Unha proposta para OCA Hotels
Recepción, pisos, restauración, compras, contabilidade e obrigas legais dos vosos hoteis OCA e Duerming, nunha soa aplicación e en catro idiomas. Con Verifactu ou o SII segundo cada sociedade, e SES.HOSPEDAJES co seu prazo á vista.
Datos inventados · unha conta por posto · sen rexistro
Pensado para axudarvos a cumprir e para conectar co que xa usades
Un só programa
Sen copiar datos dun programa a outro: cada paso herda o anterior e deixa o seu rexistro. E a base de datos aplica as regras en cada operación, non só a pantalla.
Da canle ou de recepción, co seu prezo noite a noite.
A habitación asignada, en tempo real para todo o equipo.
Os datos que pide SES.HOSPEDAJES e o PIN da porta.
A habitación limpa e revisada, lista para recepción.
A mesa coas súas alerxias e o cargo á habitación.
Con Verifactu ou o SII, segundo a sociedade.
Na súa caixa, coa referencia do datáfono.
O asento cadrado e o ficheiro para a3innuva.
Percorre OCA PMS
Capturas da aplicación real, cos datos inventados da demo.
As habitacións van por filas e os días por columnas; a cor di o estado ou a canle de cada reserva. Unha reserva móvese arrastrándoa e, ao soltala, decide a base de datos. O que cambia unha persoa veno as demais ao momento.
Unha reserva nova cotízase soa: a tarifa do tipo de habitación e a tempada, os suplementos, o réxime e o IVE. Garda o seu prezo noite a noite, a súa política de anulación e o seu ciclo de vida, que ninguén pode borrar. As de internet chegan por Neobookings, simulado, coa forma do real.
Ao rexistrar os hóspedes, a base de datos esixe o que pide o Real decreto 933/2021: o documento, a data de nacemento, a nacionalidade e o parentesco dos menores. O parte sae no seguinte lote, e cada hóspede decide os seus consentimentos coa versión do texto que acepta.
A conta do hóspede reúne as noites, a taxa turística, os extras e o que se carga desde o restaurante. As facturas numéranse sen ocos e corríxense cunha rectificativa. Na sociedade de Verifactu, cada factura leva a súa pegada, encadeada coa anterior, e o seu código QR; a do SII vai na exportación contable.
Efectivo, tarxeta, transferencia ou a tarxeta virtual da canle: cada cobro entra nunha caixa, e nunca se garda un número de tarxeta, só a referencia do datáfono. Ao pechar a caixa compárase o contado co esperado, e unha diferenza explícase cunha nota.
O cadro de pisos amosa cada habitación: libre ou ocupada, por limpar, en limpeza, por revisar ou limpa. O día planifícase cun botón: as tarefas saen das reservas e repártense por plantas e por carga, cos berces e as supletorias.
Atención prepara as chegadas de mañá cos seus motivos: repetidores, VIP, cumpreanos ou unha enquisa baixa. O historial do hóspede reúne as súas estadías, as súas preferencias e as súas enquisas de HotelsQuality, simuladas.
O plano das mesas por zonas, cada mesa co seu estado e cada camareiro co seu PIN. Ao abrir unha mesa anótanse as súas alerxias e, se alguén pide un prato cun deses alérxenos, a tableta avisa antes de engadilo. A comanda vai á cociña por cursos, e a cociña recíbea na súa pantalla.
Cada noite, o peche propón os pedidos co consumo das últimas semanas, axustado á ocupación reservada dos próximos días. Compras revísaos e apróbaos; cada liña explica por que se pide. A mercadoría entra co seu lote e a súa caducidade, e sae primeiro o que antes caduca.
Cada factura, cobro, peche de caixa ou factura de provedor xera o seu asento, por sociedade e coa analítica de cada hotel. As correspondencias deciden cada conta, e gaña a máis específica. Cada mes expórtase o ficheiro para a3innuva: simulado, coa forma do real e listo para conectar.
SES.HOSPEDAJES vai por lotes, co prazo de 24 horas á vista e os erros listos para corrixir e reintentar. A enquisa de ocupación do INE calcúlase soa cada mes, co seu ficheiro preparado. E o RGPD: textos por hotel e idioma, consentimentos, rexistro de accesos e supresión de datos, conservando o que obriga a lei.
O panel reúne a ocupación desta noite, as chegadas e as saídas, a produción e como vai o mes fronte ao ano pasado e ao orzamento. Cada cifra leva o seu ⓘ: que amosa, como se calcula e como lela. Calcúlaas a base de datos ao momento, só cos hoteis de quen as mira.
