveedor, con su último precio.
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   La cantidad, en la unidad del artículo.
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   La entrega: la próxima posible del proveedor, si no eliges otra; y las notas para el correo.
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   Crear borrador: se guarda con número; luego se aprueba como una propuesta.

#Recibir la mercancía

Cuando llega el repartidor, se recibe su albarán en Recepción. Arriba está lo que se espera (los pedidos enviados o recibidos en parte, por fecha de entrega) y, debajo, los albaranes ya registrados, con su estado y si están facturados.

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   Recibir un pedido o un Albarán sin pedido (una compra en el mercado, un envío que no se pidió).
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   Los filtros de los albaranes: borradores, confirmados, anulados, sin facturar y el proveedor.
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   Por recibir: cada pedido con su entrega (en rojo, retrasado) y su estado.
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   Recibir ese pedido.

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   El pedido que se recibe, su proveedor y su almacén.
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   El número del albarán del proveedor (no se repite) y su fecha.
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   Todo lo pedido o Nada, y algo que no se pidió.
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   Cada línea: lo que llega y su precio; en los perecederos, el lote y la caducidad.
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   Otro lote: el mismo artículo con otro lote.
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   Confirmar la recepción: entra en el stock.

• Un precio distinto del pedido se admite y queda avisado en el albarán: es lo que habrá que mirar cuando llegue la factura.
• No se admite un perecedero sin lote ni caducidad, ni algo que llega ya caducado.
• Devolver al proveedor lo que llegó mal se hace desde la ficha del albarán confirmado, mientras no esté facturado: sale del stock (de su lote) y deja de facturarse.
• Guardar borrador deja la recepción a medias, sin tocar el stock, para terminarla después.

#Las facturas de proveedor

Cada proveedor factura a su manera: una factura al mes con todos sus albaranes o una por albarán. En Facturas de proveedor se registran (se anotan como deuda, con su vencimiento) y se pagan. Contabilidad hace sola el asiento de cada factura y de cada pago (ver Contabilidad).

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   Por pagar, pagadas en parte, pagadas, vencidas y anuladas; y el proveedor.
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   Registrar factura.
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   Lo facturado, lo pendiente de pago, lo vencido y las que no cuadran con sus albaranes.
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   Las pendientes se marcan para pagar varias de una vez.

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   El proveedor, con su forma de pago.
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   El número y la fecha de la factura y su vencimiento (por defecto, el de los días de pago del proveedor).
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   De sus albaranes o con líneas (un servicio, algo sin albarán).
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   Sus albaranes sin facturar: se marcan los que agrupa la factura (Todos o Ninguno).
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   Registrar factura.

La factura se calcula de sus albaranes: lo recibido menos lo devuelto, a su precio, por familia de compra y tipo de IVA (la familia decide la cuenta de gasto en contabilidad: alimentación, bebidas, limpieza…). Una factura es de un solo hotel.

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   Lo que suman los albaranes elegidos: base + IVA.
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   La base y el IVA de la factura, por cada tipo de IVA de sus albaranes.
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   Usar lo calculado vuelve a lo de los albaranes.

Cómo se paga. Depende de la forma de pago del proveedor:

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   Las facturas elegidas y lo que suman.
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   Fecha, forma y referencia del pago.
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   Pagar.

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   Pagarla desde su ficha.
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   El desglose por IVA, como la emitió el proveedor.
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   Repartida por familia de compra: lo que contabilidad lleva a cada cuenta de gasto.

#El stock

Stock es lo que hay en cada almacén, artículo a artículo. El stock no se teclea: es la suma de los movimientos (lo que entra con los albaranes y lo que sale con las ventas, los consumos, los traspasos y las mermas), y se corrige con los inventarios.

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   Buscar por nombre, código o código de barras.
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   Movimiento: traspaso, merma, consumo interno o reponer.
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   Con existencias, bajo mínimos, bajo el punto de pedido, en negativo, que caduca en 3 días o sin existencias.
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   El almacén y la familia.
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   Cada fila, un artículo en un almacén: cantidad, mínimo / punto de pedido / objetivo, lo que viene pedido, la caducidad más cercana, el coste medio, el valor y su estado. Púlsala para la ficha del artículo.

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   El código, la familia, la unidad, el formato, el IVA y si es perecedero (con sus días de vida).
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   Una merma o un traspaso de este artículo.
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   Stock, movimientos, proveedores y precios, dónde se usa y sus datos.
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   Cada almacén: cantidad, coste medio, último coste, consumo al día y los días que cubre, sus parámetros y lo pendiente.
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   Parámetros: mínimo, punto de pedido y objetivo de este almacén.
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   Sus lotes, con su caducidad, lo que queda y su coste de entrada. Un lote abre su trazabilidad.