En cada posto
Funciona no navegador: o ordenador de recepción, a tableta do restaurante e o móbil de pisos. Non hai nada que instalar.
No ordenador, co planning, as fichas e a axuda de cada pantalla.
A súa lista no móbil: comezar, rematar, o minibar e as avarías coa súa foto.
O cadro de pisos na tableta, habitación a habitación, e a revisión.
O TPV na tableta, co seu PIN e as alerxias de cada mesa.
As comandas na súa pantalla, por cursos e cos alérxenos.
Pisos e TPV gardan cada cambio coa súa hora e envíano ao volver a rede, sen repetilo.
Pensado para OCA Hotels
OCA PMS non é un programa estándar: é unha proposta concreta para a vosa cadea. As vosas marcas, as vosas sociedades e o seu réxime fiscal, os vosos postos e os vosos idiomas.
OCA e Duerming, cada establecemento co seu tipo, a súa categoría para o INE e as súas propias regras: se a gobernanta revisa, se se entra só en habitacións limpas, a hora do peche.
Cada unha co seu réxime: unhas no SII e outras en Verifactu. A factura, o tícket do TPV e a contabilidade seguen o da súa sociedade, coa analítica por hotel.
Castelán, galego, inglés e portugués na aplicación, na axuda e no manual: para os vosos equipos en Galicia e para quen chega polo Camiño.
Cando abrades un hotel, dáse de alta cun asistente: as súas habitacións, as súas tarifas e o seu réxime fiscal.
A tecla F1 abre as guías paso a paso de cada pantalla, e o manual de usuario explica o resto, nos catro idiomas.
Cada operación queda nun rexistro permanente: quen, que e cando. Unha reserva, un cargo ou unha factura non se borran: anúlanse ou rectifícanse, co seu motivo.
Un perfil por posto: a base de datos aplica os permisos en cada consulta e, se alguén ten varios, gaña o máis restritivo.
Obrigas legais
Os prazos non agardan: o parte de viaxeiros, en 24 horas; cada factura, co seu rexistro. OCA PMS leva cada obriga co seu prazo á vista. Na demo, os envíos son simulados: nada sae cara á AEAT, ao Ministerio do Interior nin ao INE. OCA PMS axuda a cumprir; a responsabilidade dos datos segue sendo de cada establecemento.
Cada factura e cada tícket da sociedade de Verifactu levan a súa pegada SHA-256, encadeada coa anterior, e o seu código QR.
As sociedades acollidas ao SII levan o detalle de cada factura emitida na exportación contable.
Reservas e partes de viaxeiros por lotes, co prazo de 24 horas á vista e os erros para corrixir e reintentar.
A enquisa mensual de ocupación, calculada cos viaxeiros rexistrados e a súa residencia, co seu ficheiro preparado.
Textos por hotel e idioma, consentimentos coa súa versión, rexistro de accesos e supresión de datos.
Os 14 de declaración obrigatoria en cada prato, herdados dos seus ingredientes, con aviso na mesa e na comanda.
Numeración sen ocos por hotel, serie e ano; as facturas emitidas non cambian e corríxense cunha rectificativa.
Nunca se garda un número de tarxeta: só a referencia do datáfono ou da pasarela.
Os permisos, os prazos e as comprobacións aplícanse na base de datos, non só na pantalla.
En vídeo
O percorrido pola aplicación real, cos datos inventados da demo. Mellor con son.
O vídeo está en castelán, con subtítulos en castelán.
A demo
É a aplicación real, con datos inventados. Entra coa conta de calquera posto e proba o que queiras: cada mañá volve ao seu estado.
Recepción, xefe de recepción, gobernanta, camareira de pisos, camareiro, compras, administración, dirección e administrador: na pantalla de acceso, a un clic.
Catro establecementos de exemplo, dous OCA e dous Duerming, de dúas sociedades (unha no SII e outra en Verifactu), cun ano de historia e outro de reservas. Os clientes, as reservas e as cifras son inventados.
Ás 08:00, hora de Madrid, os datos volven ao seu estado coas datas dese día: o que cambiaches desaparece.
Neobookings, HotelsQuality, SES.HOSPEDAJES, a AEAT, o INE, a3innuva, o datáfono e as pechaduras: coa forma da real e listas para conectar. O correo vai a un buzón de probas.
Posta en marcha
Se OCA decide seguir, o paso da demo a produción vai por fases e hotel a hotel. OfiCloud segue funcionando sen cambios ata o día do cambio de cada hotel.
De onde saen os datos
Antes, ensaios nunha copia, cos recontos e os importes comprobados
As regras de cada hotel, os modelos, as series e os perfís, con cada departamento.
Neobookings, SES.HOSPEDAJES, a AEAT, a3innuva, HotelsQuality, datáfonos, pechaduras e correo, coas súas credenciais e homologacións.
Unha ferramenta, non unha sincronización: unha carga por hotel, ensaiada antes nunha copia.
Coa axuda F1 e o manual, e persoas de referencia en cada hotel.
De madrugada, tras o último peche en OfiCloud, con dúas semanas de acompañamento e volta atrás posible durante 48 horas.
Primeiro, un establecemento pequeno sen TPV; despois, os apartamentos e Duerming; ao final, os hoteis con restaurante e almacén. Nunca en tempada alta.
Preguntas frecuentes
É unha proposta de programa de xestión hoteleira (PMS) para OCA Hotels. Reúne nunha soa aplicación web a recepción e as reservas, o planning, a conta do hóspede e a facturación con Verifactu ou o SII, os cobros e as caixas, os pisos, o restaurante (TPV), as compras e o almacén, a contabilidade para a3innuva, as obrigas legais e os informes de dirección, en castelán, galego, inglés e portugués.
Non. Os establecementos de exemplo, os clientes, as reservas e as cifras son inventados. As marcas OCA e Duerming son as vosas; os catro establecementos da demo e a súa actividade, non. Os datos volven ao seu estado cada mañá ás 08:00.
Non. A demo non se conecta con OfiCloud nin con ningún outro sistema de OCA, nin le os seus datos. Todas as integracións son conectores simulados, coa forma do real e listos para conectar: Neobookings, HotelsQuality, SES.HOSPEDAJES, a AEAT, o INE, a3innuva, o datáfono e as pechaduras.
Axuda a cumprir. Cada sociedade leva o seu réxime: na de Verifactu, cada factura e cada tícket teñen o seu rexistro coa pegada encadeada e o código QR; na do SII, o detalle de cada factura vai na exportación contable. Na demo, o envío á AEAT é simulado. Para usalo de verdade farían falta a declaración responsable do programa e a revisión dun asesor fiscal.
SES.HOSPEDAJES: as reservas e os partes de viaxeiros van por lotes, co prazo de 24 horas á vista e os erros listos para corrixir e reintentar. INE: a enquisa mensual de ocupación calcúlase cos viaxeiros rexistrados, co seu ficheiro. RGPD: textos por hotel e idioma, consentimentos, rexistro de accesos e supresión de datos. Na demo, os servizos son simulados e responden como os reais.
A app de pisos e o TPV, si: seguen traballando, gardan cada cambio coa súa hora e envíano ao volver a rede, sen repetilo. A aplicación de xestión (recepción, administración e dirección) traballa en liña e en tempo real.
Só un navegador: o ordenador de recepción e da oficina, unha tableta para o restaurante e para a gobernanta, e o móbil para as camareiras de pisos. Non hai que instalar nada.
O do seu posto. Hai perfís para recepción, xefe de recepción, gobernanta, camareira de pisos, camareiro, compras, administración, dirección e o administrador, e cada usuario ve só os seus hoteis. Os permisos aplícaos a base de datos en cada consulta e operación, non só a pantalla; se alguén ten varios perfís, gaña o máis restritivo.
A aplicación, a axuda F1 e o manual de usuario están en castelán, galego, inglés e portugués, e cada persoa escolle o seu. As comunicacións ao hóspede saen no seu idioma. O vídeo de presentación, polo momento, está só en castelán.
Por fases: axustes con cada departamento, conectores reais coas súas credenciais e homologacións, a importación desde OfiCloud (cunha ferramenta de carga, non unha sincronización, ensaiada nunha copia e comprobada con recontos e importes), formación por posto e o cambio hotel a hotel, de madrugada, con dúas semanas de acompañamento e volta atrás posible durante 48 horas. A fonte dos datos acordaríase con Ofimática.
Dáse de alta cun asistente: o establecemento, a súa sociedade e o seu réxime fiscal, as súas habitacións e as súas tarifas. Cada hotel ten ademais as súas propias regras, como a revisión da gobernanta ou a hora do peche do día.
Si, sen rexistrarte: entra na demo coa conta de calquera posto, cun clic. Tamén están o vídeo de presentación e o manual de usuario, con 21 capítulos en catro idiomas.
Entra coa conta de calquera posto, cun clic. Os datos son inventados e volven ao seu estado cada mañá ás 08:00.